Vous êtes entrepreneurs et vous vous sentez souvent submergés par tous les documents administratifscomptables et autres ? Malheureusement, vous devez en conserver certains, notamment en cas de contrôle des différentes administrations : inspection du travail, Ursaaf (en France), Revenu Québec, ou administration fiscale.
Kiwili vous dit tout sur les documents à conservercombien de temps et comment !

DOCUMENTS À CONSERVER

Au Canada :

Pendant au moins six ans:

  • Les déclarations de revenus au fédéral et au provincial
  • Les relevés de comptes bancaires

Pendant au moins trois ans :

  • Le bail et les avis de modifications du bail
  • Les factures d’électricité et de gaz
  • Les documents relatifs à la vente d’un terrain ou d’une maison

Pendant un an ou moins :

  • Les relevés de transaction bancaires
  • Les relevés de cartes de crédit : 2 ou 3 derniers mois
  • Les factures de télécommunication

Il est cependant conseillé de conserver en permanence : les contrats notariés, les registres de procès-verbaux, les registres d’actions, le journal général.
Retrouvez toutes les informations sur le site du gouvernement canadien.

En France :

Pendant au moins dix ans:

  • Le livre et le registre comptable
  • Les bons de commande, les bons de livraison
  • Les factures des fournisseurs et des clients
  • Le compte annuel, bilan, compte de résultats

Pendant au moins trois ans :

  • Les impôts sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans
  • Les cotisations foncières des entreprises : 6 ans
  • Les taxes sur le chiffre d’affaires : 6 ans
  • Les contrats ou conventions : 5 ans
  • Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (marques, dessins) : 5 ans
  • Le dossier d’un avocat : 5 ans
  • Les bulletins de paie et le registre unique du personnel : 5 ans
  • Les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités du personnel : 5 ans
  • Le statut de l’entreprise : 5 ans
  • Les déclarations d’accident de travail : 5 ans
  • Police d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat

Pendant un an ou moins :

  • La comptabilisation des horaires des salariés, les heures d’astreintes et de compensation : 1 an

Retrouvez toutes les informations sur le site du service public.

COMMENT CONSERVER VOS DOCUMENTS

De manière générale, il est préférable de conserver les documents sous leur forme d’origine. Ainsi, en cas de contrôle, vos documents seront fiables. Si jamais vous ne présentez pas les documents qui vous sont demandés, vous risquez une amende ou un redressement.

Il va sans dire qu’il est conseillé de conserver ses documents dans des pochettes attitrées. Par exemple, vous pouvez avoir une pochette pour les documents fiscaux, une pochette pour les documents juridiques, etc. De plus, triez (régulièrement) les documents des plus anciens aux plus récents dans les pochettes respectives. Vous pouvez les conserver chez vous, sur votre lieu de travail ou sur tout autre lieu autorisé par Revenu Québec. En France, les documents doivent être stockés sur le territoire français ou dans un pays de l’union européenne. Une fois que les années de conservation sont passées, vous pouvez détruire les documents.

Enfin, pour plus de sécurité, vous pouvez faire une copie de ces documents et les conserver sur des supports électroniques. Nous vous conseillons de les conserver sur le même support pour vous y retrouver. Des outils très pratiques vous permettent de stocker et sauvegarder vos documents tels que Google Drive ou Dropbox.
N’hésitez pas non plus à multiplier les supports pour sauvegarder ces documents : une clé usb, les réseaux, le cloud, les disques durs externes, éventuellement sur des CDs ou encore simplement sur votre propre ordinateur.

Enfin, pensez à utiliser Kiwili ! Cet outil de gestion et comptabilité vous permet de sauvegarder toutes vos factures, devis, etc.

 


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