Astuces de travail d’équipe, productivité et team building pour entrepreneurs

Astuces de travail d’équipe, productivité et team building pour entrepreneurs

Le travail d’équipe est un outil puissant pour faire avancer un projet. Il a l’avantage d’enrichir les idées initiales et de générer beaucoup d’énergie positive autour d’un même but.  Nous vous présentons dans cet article nos astuces pour renforcer la cohésion d’équipe et la productivité, afin de faire de chaque projet de groupe une réussite.

Astuce #1 : Formez une équipe gagnante

Une équipe gagnante est une équipe qui est plus que la somme des idées des membres qui la composent. Former une équipe dont chaque membre va apporter une valeur ajoutée n’est pas une mince affaire. Cependant, ça en vaut la peine. Comme l’a dit Steve Jobs, certaines personnes sont incroyablement douées pour accomplir certaines choses et il est impossible de les remplacer par cinquante personnes ordinaires. Choisissez donc avec grande attention les membres de votre équipe, en misant sur la complémentarité de chacun.

Astuce #2 : Définissez d’emblée les forces de chaque membre du groupe

Pour qu’un travail en équipe soit productif, il est essentiel de cerner les forces et les faiblesses de nos partenaires de travail. Ensuite, on peut se partager les tâches et déléguer en fonction de nos aptitudes. Ainsi, chaque membre devient un « expert » au sein du groupe. En plus d’être valorisant pour chacun, ceci réduit le nombre d’ajustements à effectuer sur une même tâche.

Astuce #3 : Définissez clairement les objectifs

En plus de bien séparer les tâches selon les forces et intérêts de chacun, il est primordial de définir des objectifs clairs. Fixer de manière précise les objectifs communs et les attentes du groupe permettra à tout le monde d’être sur même longueur d’onde. Ceci permettra d’accroître la cohésion, le travail d’équipe, l’esprit de groupe et l’efficacité.

Astuce #4 : Ne faites pas de critiques personnelles

Un souci ? C’est l’attitude de votre collaborateur qui ne convient pas qui vous agace ou est préjudiciable au service, il s’agit rarement d’un problème personnel. En cas de problème au sein du groupe de travail, de critiquez pas les membres personnellement. Vous pouvez exprimer votre désaccord sur la manière dont le travail a été fait, sur les objectifs de la tâche, sur la motivation, etc. Cette attitude inspire le respect et laisse place à la discussion pour trouver une solution.

Astuce #5 : Dites « nous » plutôt que « je »

Lorsque nous formons une équipe de collaborateurs, nous souhaitons faire avancer un projet tout en y retirant chacun des avantages. Cependant, penser à nos motivations personnelles nuit fréquemment à la productivité puisqu’on ne prend pas en compte les intérêts des autres. En équipe, pensez au « nous »  et délaissez le « nous » . Tout le monde, vous y compris, en sera gagnant.

Astuce #6 : Travaillez sur la communication et la collaboration

Une communication claire, transparente et efficace est une des clés du travail d’équipe réussi. Nous vous recommandons d’organiser des réunions de travail structurées, afin de partager les efforts de chacun, les défis, les réussites, etc. Ces rendez-vous en face à face (ou par vidéoconférence) vous permettront de connecter et développer le sentiment de confiance les uns envers les autres. Vous pouvez également communiquer avec vos collègues par chat (messagerie instantanée en ligne). Le chat vous permettra d’économiser du temps et d’être réactif. Un logiciel de gestion de projet et de tâche peut s’avérer très utile pour suivre les démarches et suivis de chacun concernant un projet. Avec un logiciel de gestion de projet, toute l’équipe peut d’accéder aux informations rapidement et facilement, à un seul endroit. Cela élimine le besoin d’échanger continuellement des courriels et diminue aussi le nombre des réunions.

Astuce # 7 : Faites du team building

Les activités de team building sont idéales pour renforcer les liens entre les collaborateurs et développer l’esprit d’équipe. Favoriser les échanges entre membres d’une équipe dans un cadre détendu et non conventionnel incitera les collaborateurs à se soutenir mutuellement et s’entraider pour atteindre un objectif. Voici nos idées d’activité de team building que vous pouvez organiser avec votre groupe :

  • Un défi collectif ( jeu d’évasion, jeu de piste à travers la ville, etc.) : pour favoriser l’entraide, l’esprit d’équipe et trouver des solutions en collaboration.
  • Une activité sportive (rafting, course à pied à relais, soccer, balle-molle, olympiades, etc.) : pour travailler l’esprit de compétition amicale et la complicité.
  • Une activité artistique (improvisation, théâtre, création artistique collective, etc.) : pour stimuler la créativité, développer la confiance entre les membres.
  • Un jeu-questionnaire (quiz) : pour apprendre à se connaître davantage, mobiliser et resserrer les liens d’équipe.
  • Une activité de réseautage : pour favoriser la communication entre les membres.

N’oubliez pas également de développer aussi une bonne attitude de leader afin d’inspirer et favoriser la productivité de tous.

Nous vous invitons à découvrir nos astuces de gestion de projet afin de réussir vos projets d’équipe haut la main avec Kiwili, le meilleur logiciel de gestion. Découvrez tout de suite pourquoi vous devriez choisir Kiwili.

N’hésitez pas à consulter le blog de Kiwili pour retrouver de nombreux articles concernant les entrepreneurs et les travailleurs autonomes !

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !



La gestion de votre vie personnelle et professionnelle : érigez une barrière étanche !

La gestion de votre vie personnelle et professionnelle : érigez une barrière étanche !

On apprenait récemment que le moral des entrepreneurs était, de nouveau, à la baisse pour le mois de mai 2016. L’indice du Baromètre des affaires du Québec de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) enregistrait ainsi un troisième recul mensuel consécutif. Même si cet indice a légèrement augmenté pour le mois de novembre 2018, il reste malgré tout très en dessous des normes historiques. Et non, ce n’est pas toujours facile d’être à son propre compte ! Et s’il suffisait de mieux isoler sa vie personnelle… des aléas associés au fait d’être travailleur autonome, pour renverser la tendance ?

Il y a quelques années de cela, dans un souci de productivité, j’avais pris l’habitude de lire les courriels reçus de mes clients avant d’aller au lit. « Échéance plus courte nécessaire», « Photo additionnelle de l’expert», «Paragraphe à remodeler», «Appelle-moi demain», «Proposition urgente» étaient alors des exemples de messages, qui venaient, finalement… perturber mon sommeil. J’ai depuis — vous l’avez bien compris — cessé cette pratique néfaste.

Découvrez des moyens simples qui existent pour ériger une barrière étanche entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

 

1- Domptez la technologie

La prolifération des tablettes et téléphones intelligents amenuise inévitablement la frontière qui existe entre le travail et la maison. Assurez-vous d’utiliser une boîte de réception distincte pour gérer vos courriels professionnels. Ensuite, ayez la discipline nécessaire pour ne pas consulter celle-ci lorsque vous vous trouvez dans la sphère personnelle de votre vie. À défaut d’être en mesure de résister aux charmes de vos gadgets, optez pour éteindre ceux-ci. Aux grands maux, les grands moyens !

 

2- Imposez vos limites

L’employé d’une société travaille de 9h00 à 17h00, à titre d’exemple. Pour vous assurer d’un juste équilibre entre le travail et la famille — lorsque vous travaillez de la maison — déterminez l’heure à partir de laquelle vous ne répondez plus aux appels téléphoniques. Ne craignez rien, la journée de demain arrivera bien assez vite de toute façon ! Il est non seulement impératif d’imposer vos limites, mais il est aussi indiqué d’établir un véritable horaire de travail. Vous devez dresser au quotidien une liste de tâches à accomplir dans la journée. Évitez les distractions et autres tentations de votre doux salon, mais sachez néanmoins prendre de véritables pauses pour vous ressourcer.

3- Choisissez vos vacances

Le fait d’être travailleur autonome ne vous empêche pas de prendre des vacances au moment de votre choix. Vous avez le droit d’imposer votre départ en vacances à vos clients, en les informant adéquatement au préalable. Au pire, optez pour un congé moins long, mais total, c’est-à-dire exempt de boulot. N’oubliez pas, avant votre départ, de modifier votre message d’accueil téléphonique et d’activer le fameux «out of office» de votre messagerie électronique.

Il peut aussi s’avérer judicieux d’adapter votre rythme de travail aux conditions qui prévalent dans votre marché. Vous pourriez mettre les bouchées doubles en période de forte demande à la condition évidente de ralentir la cadence lors d’une période considérée comme étant habituellement creuse.

4- Organisez votre espace de travail adéquatement

Vous devez ramener quelques dossiers du bureau à la maison, le soir venu ? Ce n’est pas interdit. L’idéal serait d’aménager un espace adapté à cette fin. Un coin tranquille, bien lumineux et équipé d’un ameublement ergonomique est une bonne base. Encore faut-il maintenir cet espace de travail bien rangé !
Les entrepreneurs qui travaillent de la maison, quant à eux, pourraient opter pour d’autres alternatives, à l’occasion. Dans le même ordre d’idées, plusieurs cafés du Québec et de la France sont reconnus pour être d’agréables endroits pour y travailler le temps d’une journée !

 

À propos de l’auteur : Domique Lamy est journaliste indépendant depuis 2008. Il est un passionné des finances personnelles et des marchés boursiers… depuis toujours! Il collabore régulièrement au Journal Les Affaires, au magazine Les Affaires Plus et au tout nouveau site Avenues.ca.

Retrouvez Dominique sur sa page Linkedin.

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Gestion du temps de travail des PME et travailleurs indépendants : 8 astuces indispensables

Gestion du temps de travail des PME et travailleurs indépendants : 8 astuces indispensables

L’un des facteurs de réussite d’une petite entreprise ou d’un auto-entrepreneur est de réussir à faire une bonne gestion du temps au travail. Surtout lors du lancement de votre activité, vous pouvez vite être dépassés par la charge de travail, mal gérer les priorités ou livrer des projets en retard. Nous sommes là pour vous aider en vous donnant quelques outils afin de mieux gérer votre quotidien.

 

8 Trucs et astuces pour gérer votre temps de travail :

1) Horaires de travail à définir en tant que travailleur autonome

Une bonne gestion de votre temps commence par la définition d’horaires de travail cadrés. Ce point est important pour tous les travailleurs indépendants, car la barrière entre vie professionnelle et vie personnelle est très mince. Si, dès le début vous ne vous fixez pas des horaires de travail à respecter, vous aurez très vite fait de vous laisser aller. Un réveil un peu tardif, un déjeuné avec un ami un peu plus long que prévu ou un événement de dernière minute, vous êtes votre propre patron et personne ne sera là pour vous tirer les oreilles….. sauf vous. L’inverse peut être aussi néfaste, travailler du matin au soir, la semaine et le weekend va empiéter sur votre vie personnelle et vous rendre moins productif.

Pour une bonne gestion du temps de travail, fixez des horaires qui vous permettront de réaliser vos objectifs de réussite, mais également de prendre du temps pour vous.

2) S’accorder du temps pour être plus productif

Cela peut paraître absurde de « prévoir d’avoir du temps », mais que vous le croyiez ou non c’est essentiel et important dans le travail d’un entrepreneur. À foncer droit devant, la tête dans le guidon, vous risquez de partir dans la mauvaise direction et de passer à côté de l’essentiel. Il est donc primordial, pour une bonne gestion du temps de s’accorder des moments de réflexion.

Il y a également les moments de récupération qui ont une importance dans la gestion du temps d’un travailleur autonome. Être à bout de nerfs, fatigué ou tout le temps sous pression ne permet pas d’être productif à long terme. Prenez donc le temps de récupérer, de faire du sport ou de consacrer une partie de votre temps à vos loisirs et pas uniquement à votre travail. Et n’oubliez pas, si vous décidez de lancer votre propre entreprise c’est dans le but de réussir, mais également d’en tirer les bénéfices. On ne se tue pas à la tâche et on prend le temps de la réflexion pour ne pas perdre de vue ses objectifs.

« Le temps de la réflexion est une économie de temps » de Publius Syrus

3) Planifier dans le temps les objectifs de votre PME

Lorsqu’on travaille seul comme les auto-entrepreneurs, on a vite une multitude de choses à faire, d’où l’importance de se fixer des objectifs et de les planifier dans le temps. La gestion d’une micro entreprise nécessite de ne pas perdre de vue ses objectifs à court et long terme. Pour cela, vous pouvez établir un plan d’action quotidien, hebdomadaire et mensuel. Faites un point chaque fin de semaine (de mois) pour analyser les objectifs qui ont été atteints ou non. Concernant les buts qui n’ont pas abouti, il est important d’en trouver la raison, est-ce une mauvaise gestion du temps, un facteur extérieur que vous auriez pu gérer ou non ? Adaptez ensuite la planification de vos tâches en fonction des leçons que vous en aurez tirées.

« Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne peut rien gérer d’autre » de Peter Drucker

4) Gagner du temps en organisant vos documents

Pour une petite entreprise et surtout pour les freelance, une bonne organisation de vos documents sera un gain de temps au quotidien, que ce soit pour les documents papiers ou virtuels. Certains doivent être en train de ce dire « ce point la ne me concerne pas, l’administratif ce n’est pas mon truc », grosse erreur. Si vous n’êtes pas trop organisé avec la paperasse, c’est d’autant plus important pour ne pas perdre du temps à chercher les documents importants afin de vous concentrer uniquement sur la réalisation de vos projets.

Avoir un espace de travail rangé et fonctionnel sera un gain de temps quotidien. Ce n’est pas LA tâche la plus urgente, mais elle doit être faite régulièrement.

5) Gérer son temps en priorisant les tâches

Voici une méthodologie qui vous aidera à mieux organiser vos tâches et donc à optimiser votre temps de travail.

Commencez par découper chaque projet en plusieurs étapes. Ensuite, déterminez le niveau de priorité de chacune d’elles (urgentes ou non). La troisième étape consiste à estimer leur temps de réalisation. Maintenant, c’est à vous de jouer.

Nous vous conseillons de réaliser les missions urgentes et rapides en premier, ensuite faites un choix entre les tâches urgentes mais longues et les moins urgentes mais rapides d’exécution. Concernant les tâches plus longues à réaliser qui ne sont pas urgentes, ne les laissez pas trop longtemps de côté, car un jour elles deviendront urgentes.

Une bonne astuce pour ne pas être en retard est de se réserver une plage horaire de « secours » par jour, par semaine ou par mois. De cette manière lorsque vous dépassez un peu le temps prévu, vous ne prenez pas de retard global. Dans certains cas, cette réserve de temps peut même vous permettre d’avancer sur d’autres projets.

« Travail bien réparti ne tue pas » Proverbe français 

6) Gagner du temps en disant « Non »

Cela peut vous paraître absurde, mais vous allez gagner du temps en apprenant à dire non. Accepter tous les projets qu’on vous propose ne vous aidera pas dans l’évolution de votre PME, bien au contraire. Votre charge de travail ne fera qu’augmenter et il en sera d’autant plus difficile de tenir vos délais tout en réalisant un travail de qualité.

Le tout est d’apprendre à dire non, de manière à ne pas offusquer ses collaborateurs, ses clients ou ses fournisseurs. Le mieux est d’expliquer la raison de votre refus. Un auto-entrepreneur qui sait gérer son temps de travail et qui respecte les promesses qu’il a faites à ses clients est toujours plus apprécié qu’une personne qui accepte tous mais ne livre pas à l’heure.

Si vous ne pouvez pas vous permettre de refuser certains contrats pour diverses raisons, une autre solution s’offre à vous : déléguer.
« Heureux et libre est celui qui ose dire non » de Peter de Genestet

7) Déléguer permet à un gérant de petite entreprise de gagner du temps

Déléguer, chose pas toujours évidente pour un gérant de PME. C’est votre affaire, vous y avez mis tout votre cœur, votre énergie et surement une bonne partie de vos économies et vous n’avez pas envie qu’une personne extérieure gâche tout. Si vous voulez gagner du temps et continuer à faire évoluer votre entreprise, vous allez devoir apprendre à déléguer. Cela ne veut pas forcément dire déléguer uniquement les tâches qui ne vous intéressent pas, mais impliquer vos collaborateurs dans les missions. Et le plus important pour optimiser votre temps de travail est de partager l’information. Quoi de plus handicapant de ne pas pouvoir finaliser son travail par manque d’information ? Partager l’information vous permettra de déléguer efficacement afin de mieux gérer votre temps.

« Entourez-vous des meilleurs que vous puissiez trouver, déléguez et abstenez-vous d’interférer » de Ronald Reagan

8) Effectuer les tâches inintéressantes en priorité

En général, lorsqu’on se lance en tant que travailleur autonome c’est dans le but de réaliser ce qu’on aime. Vous ne pensez pas toujours aux tâches ennuyeuses, mais obligatoires que vous allez devoir effectuer. Je vous parle de l’administratif, de la comptabilité, de la gestion du temps, des factures et toutes ces choses-là. Bien mauvaise nouvelle, vous allez devoir les effectuer en priorité si vous voulez avoir une bonne gestion de votre temps de travail. Plus vous allez laisser traîner les tâches moins attractives et compliquées, plus le retard va s’accumuler.

Le plus simple pour gérer au mieux les tâches administratives et comptables est d’acquérir un rythme et une bonne organisation dès le départ. Pour ça, vous avez des logiciels de gestion et comptabilités en ligne tel que Kiwili, adaptés aux travailleurs indépendants et aux petites entreprises.

Gestion du temps dans Kiwili, différentes possibilités d’organiser vos tâches :

1) Niveaux de priorité des tâches

Le logiciel de gestion du temps en ligne de Kiwili vous propose de classer vos tâches en fonction de différents niveaux de priorité. Niveau 3 pour les tâches très urgentes, niveau 2 pour le travail à effectuer à moyen terme et niveau 1 pour les actions non urgentes. Et bien sûr, pour chacune des choses à faire vous avec le choix de définir une échéance ou non.

2) Estimation du temps de réalisation d’une tâche

Kiwili vous propose d’estimer le temps de réalisation d’une tâche. Cette fonction est importante dans la gestion du quotidien d’un travailleur autonome ou d’une PME, car vous pourrez ensuite la comparer avec le temps effectif. Cette comparaison vous permet un meilleur aperçu du temps de réalisation de vos projets.

3) État de la réalisation de la tâche

Afin d’avoir une vision simple et synthétique de l’avancement de vos différentes missions, Kiwili vous offre la possibilité de choisir entre différents états : à faire, en cours, en pause ou terminé. De cette manière, vous pouvez en un seul coup d’œil visualiser les tâches que vous avez débutées dans le but de mieux gérer votre temps au quotidien.

4) Déléguer une tâche

Lorsqu’une mission débute, vous devez assigner la tâche à une personne, mais à tout moment vous avez le choix de déléguer le travail à faire. La personne en sera alors informée, et son tableau de bord sera mis à jour.  Cette fonctionnalité est très utile pour les gérants de PME, cela leur permet d’avoir une certaine réactivité et une meilleure préparation du travail.

Pour tous les travailleurs indépendants et entrepreneurs qui sont intéressés par la gestion du temps, nous vous conseillons une petite liste de lecture :

Gérer son temps et ses priorités de G.Rodach éditions EYROLLES

Prendre son temps pour en gagner de Lothar J.Seiwert éditions EYROLLES

 

Enfin,  Kiwili n’est pas qu’un logiciel de gestion de temps, il est très complet et possède des avantages non négligeables par rapport aux autres logiciels de gestion.

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5 techniques indispensables pour réussir dans les affaires en 2018

5 techniques indispensables pour réussir dans les affaires en 2018

Tout d’abord, l’équipe de Kiwili vous souhaite une bonne et heureuse année 2018, qu’elle soit enrichissante et prospère pour vos affaires. Après avoir passé les fêtes de fin d’année dignement, il est temps de vous remettre au travail et de reprendre les activités que vous aviez laissées en 2017. Vous voulez connaître les principales astuces pour faire grimper votre chiffre d’affaires en 2018? Vous voulez faire de l’année 2018 une année à succès? Pour ce faire, vous allez avoir besoin de 5 techniques indispensables pour faire bondir votre affaire !

 

1. Se fixer des objectifs simples et en cohérence avec votre projet

Tout d’abord, pour établir ces objectifs, vous allez vous aider des points indispensables à leur mise en place :

  1. Découper votre projet en différentes phases
  2. Réaliser votre “vision board”
  3. Mettre en place des routines quotidiennes
  4. Travailler votre confiance en vous
  5. Trouver un mentor

Ces objectifs doivent être réalisables et cohérents avec votre situation. Pour les réaliser, vous devrez être rigoureux et bien analyser ce que vous allez entreprendre pour améliorer la situation. Plus vous serez organisé dans la réalisation de ces étapes et plus vous serez efficaces. Élaborez une véritable feuille de route de ces objectifs et voyez les se réaliser sous votre nez tout au long de l’année. Pour structurer au mieux votre planning d’objectifs et vos affaires, aidez-vous d’un logiciel de gestion comme Kiwili!

 

2. Utiliser les technologies comme les logiciels de gestion et les applications professionnelles

La clé pour toujours obtenir de meilleurs résultats est de toujours se mettre à jour. Cela passe par l’utilisation des nouvelles technologies qui améliorent le quotidien des entrepreneurs. Les logiciels de gestion et applications vous permettront une gestion globale de l’entreprise, la gestion de projet, la gestion de comptabilité, la gestion du marketing ou encore des médias sociaux. Ces technologies intégrées à l’entreprise permettent de ne pas employer de personnel ou de sous-traitants supplémentaires et de ce fait gagner du temps et de l’argent.

 

3. Développer votre site internet

À l’ère du numérique, avoir un site web est indispensable. Si votre entreprise n’en possède pas encore un, créez en un rapidement ! Même si vous n’avez pas l’intention de vendre vos produits en ligne, avoir un site internet est un moyen peu coûteux et très efficace de promouvoir votre entreprise. Un site web permet à votre clientèle de trouver rapidement votre entreprise et de comparer vos produits ou services à ceux de votre concurrence.

  • Celui-ci peut toujours être amélioré :Vérifiez si le design correspond à votre cible sinon corrigez-le
  • Adaptez un graphisme pour chaque support (tablette, smartphone, laptop,…)
  • Privilégiez la qualité à la quantité, donnez envie à vos clients d’en lire plus
  • Diversifiez le contenu : blogs, infographies, vidéos…
  • Insérez les boutons de partage pour générer du « like » et ainsi attirer de nouveaux prospects

 

4. Animer et promouvoir votre blog

Le blog, faisant partie de votre site internet, est aujourd’hui pour votre entreprise l’un des moyens les plus rentables pour se faire connaître. En effet, les entreprises possédant un blog et qui publient 1 à 2 fois par mois ont 73% de prospects en plus que celles ne possédant pas de blog. Il est préférable que son contenu soit intéressant et partagé correctement sur les réseaux sociaux. Mettez régulièrement à jour votre blog en créant de nouveaux articles suscitant leur curiosité, cela donnera une image dynamique de vous à votre lecteur.

Enfin, faites la promotion de votre blog :

  • par e-mail
  • par guest posting, proposez à une autre entreprise de publier vos articles
  • grâce aux eBooks
  • évidemment en partageant sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook, twitter, google +, Youtube,…

5. Comprendre davantage les besoins de vos clients

En ce début d’année 2018, il faut que vous réfléchissiez à de nouvelles manières de surprendre vos clients. Au lieu de vous atteler directement à votre petite routine, prenez du recul et consacrez quelque temps avec votre équipe pour émerveiller votre clientèle dans le but de l’attirer et de la fidéliser.

  • Faites-vous connaître en restant à l’affût en permanence
  • Développer une nouvelle clientèle en étoffant votre réseau
  • Impliquez-vous bénévolement
  • Positionnez-vous comme expert et communiquez
  • Renouvelez et diversifiez votre offre de services

Voilà, vous savez désormais comment réussir en affaires cette nouvelle année grâce à 5 techniques infaillibles. Mais, n’oubliez pas que pour devenir le meilleur, il faut choisir les meilleurs outils ! Découvrez tout de suite pourquoi vous devriez Kiwili pour la gestion de votre entreprise ! 

Retrouvez tous nos articles sur le blog de Kiwili.

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