Les fondamentaux du management de projet : définitions, phases et rôles

Les fondamentaux du management de projet : définitions, phases et rôles

Dans cet article nous avons l’objectif de vous faire découvrir les éléments fondamentaux du management de projet. Nous explorerons la définition du management de projet, ses pratiques, ses acteurs et les outils à utiliser pour aligner vos projets vers le succès.

Qu’est-ce que le management de projet?

Nous pouvons définir le management de projet comme l’ensemble des techniques de direction, d’organisation et de gestion impliquées dans la réalisation d’un projet. Pour sa part, un projet est l’ensemble d’activités ou actions à réaliser pour satisfaire un objectif défini et précis. Un projet se définit par trois contraintes majeures liées les unes aux autres simultanément :

  • le temps (les dates et les délais)
  • les spécifications techniques (portée du projet)
  • les ressources (budget/coûts).

Management de projet, gestion de projet, pilotage de projet : quelle est la différence?

Le management de projet est la traduction littérale du concept de gestion de projet. De ce fait, le management de projet (ainsi que la gestion de projet) fait référence à l’ensemble des activités de conception et d’exécution pour atteindre un résultat tangible.

Le concept de pilotage de projet, pour sa part, représente le travail effectué une fois le projet lancé, afin de comparer le réalisé avec les prévisions établies. Outre l’analyse des écarts avec le prévisionnel, le pilotage permet de suivre les jalons et de réviser les plannings et les charges.

Acteurs (rôles) du management de projet

  • Client : destinataire du projet
  • Manager de projet / gestionnaire de projet / chef de projet : supervise et pilote l’ensemble des activités
  • Membres de l’équipe projet : ressources humaines internes ou externes qui  exécutent les tâches liées à un projet
  • Parties prenantes / partenaires : entoure le projet et influe son fonctionnement

Phases du management de projet et outils

1) Analyse des besoins et objectifs

Tout projet passe par une phase amont où se fixent les grandes orientations du projet. À cette étape, vous devrez évaluer les besoins et les contraintes (temps, spécifications techniques et ressources). Les objectifs sont ensuite établis de manière spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporelle (S.M.A.R.T). Il est également essentiel de déterminer la priorité de ces objectifs de projet. Les indicateurs de performance devront également mis en place. Une bonne analyse en amont est cruciale pour partir le projet sur de bonnes bases, ce qui évitera les mauvaises surprises en cours de route !

Outils à privilégier :

  • Google documents et Sheets pour assurer la collaboration et la transparence

2) Définition de l’organisation logistique

La deuxième phase de management de projet est la préparation et planification. C’est le moment de définir les tâches et les ressources nécessaires à la réalisation des objectifs préalablement déterminés. Non seulement vous devrez allouer les tâches aux bonnes personnes, mais vous devrez précisément définir les rôles et responsabilités des membres de l’équipe de projet. Une fois la liste des tâches établie, il faudra les ordonner dans le temps. Pensez à organiser vos tâches sous des étapes afin d’assurer une bonne organisation. Il est important de prendre en considération les étapes ou tâches prérequises à d’autres dans votre planification logistique.

Outils à privilégier :

3) Lancement et exécution du projet

La phase subséquente est le coeur du management de projet : la réalisation. C’est à ce moment que vous devrez conduire et piloter le projet. C’est-à-dire d’exécuter les tâches, d’assurer la communication dans l’équipe de projet et déployer les ressources nécessaires.

Outils à privilégier :

4) Suivi et analyse

Suite au lancement, vous aurez à évaluer, contrôler l’avancement, la progression et maîtriser les risques liés au projet. La performance du projet devra être analysée selon les indicateurs (KPI) et critères que vous aviez déterminés. Les personnes en responsables du management de projet se doivent d’être réactives afin de mettre en place des actions correctives concrètes et rapides, au besoin.

Outils à privilégier :

  • Tableaux de bord personnalisés de suivi

5) Livraison et clôture du projet

Cette phase intervient bien sûr à la fin du projet, lorsque le livrable a été validé et approuvé. Il est recommandé de faire une analyse post mortem du projet dans un objectif d’amélioration. Vous pourrez vous féliciter pour les bons coups et tirer des leçons des difficultés encourues.

Astuces et conseils de management de projet

Pour que votre projet soit une réussite, les chefs de projets doivent miser sur :

  • La cohésion et le travail d’équipe
  • Une orientation de résolution de problème
  • Une communication transparente, écoute et rétroaction des membres de l’équipe
  • L’utilisation des outils nécessaires au bon déroulement du projet
  • Une bonne connaissance du client et de ses besoins
  • Un leadership inspirant et motivant
  • Une connaissance de limitations du projet et de celles de l’équipe
  • La délégation de tâches lorsque nécessaire et pas de microgestion


Pour découvrir d’autres astuces de gestion de projet, consulter notre article
Gestion de projets : l’ABC pour réussir haut la main.  Pour optimiser votre management de projet, pensez à Kiwili, l’outil tout-en-un pratique et efficace. 

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !



Définir ses objectifs de gestion de projet grâce à la méthode SMART

Définir ses objectifs de gestion de projet grâce à la méthode SMART

“Un objectif bien défini est à moitié atteint” – Abraham Lincoln

Pour planifier et réussir un projet, il est important de bien définir, en amont, son objectif. Il y a plusieurs manières de définir vos objectifs. L’une des plus efficaces est la méthode SMART. Nous allons donc vous montrer en quoi définir des objectifs peut-il être bénéfique pour votre entreprise, puis en quoi consiste la méthode SMART et enfin on vous montrera quelques exemples d’objectifs établis grâce à cette méthode.

Pourquoi est-ce important de bien définir son objectif avant de se lancer dans un projet ?

Définir un objectif avant de se lancer dans un projet semble couler de source, on a tendance à le faire automatiquement. Seulement, il ne suffit pas de définir un objectif, encore faut-il le faire correctement, pour que celui-ci soit efficace. Concrètement, bien définir son but permet d’en garder une vision claire et précise pendant toute la durée du projet. Il annonce aussi clairement la direction que souhaite prendre l’entreprise et motive l’équipe. Il permet aussi d’analyser les résultats obtenus à la lumière de l’objectif que l’on souhaitait atteindre. Enfin, définir un objectif dès le début du projet, permet, par la suite, de gagner du temps puisque vous n’avez plus de question à vous poser sur l’objet de votre projet ou sur l’orientation que vous devez prendre. En somme, la définition de votre objectif détermine, en grande partie, la réussite ou l’échec d’un projet.

Définir ses objectifs en gestion de projet, présente de nombreux avantages, seulement, pour en bénéficier il faut qu’ils soient bien définis. Il existe plusieurs méthodes de définition d’objectifs, l’une des plus populaires est la méthode SMART.

 

Qu’est-ce qu’un objectif SMART ?

S.M.A.R.T. est en fait un acronyme simple à retenir qui permet d’oublier aucun critère pour la définition d’un objectif de gestion de projet :

Spécifique/ Simple : l’objectif doit être spécifique, c’est-à-dire clair, simple, précis et adapté à la situation. Il doit désigner l’objet du projet  avec le plus d’exactitude possible. Il doit aussi être formulé d’une manière simple et claire afin d’être compris par tous les participants au projet. Si vous avez du mal à formuler un objectif précis, peut-être devriez-vous penser à le diviser en plusieurs petits.

Mesurable : Votre objectif doit être aussi mesurable. En effet, vous devez posséder les outils qui vous permettront d’analyser vos résultats. La mesure de l’atteinte de l’objectif peut se présenter sous forme de valeur ou de seuil à atteindre, d’outils ou d’indicateur d’évaluation. Ces indicateurs permettront aussi de suivre l’avancement du projet, ce qui aidera à motiver les équipes tout au long du projet.

Acceptable : La lettre A de la méthode SMART est parfois assimilée à d’autres mots comme atteignable, ambitieux ou approprié. Dans tous les cas, cela signifie que suffisamment ambitieux pour être challengeant et pour motiver l’équipe. Il doit cependant rester faisable pour éviter de vous décourager en cours de route.

Réaliste : l’objectif doit être réalisable, c’est-à-dire qu’il doit être atteignable par l’équipe ou le créateur du projet. Cela évitera les abandons. Vous pouvez déterminer ce que vous pensez atteignable grâce à vos précédentes expériences avec des projets similaires. En effet, si vos ventes augmentent en moyenne de 5 % par an, avec les mêmes moyens, il n’est pas réaliste d’établir un objectif d’augmentation de 80% pour l’année prochaine. Si l’objectif doit rester réaliste, il faut tout de même qu’il soit assez ambitieux pour qu’il vous mette au défi.  

Temporellement défini  : En effet, il faut vous imposer une limite de temps, une période au terme de laquelle vous devez avoir réalisé votre objectif. Si vous ne fixez pas de limite temporelle, vous serez d’une part moins motivé et donc, votre projet risque de traîner en longueur, voire d’être abandonné. Vous pouvez même, si vous le souhaitez, établir des échéances intermédiaires.

En somme, la méthode de définition d’objectif SMART présente l’avantage de ne négliger aucun aspect, elle est complète et permet de fixer dès le début du projet, une orientation précise pour celui-ci. De plus, il permet d’éviter de se rendre compte au cours du processus de réalisation que le projet n’est ni assez précis, ni réalisable, ni mesurable. Enfin, il permet de maintenir votre motivation tout au long du projet.

Exemples

Exemple d’un objectif SMART : Je souhaiterais augmenter les ventes des vêtements de la collection d’hiver (simple), d’ici la fin de la saison 20 mars 2018 (temporellement défini) de 5 % (mesurable et acceptable) par rapport à l’année dernière (réaliste).

Exemple d’un objectif SMART : Mon objectif est qu’à la fin de cette année, j’ai obtenu et honoré 15 contrats (simple) de plus (mesurable, acceptable et réaliste) que l’année dernière (temporellement défini).

Ça y est ! Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour bien définir vos objectifs et mettre toutes les chances de votre côté pour réussir tous vos projets. Saviez-vous que Kiwili peut vous y aider ?  En effet, Kiwili est aussi un logiciel de gestion de projet ! N’hésitez pas à consulter les autres articles de notre blog pour en apprendre plus sur la gestion de projet.  

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Productivité au travail : 6 façons d’améliorer son efficacité au quotidien

Productivité au travail : 6 façons d’améliorer son efficacité au quotidien

Que l’on soit travailleur autonome, entrepreneur ou consultant indépendant… Nous sommes tous riches! Chaque jour que nous vivons, notre compte en banque de temps est renouvelé de 86 400 secondes. Mais comment les dépensez-vous? Les manières de le faire vont vraiment influencer le cours de vos journées de travail.

Nous proposons 6 astuces dédiées aux entrepreneurs pour leur permettre d’utiliser à bon escient ces 86 400 secondes qu’ils reçoivent chaque jour. Car nous n’avons pas de supérieur pour nous taper sur l’épaule et nous dire que nous sommes en train d’exécuter une tâche non prioritaire!

Voici 6 points pour gérer mieux votre temps et augmenter votre productivité:

1. Déterminez votre horaire

Êtes-vous un oiseau de nuit? Ou est-ce que vous vous levez à l’heure des poules? Quoi qu’il en soit, l’un des avantages d’être travailleur autonome, c’est de pouvoir choisir son horaire. Dans une moindre mesure du moins, car il faut bien sûr répondre aux demandes des clients. Mais outre une plage horaire que vous aurez déterminée pour vos clients, vous pouvez modeler le reste de votre journée selon les moments où vous êtes productif. Déterminez un horaire et maintenez-le, pour assurer une régularité et de vous lever et vous coucher sensiblement aux mêmes heures, afin de commencer et finir le travail à peu près au même moment, d’un jour à l’autre. Sauf, bien sûr, s’il y a un travail urgent à livrer.

Cet horaire global inclut aussi les pauses repas, les pauses pour s’aérer l’esprit, faire une mini-sieste ou un peu d’exercice. Vous vous rendrez service à bien nourrir et oxygéner vos neurones. Si cela est possible, prendre 6 petits repas protéinés dans la journée au lieu de 3 gros repas, plus longs et difficiles à digérer.

2. Déléguez. Déléguez. Et déléguez encore.

On ne le dira jamais assez. Lorsque vous êtes le patron de votre entreprise, vous devez être polyvalent, mais vous ne pourrez jamais être spécialisé dans toutes les sphères que comprend une entreprise. C’est pourquoi déléguer les tâches (ex. gestion des réseaux sociaux, marketing, facturation) peut être salutaire et augmenter votre performance en vous concentrant sur ce qui fait votre marque de commerce.

3. Dressez une liste de tâches à effectuer

Il existe des logiciels de gestion de tâches, communément appelés ERP (Enterprise ressource planning), tel que Kiwili. Dans ces logiciels, il est possible de les classer par ordre d’importance, mais aussi dans le temps, avec des dates de tombée. Dans votre classement, nous vous suggérons de regrouper les tâches similaires, vous gagnerez en efficacité. Bref, les ERP peuvent devenir de bons assistants virtuels!

4. Dites non. C’est bon!

Lorsque vous aurez atteint un certain rythme de croisière dans votre production et une certaine renommée, les gens solliciteront de plus en plus vos services. Vous aurez alors l’avantage de choisir avec qui vous voulez collaborer. L’un des pièges de ces offres alléchantes serait de dire « oui » à tout. Mais dire non, c’est bon! Permettez-vous de refuser certains mandats, de ne pas les mettre à votre calendrier. Car il n’y a que 24 heures dans une journée et il y a aussi votre famille, vos amis, etc.

5. Planifiez du temps pour votre productivité et vos objectifs

Parmi les astuces gagnants pour gérer le mieux possible son temps, il y a le fait de s’accorder un moment réfléchir sur les meilleures façons d’être vraiment productif.

Cela inclut la planification des objectifs à court, moyen et à long terme pour assurer la croissance et le succès de votre entreprise. Et il est important de revenir de temps à autre sur ces objectifs pour observer s’ils ont été atteints ou non. Dans le cas contraire, il est important de trouver des solutions pour atteindre ces objectifs et se demander aussi, si au départ, ils sont vraiment réalistes.

6. Rangez

Un environnement à l’ordre est reposant pour les yeux et l’esprit. Autant votre bureau virtuel que physique nécessite une petite touche de « Madame Blancheville (ou Monsieur Net) ». Pas seulement dans la propreté des lieux, mais dans le classement. Vous vous rendrez service à avoir vos affaires à l’ordre. Vous éviterez ainsi de chercher des dossiers et investir du temps dans ce qui est vraiment important.


À propos de l’auteur
 : Passionnée d’écriture depuis sa tendre enfance, Véronique a exercé la carrière de journaliste pendant plus de 10 ans. En 2015, elle se lance à son compte pour se spécialiser dans la rédaction web et la gestion des médias sociaux. Voici quelques domaines qui l’intéressent: technologie, développement personnel, mieux-être, spiritualité et, bien sûr, le monde du travail.

Retrouvez plus d’informations sur Véronique Demers et son travail sur : son site webFacebook et Twitter

Retrouvez tous nos articles sur le blog de Kiwili. Savez-vous que vous aussi vous pouvez rédiger des articles pour Kiwili ?

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9 astuces pour gagner du temps dans votre travail !

9 astuces pour gagner du temps dans votre travail !

Entrepreneurs et travailleurs autonomes, cela vous est sûrement déjà arrivé de vouloir que les journées aient plus de 24h pour avoir le temps de terminer votre travail ! Mais vous êtes-vous déjà demandé si vous ne pouviez pas changer vos méthodes de travail ou votre organisation de la journée pour avancer plus efficacement ? Découvrez nos 9 conseils et astuces pour gagner du temps, pour pouvoir en faire plus, pour profiter et moins stresser !

1 – Faites des listes !

La première chose à faire dans votre journée est de noter tout ce que vous devez faire : vous y verrez plus clair quant à la charge de travail qui vous attend. Pour les listes, chacun sa méthode : sur une feuille, des post-its, sur son ordinateur, avec un outil simple et gratuit tel Evernote… trouvez ce qui vous convient le mieux. Kiwili propose aussi de vous aider à gérer vos différentes tâches.

2 – Déterminez les priorités et les urgences

Une fois votre liste établie, il est important de savoir dans quel ordre vous allez procéder. Déterminez les tâches prioritaires en distinguant leur urgence (définissez des dates butoirs) et leur importance.

3 – Regroupez des tâches similaires

Vous serez plus efficace si vous regroupez des tâches à effectuer de la même catégorie au même moment. Bloquez-vous un certain nombre d’heures pour passer vos appels par exemple, un autre bloc d’heures pour le traitement de vos courriels, un autre pour le tri des papiers, etc.

4 – Déléguez !

Comme nous l’avons expliqué dans des articles précédents, il peut s’avérer très utile de déléguer certaines tâches. Vous gagnerez du temps, en efficacité et vous améliorerez la qualité du travail. Pour cela, il existe par exemple des assistants virtuels.

5 – Utilisez les bons outils

Il existe de plus en plus d’outils et applications gratuits pour vous aider à travailler plus efficacement au quotidien et d’ainsi avoir une meilleure gestion de votre entreprise. Découvrez ces outils dans notre aide-mémoire.

6 – Restez concentré !

Nous le savons, il est très facile de se laisser distraire, encore plus si vous travaillez de chez vous : que ce soit trop d’heures passées sur Internet, les réseaux sociaux ou au téléphone, des discussions trop longues avec les collègues, la télévision ou même des tâches ménagères à effectuer… bref les sources de distraction sont nombreuses. Pour y faire face et rester concentré, créez-vous un rituel : concentrez-vous sur une tâche à la fois et ne faites que ça, vous pouvez couper votre téléphone s’il le faut, désactiver les alertes vous annonçant l’arrivée d’un message, ne regardez pas votre boîte courriels trop souvent. De plus, fixez-vous une limite et quelques pauses dans la journée lors desquelles vous pouvez surfer sur Internet !

7 – Prenez des pauses

Eh oui, les coupures sont importantes pour être plus efficace ! Pour garder un haut niveau de productivité, n’hésitez pas à vous accorder quelques moments où vous faites autre chose que travailler : qu’il s’agisse d’une micro-sieste, de quelques pas pour vous dégourdir les jambes, des étirements, de quelques minutes sur Internet et les réseaux sociaux. À vous de voir ce qui vous convient le mieux !

8 – Ne procrastinez pas !

Tout est dit dans le titre, respectez les délais que vous vous êtes fixés et ne remettez pas ce que vous avez prévu de faire au lendemain ou à plus tard.

9 – Dites non !

Peut-être serez-vous tenté par dire oui à tous les contrats proposés par des clients. Mais apprenez à dire non si vous sentez que cela vous fait trop et que la charge de travail devient trop pesante. Vous risquez de saturer et de mal faire votre travail. Mieux vaut prendre moins de mandats, mais les faire correctement pour que votre client fasse de nouveau appel à vous.

N’oubliez pas d’utiliser le logiciel de gestion du temps de Kiwili pour bien organiser votre horaire et sauver du temps précieux ! Découvrez tout de suite notre article qui vous donnera quelques astuces pour mieux gérer votre temps au travail avec Kiwili ! Découvrez pourquoi Kiwili est le meilleur logiciel de gestion.

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Entrepreneurs : quelques conseils pour partir en vacances l’esprit tranquille

Entrepreneurs : quelques conseils pour partir en vacances l’esprit tranquille

Nous le savons tous, les vacances c’est essentiel. Oui, on ne peut pas tenir très longtemps sans couper totalement avec le travail. Que l’on soit salarié ou à son compte nous avons tous besoin de nous reposer, nous ressourcer et nous retrouver avec nos proches. Mais un entrepreneur qui vient de lancer son affaire a-t-il le droit de prendre des vacances ?

La réponse est OUI, c’est même conseillé. Nous en avions parlé dans notre article sur la gestion du temps, prendre du temps pour soi est très important pour l’équilibre des travailleurs indépendants.

En plus de vous reposer, cela vous permettra également de prendre du recul et d’avoir des nouvelles idées pour la reprise.

Quand prendre vos premières vacances de freelance ?

Lorsqu’on vous dit que les vacances sont essentielles, on ne vous dit pas non plus de prendre un mois de vacances après avoir lancé votre start-up depuis 6 mois. Les premières années seront les plus difficiles, vous aurez pas mal de choses à faire pour que vos affaires roulent sans vous. Attendez que votre entreprise ait une certaine stabilité ou que vous ayez assez de clients fidèles pour avoir des revenus récurrents.

Comment s’organise un entrepreneur en vacances ?

Le mieux reste quand même de se déconnecter totalement avec le travail, afin d’avoir une réelle coupure. Si vous n’avez personne de confiance à qui vous pouvez déléguer votre travail pendant une semaine, si vous êtes seul ou si vous venez juste de vous lancer vous allez devoir rester en contact avec le monde du travail pendant vos vacances. Il y a cependant quelques petites astuces qui peuvent vous être utiles :

  • Préparez votre départ en vacances en créant 3 listes des tâches. La première comportera toutes les tâches que vous devez effectuer avant votre départ en vacances, la seconde, les choses à faire pendant vos vacances (si vous avez décidé de ne pas couper totalement avec les affaires) et la dernière sera votre to-do list pour votre retour de congés. Créer ces trois listes de tâches vous permettra d’être sûr de n’avoir rien oublié.
  • Avoir un message automatique d’absence du bureau. De cette manière vos clients, prospects, fournisseurs et collaborateurs seront informé de vos dates de vacances. Si c’est possible n’hésitez pas à ajouter les coordonnées d’une personne à contacter pendant que vous êtes en congé. Cela rassurera vos interlocuteurs.
  • Se limiter à 1h ou 2h de travail par jour en vacances pas plus. Si vous ne vous imposez pas de limites, vous allez en faire beaucoup plus et au final vous aurez passé vos vacances à travailler ( ce n’était quand même pas le but).
  • Travailler d’une autre manière en lisant des livres en rapport avec vos affaires par exemple. Les vacances vous permettent d’être beaucoup plus détendu et attentif à ce que vous lisez.
  • En profiter pour s’ouvrir à de nouveaux horizons. Discutez avec des personnes étrangères à votre domaine d’activité et écoutez leur ressenti, leurs questions et leurs suggestions par rapport à votre projet. En fonction de votre destination de vacances, vous pouvez également vous inspirer de nouvelles méthodes de travail issues d’une autre culture.

Vous n’avez pas un peu chaud ? C’est le moment de faire une pause dans la lecture des articles du blog de Kiwili, allez faire un saut à la piscine !

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5 étapes à suivre avant de démarrer un projet

5 étapes à suivre avant de démarrer un projet

L’auteure de ces lignes a interviewé Christian DesRosiers, président et consultant principal de Novecom et spécialiste en gestion de projets, afin de recueillir quelques conseils pour bien lancer un projet et éviter les mauvaises surprises. Avec l’assistance du logiciel de Kiwili et les astuces d’un professionnel, tout est possible !

1- Définissez votre idée

Comme on dit, on mange un éléphant une bouchée à la fois. Il est important de créer un document dans lequel se trouveront les grandes lignes du projet, répondant aux questions : Qui? Quand? Quoi? Comment? Pourquoi?

2- L’étude initiale : identifiez vos besoins

En creusant davantage ledit projet, il est crucial de bien évaluer les ressources et compétences auxquelles le projet fera appel. Il peut être bon de s’adjoindre les services d’experts en études de marché, par exemple, si ce n’est pas notre tasse de thé. Ainsi, le projet brillera de professionnalisme dans son ensemble. «Ici, la règle de Pareto s’applique. Il faut déterminer les
éléments incontournables, qui représentent 80% de la masse critique permettant de solutionner l’ensemble des besoins», indique M. DesRosiers.

3- Détaillez bien les étapes de conception du projet

Plus le projet possède de l’envergure, plus il demande de la planification. Souvent, l’avant-projet est négligé et les risques de se «planter» augmentent. Évidemment, un échéancier de chaque étape du projet est nécessaire pour en arriver à sa réalisation avec succès.

4- La charte de projets/ premier livrable

Dans la section «Devis» du logiciel Kiwili, il est possible d’élaborer une soumission pour le projet, c’est-à-dire de quelle manière seront offerts les services, la vision, etc. À ce devis se greffe un cahier des charges, dans lequel sont détaillés les tâches et le temps évalué pour chacune d’elles, ainsi que leur coût respectif approximatif. Une fois le feu vert donné, on peut
passer à la vitesse supérieure, avec une charte de projet se traduisant par un calendrier détaillé des dates butoirs de chacune des étapes. «Il faut absolument définir la structure de gouvernance, la chaîne de commandement. Par exemple, dans un projet domiciliaire, si on l’en est à la construction de la première maison d’une série et qu’un menuisier constate qu’un mur est croche, est-ce à l’architecte ou au contremaître qu’il devra le communiquer ? Ça doit être clair. Il faut aussi décrire les inclusions et les exclusions. Par exemple, les murs seront construits, mais non peinturés. De cette manière, ça
nous protège et évite de la confusion», illustre le stratège en gestion de projets.

5 – Go / No-Go ?

La confirmation du projet se fait lors d’une rencontre d’affaires (kick-off meeting), où est présentée la charte (avec l’acceptation des étapes détaillées du projet). Évidemment, une fois le projet lancé, il faut bien suivre chaque étape et veiller à ce que la machine soit bien «huilée»; bref, que tout roule comme sur des roulettes.

Christian DesRosiers suggère aussi de faire valider chaque étape terminée et de la facturer, si ce mode de facturation a été choisi dans le contrat signé par les parties en question, après acceptation du devis. D’autres contrats fonctionnent très bien aussi sous d’autres modalités de paiement, par exemple 25% du montant avant le début des travaux, 50% lorsque les travaux
sont avancés à une certaine proportion et 25% à la livraison finale.

Le fait de produire un rapport à l’aide du logiciel Kiwili à partir des résultats compilés sera très profitable et permettra d’être encore plus précis lorsqu’il s’agira d’effectuer des tâches semblables lors d’un nouveau projet. «En cas de changement ou de modification, il faut prendre le temps de faire signer le client et de lui signifier aussi les coûts additionnels de ce qui avait été
convenu au départ», mentionne-t-il.

Une fois le projet terminé, il est conseillé d’y aller d’une phase de fermeture, soit de demander une rétroaction (feedback) au client, afin d’offrir un service de qualité en constante amélioration. «Un bon gestionnaire de projet doit à la fois être un habile communicateur et négociateur. Il représente le client, mais aussi son entreprise. Il est comme un chef d’orchestre qui donne le
tempo à la pièce; il doit s’assurer aussi que l’équipe est bien soudée, pour livrer une bonne performance», conclut le président de Novecom.

Vous trouverez plus d’informations sur Christian DesRosiers sur le site Internet de Novecom ainsi que sur son profil Linkedin

Vous retrouverez d’autres articles sur le blog de Kiwili au sujet de la gestion de projet:

À propos de l’auteur : Passionnée d’écriture depuis sa tendre enfance, Véronique a exercé la carrière de journaliste pendant plus de 10 ans. En 2015, elle se lance à son compte pour se spécialiser dans la rédaction web et la gestion des médias sociaux. Voici quelques domaines qui l’intéressent: technologie, développement personnel, mieux-être, spiritualité et, bien sûr, le monde du travail.

Retrouvez plus d’informations sur Véronique Demers et son travail sur : son site webFacebook et Twitter

N’oubliez pas que gérer vos projets et votre entreprise sera toujours plus facile avec le meilleur logiciel de gestion ! Découvrez ici pourquoi Kiwili est le meilleur logiciel de gestion. Retrouvez tous nos articles pour vous aider à développer votre activité sur le blog de Kiwili.

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