Entrepreneurs, travailleurs autonomes, travailleurs indépendants : vous n’êtes pas certains combien de temps conserver les papiers, factures et documents commerciaux ? La réponse à cette question dépend notamment de votre région et du type de document. Soyez certains d’être en règle en cas de contrôle des différentes administrations : inspection du travail, Ursaaf (en France), Revenu Québec, ou administration fiscale. Kiwili vous dit tout sur les papiers et documents importants à garder, la durée minimale de conservation et comment les stocker !

DURÉE DE CONSERVATION DES PAPIERS ET DOCUMENTS

Au Canada :

Pendant au moins six ans, vous devez garder :

  • Les déclarations de revenus au fédéral et au provincial
  • Les relevés de comptes bancaires

Pendant au moins trois ans, vous devez garder :

  • Le bail et les avis de modifications du bail
  • Les factures d’électricité et de gaz
  • Les documents relatifs à la vente d’un terrain ou d’une maison

Pendant un an ou moins, vous devez garder :

  • Les relevés de transaction bancaires
  • Les relevés de cartes de crédit : 2 ou 3 derniers mois
  • Les factures de télécommunication

Il est cependant conseillé de conserver ces documents en permanence : les contrats notariés, les registres de procès-verbaux, les registres d’actions, le journal général.
Retrouvez toutes les informations sur le site du gouvernement canadien.

En France :

Pendant au moins dix ans, vous devez garder :

  • Le livre et le registre comptable
  • Les bons de commande, les bons de livraison
  • Les factures des fournisseurs et des clients
  • Le compte annuel, bilan, compte de résultat

Pendant au moins trois ans, vous devez garder :

  • Les impôts sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans
  • Les cotisations foncières des entreprises : 6 ans
  • Les taxes sur le chiffre d’affaires : 6 ans
  • Les contrats ou conventions : 5 ans
  • Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (marques, dessins) : 5 ans
  • Le dossier d’un avocat : 5 ans
  • Les bulletins de paie et le registre unique du personnel : 5 ans
  • Les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités du personnel : 5 ans
  • Le statut de l’entreprise : 5 ans
  • Les déclarations d’accident de travail : 5 ans
  • Police d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat

Pendant un an ou moins, vous devez garder :

  • La comptabilisation des horaires des salariés, les heures d’astreintes et de compensation : 1 an

Retrouvez toutes les informations sur le site du service public.

COMMENT CONSERVER LES PAPIERS ET DOCUMENTS

De manière générale, il est préférable de conserver les documents et justificatifs sous leur forme d’origine. Ainsi, en cas de contrôle, vos documents seront fiables. Si jamais vous ne présentez pas les documents qui vous sont demandés, vous risquez une amende ou un redressement.

Il va sans dire qu’il est conseillé de conserver ses documents dans des pochettes attitrées. Par exemple, vous pouvez avoir une pochette pour les documents fiscaux, une pochette pour les documents juridiques, etc. De plus, triez (régulièrement) les documents des plus anciens aux plus récents dans les pochettes respectives. Vous pouvez les conserver chez vous, sur votre lieu de travail ou sur tout autre lieu autorisé par Revenu Québec. En France, les documents doivent être stockés sur le territoire français ou dans un pays de l’Union européenne. Une fois que les années de conservation sont passées, vous pouvez détruire les documents.

Enfin, pour plus de sécurité, vous pouvez faire une copie de ces documents et les conserver sur des supports électroniques. Nous vous conseillons de les conserver sur le même support pour vous y retrouver. Des outils très pratiques vous permettent de stocker et sauvegarder vos documents tels que Kiwili, Google Drive ou Dropbox.

N’hésitez pas non plus à multiplier les supports pour sauvegarder ces documents : une clé usb, les réseaux, le cloud, les disques durs externes ou encore simplement sur votre propre ordinateur.

Enfin, pensez à utiliser Kiwilila meilleure plateforme pour entrepreneurs,vous aidera aussi à gérer votre entreprise, faire votre comptabilité, envoyer et sauvegarder toutes vos factures, devis, etc. Vous n’êtes toujours pas convaincu que Kiwili est le logiciel qu’il vous faut ? Découvrez tout de suite pourquoi vous devriez choisir Kiwili pour la gestion de votre entreprise.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !