Gestion de projets : tous nos conseils pour réussir haut la main !

Gestion de projets : tous nos conseils pour réussir haut la main !

Êtes-vous désormais familiers avec le module de gestion de projets de Kiwili ? Le tutoriel vidéo conçu à cet effet a sans doute été d’une grande aide. Le temps est désormais venu de vous présenter les meilleures pratiques pour une gestion de projets efficace !

 

1) Mieux vaux planifier trop que pas assez

Plus la planification du projet sera étoffée, mieux votre projet se portera ! Concentrez-vous sur la liste des tâches à réaliser pour chacune des phases identifiées du projet. L’une des difficultés réside parfois dans votre capacité à bien estimer la charge de travail d’une tâche en particulier. Questionnez l’expert de votre équipe sur le sujet.

Rappelez-vous que certaines activités peuvent être menées de façon parallèle pour gagner en efficacité. A l’inverse, la tâche « Y » peut ne pas être débutée tant que la tâche « X » n’est pas terminée. Il s’agit de l’ordonnancement de votre projet. De plus, dans la gestion de votre projet, vous devrez identifier les tâches critiques. C’est à dire les tâches pour lesquelles aucun retard ne peut être pris sans impacter la date de fin du projet.  L’un de vos rôles, en tant que chef d’orchestre du projet, demeure de limiter les imprévus. Pour ce faire, une planification minutieuse s’impose et mieux vaut ne rien laisser au hasard !

2) Assurez la sécurité de vos données

Vos données personnes et celles de vos collaborateurs sont le cœur de votre entreprise. Accordez donc les accès informatiques requis avec soin et aux bonnes personnes ! Aussi, optez pour une solution réputée, une application qui a déjà fait ses preuves en matière de sécurité.

3) Ne déviez pas du chemin critique

Vous arrivez à l’une des phases-clés du projet ? Ça passe ou ça casse ! Eh oui, certaines tâches ont des contraintes de dates. Assurez-vous de garder le cap. Si nécessaire, prévoyez des ressources financières, matérielles et humaines supplémentaires pour vous assurer de boucler cette étape avec succès. La suite du projet en dépend ! Une fois le projet fini pensez à une amélioration en continu grâce à la méthode D.M.A.I.C

 

4) Avancez petit à petit

Assurez-vous de diviser minutieusement chaque grande phase en une multitude de petites étapes. Il s’agit d’un excellent moyen de ne rien oublier, d’éviter les retours en arrière et de motiver votre équipe de travail, qui constatera ainsi au quotidien la progression constante de leurs efforts.

5) Estimez les coûts à la hausse plutôt qu’à la baisse

Le projet est-il toujours rentable si le pire scénario envisageable venait à surgir ? Initialement, mieux vaut ajouter une marge de manœuvre à la planification financière établie. En plus des coûts directs, vous devez tenir compte des charges indirectes (soutien administratif, coût des fournitures de bureau) susceptibles de momentanément impacter la rentabilité du projet.

6) Sollicitez les membres de votre équipe

Une façon de procéder serait de libérer certains partenaires de leurs tâches connexes pour qu’ils se concentrent sur la priorité du moment : ce projet ! Prêtez-leur une oreille attentive lorsque cela est nécessaire. Une équipe qui se sent à l’écoute et soutenue sera plus performante dans son travail. N’hésitez pas à faire appel à la créativité de vos employés. Ils peuvent apporter de nouvelles idées et améliorer le projet. Une solution miracle émerge parfois d’un bon remue-méninges !

7) Communiquez efficacement et en continu

Votre équipe de travail doit être au courant du « Plan ». Tenez-les informés non seulement de la progression du projet, mais aussi des difficultés potentielles à venir. Une réunion bien organisée — et accompagnée d’une petite touche sucrée — ne peut être que bénéfique. La cohésion de l’équipe est essentielle pour arriver à la victoire recherchée. Chacun doit présenter aux autres membres de l’équipe sa progression dans le projet et les tâches qu’il le reste à réaliser.Grâce à des rencontre régulières, un réajustement en continu est possible.

8) Optez pour un suivi rigoureux

Adaptez votre planning en le révisant au jour le jour, au rythme de l’avancement des travaux. Vérifiez régulièrement si votre progression correspond au plan établi et modifiez ce dernier au besoin. Mettez en évidence ce qui se déroule bien, les points pour lesquels des améliorations sont à apporter et les actions correctrices à mettre en place.

 

N’hésitez pas à consulter le blog de Kiwili pour poursuivre votre lecture sur des thèmes variés de l’entrepreneuriat. Concernant le gestion de projets, nous vous invitons à lire cet article sur Les étapes indispensables pour définir clairement un projet.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !



 

Méthode agile en gestion de projets et Scrum

Méthode agile en gestion de projets et Scrum

Vous avez sûrement déjà entendu parler de méthode agile en vous demandant de quoi il s’agissait. C’est un type d’organisation du travail et de gestion de projet utilisé initialement pour la création de logiciels et de services numériques. Le principe est de lancer une version la plus basique possible d’un service puis de l’enrichir selon les besoins des clients grâce à des tests de développement. La méthode agile est donc une adaptation continue aux attentes de votre clientèle pour lui proposer un produit optimal.

Cet article vous renseignera sur ce qu’est précisément la méthode agile en gestion de projet, en vous expliquant ses principes et son intérêt.

 

La méthode agile, qu’est-ce que c’est ?

Le terme agile représente un ensemble de méthodes et de pratiques basées sur les valeurs et les principes issus du manifeste agile. Tandis que les méthodes traditionnelles visent à traiter les différentes phases d’un projet de façon séquentielle, le principe des méthodes agiles est de le découper en sous-parties (ou sous-projets) autonomes. Des problèmes complexes vont être traités en étant divisés en tâches individuelles, en priorisant ces tâches et en attribuant chacune d’entre elles à la personne la plus compétente.

La méthode agile repose  sur la collaboration, l’autonomie et des équipes pluridisciplinaires. Le client final et l’utilisateur sont intégrés à la mission et participent à la création de façon active. Le centre de gravité n’est donc plus le projet en lui-même, mais le produit. L’objectif n’est plus de mener le projet à bien, mais de donner naissance à un produit fini qui correspond parfaitement aux besoins du client. La démarche est de fixer un premier objectif à court terme et de débuter sa réalisation immédiatement. Lorsque ce premier objectif est atteint, l’équipe fait le point, note les améliorations possibles et fixe l’objectif suivant pour repartir dans une nouvelle phase de réalisation.

Le Scrum est un des outils de la méthode agile. C’est un point quotidien et régulier entre les différents membres de l’équipe qui permet de faire le suivi du travail de chacun. La réunion doit être courte et concise. Chaque participant explique simplement ce qu’il a fait la veille et ce qu’il compte faire aujourd’hui, en faisant part de ses difficultés. Il peut également soulever certains points qu’il ne peut pas régler seul, et s’organise pour les régler avec ses collaborateurs à la fin de la séance Scrum. Le but d’un Scrum n’est pas de faire une réunion de travail, simplement un point sur le travail accompli et à réaliser. Il est utilisé pour suivre avec précision l’avancée du projet en mode agile.

Le cœur du Scrum est le “sprint”. Il s’agit de la dénomination donnée aux sous-parties d’un projet. Chaque Sprint a pour objectif de livrer au client une version potentiellement utilisable du produit. L’application du Scrum repose sur 3 piliers :

  • La transparence : un standard commun doit être élaboré pour permettre une compréhension partagée.
  • L’inspection : des vérifications sont à effectuer régulièrement.
  • L’adaptation : en cas de dérive constatée lors de l’inspection, des ajustements sont décidés.

 

Le manifeste agile

Cet ouvrage publié en 2011 par dix-sept experts du développement d’applications informatique, explique le principe de fonctionnement de cette méthode de travail. Il met en exergue 4 valeurs :

  • Les personnes et les interactions priment sur les processus et les outils,
  • Un logiciel fonctionnel est préféré à une documentation complète,
  • L’établissement d’une relation particulière avec les clients : une collaboration permanente et une communication forte remplaçant la négociation contractuelle,
  • Une adaptation continue au changement et non le suivi rigide d’un plan.

 

Les 12 principes du manifeste agile

1 – La priorité est d’obtenir la satisfaction du client le plus rapidement possible par la livraison des fonctionnalités attendues sous de brefs délais.
2 – Un aspect central est d’accepter les demandes de changement en cours de projet. Ces changements sont l’opportunité de donner plus de valeur au projet et de répondre aux vrais besoins des clients. Pour garder une vision claire de votre projet et ne pas vous perdre dans les changements en cours, munissez vous d’un logiciel de gestion de projets.
3 – Des livraisons rapides reposant sur des cycles courts (quelques semaines) doivent être mises en oeuvre. Ces livraisons doivent être opérationnelles pour permettre des tests de validation des fonctionnalités attendues.
4 – La coopération doit être forte et continue entre les utilisateurs et les équipes de développement à l’inverse des méthodes classiques où les rencontres entre les utilisateurs et l’opérationnel interviennent seulement en début et en fin de projet.
5 – La clé de la réussite est de donner de l’autonomie à des personnes impliquées en leur faisant confiance.
6 – Privilégiez-le face à face comme canal de communication entre les parties est particulièrement important. Les interactions sont plus efficaces et plus riches et l’ensemble du système va plus vite.
7 – Il est important d’avoir une implication opérationnelle performante.
8 – Vous devez veiller à avancer avec un rythme constant, compatible avec ce que peut produire l’ensemble des acteurs.
9 – La qualité technique et la qualité de conception sont les points sur lesquels il faut se concentrer pour construire une base solide renforçant l’agilité.
10 – Rester simple dans les méthodes de travail en faisant que ce qui est nécessaire et primordial.
11 – Vous devez avoir une équipe qui s’organise elle-même pour produire de meilleurs résultats. Chacun doit définir ses tâches et les faire évoluer tout en gardant un œil sur les missions de ses partenaires.
12 – En revoyant régulièrement ses pratiques, votre équipe doit adapter son comportement et ses outils pour être plus efficace.

 

La méthode agile : avantages et inconvénients

Cette approche permet d’obtenir :

  • Plus de flexibilité en travaillant sur des sous-parties autonomes. L’avantage des sous-parties est qu’elles peuvent être conçues, testées et modifiées sans que l’ensemble du projet soit impacté. Il est difficile de penser à tout dès la phase de définition du besoin avec une approche classique de gestion de projet. Pour cette raison, la prise en compte des besoins non identifiés dans la phase d’analyse ou encore l’émergence de nouvelles fonctionnalités au cours du développement du projet peut être implémentée.
  • Plus de fiabilité et de qualité en simplifiant la complexité du projet, en testant le produit en continu et en favorisant les feedbacks et les échanges avec les clients.
  • La réduction des risques en mettant en place détection rapide grâce à des cycles courts.
  • Une meilleure maîtrise des coûts : l’avantage d’un projet agile est qu’il peut être stoppé rapidement. De ce fait, vous évitez le retour en arrière coûteux. De plus, le client décrit sa vision du produit et les fonctionnalités qu’il souhaite y voir figurer.

Cette liste de fonctionnalités est soumise à l’équipe de développement qui fournit une estimation du coût de réalisation de chacune d’elles. À ce stade, l’équipe de développement et le client communiquent directement pour s’assurer que la compréhension des demandes soit juste. À partir de l’ensemble de ces estimations, il est possible de déduire un budget global pour le projet. Vous aurez d’emblée une idée de vos coûts et du prix que le client est prêt à payer pour le produit convenu.

Cependant, cette méthode représente aussi des limites.

La flexibilité poussée à l’extrême peut conduire à un enlisement du projet. En effet, si vous apportez des modifications sans cesse, attention de ne pas stagner dans vos démarches et dans votre projet. De plus, méfiez-vous de la dérive de votre projet lorsque les fonctionnalités demandées par le client sont très spécifiques, au détriment du produit final dans sa globalité.

 

Nous espérons avoir répondu à vos questions au sujet de la méthode agile. Pour bien administrer vos projets, nous vous suggérons d’utiliser un logiciel de gestion de projets, tel que Kiwili, pour simplifier votre organisation avec vos collaborateurs. Il permet d’intégrer directement la notion de rentabilité et de temps passé sur chaque étape du projet, tout en facilitant la collaboration générale grâce aux documents partagés.

Pour poursuivre votre lecture sur les différentes méthodes applicables en gestion de projet, nous vous invitons à consulter notre article sur la méthode D.M.A.I.C.

 

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La méthode D.M.A.I.C. en gestion de projet : qu’est-ce que c’est ?

La méthode D.M.A.I.C. en gestion de projet : qu’est-ce que c’est ?

Née dans les entreprise américaines dans les années 1980, la méthode de gestion de projet D.M.A.I.C. basée sur l’amélioration continue est particulièrement efficace pour optimiser ses processus et définir les méthodes de travail pour son entreprise. Découvrant ses avantages ensemble !

 

1) Définition de la méthode D.M.A.I.C.

En francais, D.M.A.I.C. est l’abréviation de Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler.

La méthode D.M.A.I.C. est fondée sur l’analyse des données de l’entreprise afin d’optimiser ses processus et de les stabiliser.
Chacune des lettres du sigle se réfère à une étape spécifique de la démarche d’amélioration de la gestion d’un projet.

Pour une meilleure compréhension, nous vous avons créé une représentation visuelle.

 

DMAIC modèle illustration

 

2) À qui l’approche D.M.A.I.C. est-elle destinée ?

Le D.M.A.I.C. est une méthode de résolution de problèmes, bien sûr destiné aux entreprises qui en ont. Si vous ne faites pas partie de cette catégorie, le D.M.A.I.C intervient comme une solution d’amélioration continue.

Cette méthode s’applique parfaitement aux projets qui comportent des tâches répétitives et permet de résoudre les problèmes qui y sont liés. Qu’il s’agisse d’une production industrielle ou d’un projet informatique, la méthode est applicable et permet d’améliorer l’efficacité des processus de production. Ces derniers seront plus performants et en adéquation avec les attentes du client.

 

3) Principes de la méthode

La méthode D.M.A.I.C. se base sur quatre grands principes :

  1. la rigueur des actions et la mise en œuvre d’outils efficaces
  2. une prise de décision basée sur des mesures précises et non sur des impressions ou de simples opinions
  3. l’implication de l’ensemble de l’équipe de travail concernée
  4. la concentration de l’activité toute entière sur la résolution des problèmes et la satisfaction des clients

4) Approfondissement de chaque étape

Définir

Définir “le problème”, c’est définir les besoins de vos clients. Le mot problème fait référence à ce qui n’est pas réalisé de façon optimale. Vous pouvez vous demander si votre offre est conforme aux attentes de vos clients ou si vos collaborateurs sont suffisamment à l’écoute de votre clientèle. La cartographie des processus, qui est une manière graphique de représenter l’activité d’une entreprise, peut vous être d’une grande aide pour localiser les problèmes de façon précise et mettre en place des actions correctrices. Restez attentifs, car un problème inhérent à un processus peut être à l’origine de dysfonctionnements dans d’autres. Ce sont ces problèmes qu’il faudra traiter en priorité.

L’objectif principal de cette première étape est de poser le cadre du projet d’amélioration, autrement dit ce sur quoi il faut concentrer vos efforts. Après avoir établi les attendus, rassemblez les ressources nécessaires et fixez-vous des délais. Un logiciel de gestion du temps peut être une solution d’aide appropriée.

Mesurer

La capabilité est l’objectivation du problème en quantifiant son ampleur au moyen d’indicateurs. Vous pourrez vous rendre compte qu’un problème relevé est en fait de faible ampleur et vous pourrez vous concentrer sur d’autres plus conséquents.

Cette étape consiste à mesurer les facteurs qui influencent le critère de qualité du point de vue client. Pour être efficace, un outil de mesure doit être :

  • précis : que mesure-t-on exactement ?
  • répétable : retrouve-t-on les mêmes résultats si on répète la mesure dans les mêmes conditions plusieurs fois ?
  • reproductible : les résultats sont-ils identiques si d’autres personnes effectuent la mesure avec d’autres équipements ?
  • stable : la précision, la répétabilité et la reproductibilité sont-elles constantes dans le temps ?

La mesure du problème doit permettre de mettre en évidence la marge de progression de votre processus.

Analyser

L’analyse est la recherche des causes du problème au moyen d’investigations. Il est nécessaire de comprendre l’origine du problème traité pour pouvoir formuler des solutions susceptibles de combler l’écart entre la situation actuelle et les attentes des clients. Il faut comprendre pourquoi les défauts se produisent. Pour cela, à cette étape de la chaîne, vous devez mettre en évidence des relations de cause à effet et créer des hypothèses. Le brainstorming est un bon moyen de vérifier les suppositions émises et de parvenir à un consensus.

Améliorer

La phase d’“Improvement” vise à déterminer la meilleure solution permettant d’éliminer la cause du problème. C’est l’étape qui peut prendre le plus de temps. En effet, parmi les solutions retenues, la faisabilité doit être prise en compte. Après un premier écrémage, les solutions qui vous semblent les plus pertinentes doivent être testées avant d’être appliquées. Une fois la solution adéquate trouvée, le projet peut être lancé.

Contrôler

Les résultats ne sont pas toujours immédiats, mais cette dernière étape permet de vérifier si la solution choisie donne satisfaction. Le contrôle est un maintien sans cesse de l’effort pour vous assurer que vous ne repartez pas en arrière.

 

Faciles à mettre en oeuvre et grandement utiles, la méthode D.M.A.I.C., de même qu’un logiciel de gestion de projets tel que Kiwili, peuvent rapidement devenir vos meilleurs alliés. Nous vous invitons à poursuivre votre lecture sur les astuces de gestion de projet incontournables.

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Mode d’emploi pour organiser des réunions de travail efficaces

Mode d’emploi pour organiser des réunions de travail efficaces

Une réunion faite dans des conditions optimales devient un outil de travail précieux. Elle permet de rassembler et fusionner les idées de chacun tout en prenant des décisions efficaces. Il est donc important de préparer ses réunions en avance afin que celles-ci soient productives. Cependant, il n’est pas toujours facile d’organiser une réunion de travail et particulièrement une première réunion de travail. Vous devez donc suivre un certain nombre d’étapes pour organiser une réunion de travail efficace.

Préparation de la réunion de travail en amont

Une réunion ne s’improvise pas, elle doit être préparée en amont afin qu’elle soit productive. Quelles seront vos attentes de la réunion ? Qui participera à la réunion ? Quels seront vos supports ? Il est essentiel de trouver une réponse à ses questions pour une réunion de travail productive.

Définir les objectifs de la réunion

Il est fondamental de se focaliser sur des sujets précis lors des réunions. L’ordre du jour doit être fixé à l’avance. Vous devez définir le but précis de la réunion afin d’aboutir à un résultat final tout en évitant de s’éterniser sur des sujets inopportuns. Choisissez le modèle de réunion qui correspondra à votre finalité. Ils existent différents types de réunion comme :

  • les réunions de présentation,
  • les réunions d’avancement de projet,
  • les réunions d’information descendantes,
  • les réunions d’information ascendantes,
  • les réunions Brainstorming,
  • les réunions de résolution de problèmes
  • les réunions en vue d’une négociation.

Choisir les participants

Les participants ne doivent pas être choisis au hasard. Il est primordial que les participants contribuent à la réunion et surtout doivent avoir un intérêt à participer à la réunion. Ils doivent permettre d’atteindre les objectifs fixés de la réunion. Il faut que la réunion aboutisse à un travail d’équipe productive. Vous pouvez également voir les astuces pour le travail d’équipe. De plus, le choix des participants va être orienté en fonction du sujet de la réunion et la technicité de la réunion. Votre choix se portera sur des experts techniques ou des experts fonctionnels en fonction de la finalité de la réunion.

Définir la structure de la réunion

La structure doit permettre la réalisation de l’objectif d’une réunion. C’est pourquoi le déroulement d’une réunion doit être planifié.

D’abord, informez les participants du lieu de la réunion. Le lieu choisi doit être éclairé, insonoriser et adapter aux nombres de participants. En parallèle, renseignez la date et l’heure de la réunion. Elles doivent être choisies en fonction de la disponibilité de chacun des participants et en fonction du temps prévue pour la réunion. Prévoyez en moyenne une réunion de 30 à 45 minutes. Au-delà, vous risquez de ne plus avoir toute l’attention de vos lecteurs. Et surtout, n’oubliez pas de prévenir les participants du lieu, de la date et de l’horaire de la réunion suffisamment à l’avance. Afin d’éviter les oublis, envoyez aux participants une invitation calendrier, à l’aide d’Outlook, Google Agenda ou autre outil de gestion d’agenda. Il serait dommage de planifier une réunion de travail et qu’au final personne ne soit présent. Ensuite, envoyez suffisamment à l’avance le plan de la réunion. Le plan va être votre fil conducteur de la réunion. De même, il faut laisser le temps aux participants de se préparer à la réunion et d’être sûr qu’ils seront de la partie.

Support efficace

Il est primordial d’avoir des documents de travail qui vont servir de support à la réunion.
En général, le PowerPoint est très courant pour les réunions de présentation, les réunions d’information. Tandis que, l’utilisation d’un tableau de bord est plus fréquent pour les réunions de brainstorming, les réunions de résolution de problème. Adaptez votre présentation en fonction du type de réunion prévue. Autre point important, la présentation doit être dynamique, vivante et intéressante. Elle doit attirer l’attention des participants tout en engendrant leurs curiosités. Elle doit contenir seulement les idées importantes qui vont être traitées lors de la réunion. Évitez de lire vos diapositives aux risques de perdre vos participants ce qui pourrait être néfaste pour la suite de la réunion. Vous ne voudrez sûrement pas avoir des participants inertes pour la suite de la réunion. De même, en plus de la présentation, il vous est conseillé d’avoir à votre disposition des documents de travail qui pourront servir de support à la réunion de travail. Ses documents peuvent être des documents techniques ou des prototypes ou bien des maquettes.

Vous l’aurez compris, la planification de réunion peut vite devenir complexe lorsque l’on ne sait pas s’y prendre. Heureusement qu’aujourd’hui des logiciels de gestion performants existent. Kiwili, par exemple, est un logiciel de gestion qui va permettre de gérer vos projets et vos tâches en un coup de main.

La planification de votre réunion terminée, il vous reste la dernière étape pour une réunion de travail efficace, l’animation de la réunion d’équipe.

Déroulement de la réunion

Le bon déroulement d’une réunion dépend de nombreux facteurs comme le respect des horaires, du plan de réunion et la manière de diriger la réunion. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour que votre réunion de travail soit efficace.

Respecter les horaires

Il est vraiment important de respecter les horaires tant par vous que par vos collaborateurs. Soyez ponctuel et évitez de prendre du retard dès le début de la réunion. De même, ne dépassez pas l’heure de fin de la réunion, car chacun des collaborateurs aura planifié leurs activités en fonction de l’horaire de fin de la réunion. Préférez en général les réunions 30 à 45 minutes et évitez de dépasser les 50 minutes afin d’avoir toute l’attention de vos participants.

Respecter le plan de réunion

Restez fidèle au plan de départ. Il ne faut pas oublier que la finalité de la réunion est d’aboutir à l’objectif de départ et éviter de faire du hors-sujet. Et particulièrement, en cas de hors sujet, en tant qu’animateur, il est de votre rôle de recadrer le sujet.

Respecter les règles de base

Il est appréciable de respecter ses règles de base comme, par exemple, s’exprimer fasse à son auditoire ou mettre en place des règles de comportement qui doit être respecté de chacun ou bien à la fin de la réunion, résumez en quelques mots les grandes lignes de la réunion. Rappelez à chacun les tâches qui ont été attribuées et ainsi que les dates butoirs. Et si possible, planifiez à la fin la prochaine réunion ou les prochaines étapes.

 

La réunion est le point clé d’un travail efficace. Une préparation et animation de réunion intelligente transforment votre réunion en un outil de travail fructueux. Vous aurez alors réussi à atteindre votre but final.

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Les fondamentaux du management de projet : définitions, phases et rôles

Les fondamentaux du management de projet : définitions, phases et rôles

Dans cet article nous avons l’objectif de vous faire découvrir les éléments fondamentaux du management de projet. Nous explorerons la définition du management de projet, ses pratiques, ses acteurs et les outils à utiliser pour aligner vos projets vers le succès.

Qu’est-ce que le management de projet?

Nous pouvons définir le management de projet comme l’ensemble des techniques de direction, d’organisation et de gestion impliquées dans la réalisation d’un projet. Pour sa part, un projet est l’ensemble d’activités ou actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini et précis. Un projet se définit par trois contraintes majeures liées les unes aux autres simultanément :

  • le temps (les dates et les délais)
  • les spécifications techniques (portée du projet)
  • les ressources (budget/coûts).

Management de projet, gestion de projet, pilotage de projet : quelle est la différence?

Le management de projet est la traduction littérale du concept de gestion de projet. De ce fait, le management de projet (ainsi que la gestion de projet) fait référence à l’ensemble des activités de conception et d’exécution pour atteindre un résultat tangible.

Le concept de pilotage de projet, pour sa part, représente le travail effectué une fois le projet lancé, afin de comparer le réalisé avec les prévisions établies. Outre l’analyse des écarts avec le prévisionnel, le pilotage permet de suivre les jalons et de réviser les plannings et les charges.

Acteurs (rôles) du management de projet

  • Client : destinataire du projet
  • Manager de projet / gestionnaire de projet / chef de projet : supervise et pilote l’ensemble des activités
  • Membres de l’équipe projet : ressources humaines internes ou externes qui  exécutent les tâches liées à un projet
  • Parties prenantes / partenaires : entoure le projet et influe son fonctionnement

Phases du management de projet et outils

1) Analyse des besoins et objectifs

Tout projet passe par une phase amont où se fixent les grandes orientations du projet. À cette étape, vous devrez évaluer les besoins et les contraintes (temps, spécifications techniques et ressources). Les objectifs sont ensuite établis de manière spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporelle (S.M.A.R.T). Il est également essentiel de déterminer la priorité de ces objectifs de projet. Les indicateurs de performance devront également mis en place. Une bonne analyse en amont est cruciale pour partir le projet sur de bonnes bases, ce qui évitera les mauvaises surprises en cours de route !

Outils à privilégier :

  • Google documents et Sheets pour assurer la collaboration et la transparence

2) Définition de l’organisation logistique

La deuxième phase de management de projet est la préparation et planification. C’est le moment de définir les tâches et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs préalablement déterminés. Non seulement vous devrez allouer les tâches aux bonnes personnes, mais vous devrez précisément définir les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de projet. Une fois la liste des tâches établie, il faudra les ordonner dans le temps. Pensez à organiser vos tâches sous des étapes afin d’assurer une bonne organisation. Il est important de prendre en considération les étapes ou tâches prérequises à d’autres dans votre planification logistique.

Outils à privilégier :

3) Lancement et exécution du projet

La phase subséquente est le coeur du management de projet : la réalisation. C’est à ce moment que vous devrez conduire et piloter le projet. C’est-à-dire d’exécuter les tâches, d’assurer la communication dans l’équipe de projet et déployer les ressources nécessaires.

Outils à privilégier :

4) Suivi et analyse

Suite au lancement, vous aurez à évaluer, contrôler l’avancement, la progression et maîtriser les risques liés au projet. La performance du projet devra être analysée selon les indicateurs (KPI) et critères que vous aviez déterminés. Les personnes en responsables du management de projet se doivent d’être réactives afin de mettre en place des actions correctives concrètes et rapides, au besoin.

Outils à privilégier :

  • Tableaux de bord personnalisés de suivi

5) Livraison et clôture du projet

Cette phase intervient bien sûr à la fin du projet, lorsque le livrable a été validé et approuvé. Il est recommandé de faire une analyse post mortem du projet dans un objectif d’amélioration. Vous pourrez vous féliciter pour les bons coups et tirer des leçons des difficultés encourues.

Astuces et conseils de management de projet

Pour que votre projet soit une réussite, les chefs de projets doivent miser sur :

  • La cohésion et le travail d’équipe
  • Une orientation de résolution de problème
  • Une communication transparente, écoute et rétroaction des membres de l’équipe
  • L’utilisation des outils nécessaires au bon déroulement du projet
  • Une bonne connaissance du client et de ses besoins
  • Un leadership inspirant et motivant
  • Une connaissance de limitations du projet et de celles de l’équipe
  • La délégation de tâches lorsque nécessaire et pas de microgestion


Pour découvrir d’autres astuces de gestion de projet, consulter notre article
Gestion de projets : l’ABC pour réussir haut la main.  Pour optimiser votre management de projet, pensez à Kiwili, l’outil tout-en-un pratique et efficace. 

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !



Définir ses objectifs de gestion de projet grâce à la méthode SMART

Définir ses objectifs de gestion de projet grâce à la méthode SMART

“Un objectif bien défini est à moitié atteint” – Abraham Lincoln

Pour planifier et réussir un projet, il est important de bien définir, en amont, son objectif en fonction du résultat. Il y a plusieurs manières de définir vos objectifs. L’une des plus efficaces est la méthode SMART. Nous allons donc vous montrer en quoi définir des objectifs peut-il être bénéfique pour votre entreprise, puis en quoi consiste la méthode SMART et enfin on vous montrera quelques exemples d’objectifs établis grâce à cette méthode.

Pourquoi est-ce important de bien définir son objectif avant de se lancer dans un projet ?

Définir un objectif avant de se lancer dans un projet semble couler de source, on a tendance à le faire automatiquement. Seulement, il ne suffit pas de définir un objectif, encore faut-il le faire correctement, pour que celui-ci soit efficace. Concrètement, bien définir son but permet d’en garder une vision claire et précise pendant toute la durée du projet. Il annonce aussi clairement la direction que souhaite prendre l’entreprise et motive l’équipe. Il permet aussi d’analyser les résultats obtenus à la lumière de l’objectif que l’on souhaitait atteindre. Enfin, définir un objectif dès le début du projet, permet, par la suite, de gagner du temps puisque vous n’avez plus de question à vous poser sur l’objet de votre projet ou sur l’orientation que vous devez prendre. En somme, la définition de votre objectif détermine, en grande partie, la réussite ou l’échec d’un projet.

Définir ses objectifs en gestion de projet, présente de nombreux avantages, seulement, pour en bénéficier il faut qu’ils soient bien définis. Il existe plusieurs méthodes de définition d’objectifs, l’une des plus populaires est la méthode SMART.

 

Qu’est-ce qu’un objectif SMART ?

S.M.A.R.T. est en fait un acronyme simple à retenir qui permet d’oublier aucun critère pour la définition d’un objectif de gestion de projet :

Spécifique/ Simple : l’objectif doit être spécifique, c’est-à-dire clair, simple, précis et adapté à la situation. Il doit désigner l’objet du projet  avec le plus d’exactitude possible. Il doit aussi être formulé d’une manière simple et claire afin d’être compris par tous les participants au projet. Si vous avez du mal à formuler un objectif précis, peut-être devriez-vous penser à le diviser en plusieurs petits.

Mesurable : Votre objectif doit être aussi mesurable. En effet, vous devez posséder les outils qui vous permettront d’analyser vos résultats. La mesure de l’atteinte de l’objectif peut se présenter sous forme de valeur ou de seuil à atteindre, d’outils ou d’indicateur d’évaluation. Ces indicateurs permettront aussi de suivre l’avancement du projet, ce qui aidera à motiver les équipes tout au long du projet.

Acceptable : La lettre A de la méthode SMART est parfois assimilée à d’autres mots comme atteignable, ambitieux ou approprié. Dans tous les cas, cela signifie que suffisamment ambitieux pour être challengeant et pour motiver l’équipe. Il doit cependant rester faisable pour éviter de vous décourager en cours de route.

Réaliste : l’objectif doit être réalisable, c’est-à-dire qu’il doit être atteignable par l’équipe ou le créateur du projet. Cela évitera les abandons. Vous pouvez déterminer ce que vous pensez atteignable grâce à vos précédentes expériences avec des projets similaires. En effet, si vos ventes augmentent en moyenne de 5 % par an, avec les mêmes moyens, il n’est pas réaliste d’établir un objectif d’augmentation de 80% pour l’année prochaine. Si l’objectif doit rester réaliste, il faut tout de même qu’il soit assez ambitieux pour qu’il vous mette au défi.  

Temporellement défini  : En effet, il faut vous imposer une limite de temps, une période au terme de laquelle vous devez avoir réalisé votre objectif. Si vous ne fixez pas de limite temporelle, vous serez d’une part moins motivé et donc, votre projet risque de traîner en longueur, voire d’être abandonné. Vous pouvez même, si vous le souhaitez, établir des échéances intermédiaires.

En somme, la méthode de définition d’objectif SMART présente l’avantage de ne négliger aucun aspect, elle est complète et permet de fixer dès le début du projet, une orientation précise pour celui-ci. De plus, il permet d’éviter de se rendre compte au cours du processus de réalisation que le projet n’est ni assez précis, ni réalisable, ni mesurable. Enfin, il permet de maintenir votre motivation tout au long du projet.

Exemples

Exemple d’un objectif SMART : Je souhaiterais augmenter les ventes des vêtements de la collection d’hiver (simple), d’ici la fin de la saison 20 mars 2018 (temporellement défini) de 5 % (mesurable et acceptable) par rapport à l’année dernière (réaliste).

Exemple d’un objectif SMART : Mon objectif est qu’à la fin de cette année, j’ai obtenu et honoré 15 contrats (simple) de plus (mesurable, acceptable et réaliste) que l’année dernière (temporellement défini).

Nous vous invitons à lire notre article sur le mode d’emploi pour organiser des réunions de travail efficaces afin d’atteindre vos objectifs fixés.

Ça y est ! Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour bien définir vos objectifs et mettre toutes les chances de votre côté pour réussir tous vos projets. Saviez-vous que Kiwili peut vous y aider ?  En effet, Kiwili est aussi un logiciel de gestion de projet ! N’hésitez pas également à consulter les autres articles de notre blog pour en apprendre plus sur la gestion de projet.  

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