La gestion des frais professionnels en entreprise est importante. Kiwili est un outil indispensable pour vous aider à organiser, sauvegarder et analyser les dépenses de votre entreprise. Dans ce tutoriel nous allons vous expliquer spécifiquement comment gérer les indemnités kilométriques de vos employés dans Kiwili. Pour savoir comment gérer vos dépenses dans la globalité vous pouvez retrouver notre tutoriel général ici.

Doit-on regrouper les frais kilométriques ou les créer individuellement ?

Pour faciliter la gestion, nous serions tentés de dire qu’il est beaucoup plus simple de regrouper tous les frais kilométriques du mois sur une seule et même dépense. Vous pouvez en effet utiliser cette technique. De cette manière vous aurez une dépense par employé et par mois qui englobe l’ensemble de leurs trajets professionnels.

Gestion des frais kilométrique de l'entreprise - Dépenses groupées

Par contre, si vous souhaitez associer les kilomètres parcourus à un projet afin d’avoir une visibilité réaliste du coût de votre projet ou si vous souhaitez refacturer cette dépense à votre client, vous devez dans ce cas créer des dépenses séparées.

Comment enregistrer une dépense de frais kilométriques ?

Dans Kiwili vous avez plusieurs solutions pour gérer vos frais kilométriques. Voici les solutions que nous vous proposons. À vous de choisir celle qui convient le mieux à votre manière de travailler.

1.Dupliquer un modèle de dépense pour frais kilométriques

La plus simple et accessible pour tous les forfaits, est que chacun des employés crée une dépense modèle avec le montant unitaire des frais kilométriques. Par la suite, il suffit de dupliquer la dépense et de modifier la quantité (nombre de kilomètres) pour chaque nouvelle dépense.

Gestion des frais kilométrique de l'entreprise - Dupliquer

2.Indiquer un prix dans votre poste de dépense « Frais de déplacement »

Vous pouvez créer un poste de dépense « Frais de déplacement » dans votre liste et indiquer un prix par défaut. Ainsi à chaque fois que vous allez sélectionner ce poste dans une dépense le prix sera indiqué directement. Il vous restera seulement à ajouter la quantité (le nombre de kilomètres).

Gestion des frais kilométrique de l'entreprise - Poste de dépense

3.Ajouter le poste de dépense « Frais kilométriques » au catalogue fournisseur

Cette alternative est disponible uniquement pour les personnes qui ont la fonctionnalité « Catalogue fournisseur » dans leur forfait.

Là aussi nous avons plusieurs solutions à vous proposer en fonction de votre manière de travailler. Si vous avez déjà un client Kiwili qui est votre propre entreprise pour tous les projets internes par exemple. Il vous suffit d’indiquer que c’est également un fournisseur.
Vous pouvez également créer une fiche fournisseur pour chacun de vos employés.

Gestion des frais kilométrique de l'entreprise - Fiche fournisseur

Ensuite dans la fiche fournisseur (entreprise interne ou employés) vous devez ajouter un catalogue fournisseur. Ici vous allez donc ajouter le poste de dépense « frais kilométriques » vous pourrez indiquer un montant. Ainsi à chaque fois que vous allez créer une dépense au nom de ce fournisseur, le poste de dépense aura déjà un prix par défaut. Il ne vous restera plus qu’à indiquer la quantité de kilomètres parcourus.

Si vous souhaitez utiliser notre fonctionnalité « encourue par » dédiée aux frais professionnels du personnel, nous vous conseillons d’utiliser votre entreprise interne comme fournisseur et d’utiliser ce champ pour indiquer quel employé a encouru la dépense (explication plus en détail juste en dessous).

Si vous utilisez l’employé comme fournisseur, vous devez créer une fiche fournisseur par employé. Cette technique vous permet d’indiquer des taux de frais kilométriques différents en fonction des collaborateurs.

Comment rembourser les indemnités kilométriques à vos salariés ?

À chaque fois qu’un de vos salariés fait une dépense pour l’entreprise qui va lui être remboursée, lorsqu’il crée sa dépense dans Kiwili il va indiquer « Encourue par ».

Gestion des frais kilométrique de l'entreprise - Encourue par

La personne en charge des remboursements de frais professionnels pourra ensuite avoir le détail des montants à donner grâce au rapport « Dépenses détaillées ». Vous pouvez utiliser le filtre de date et de membre de l’équipe pour affiner votre requête.

Gestion des indemnités kilométrique pour l'entreprise - Rapport Dépense

Voilà, vous connaissez tout sur la gestion des frais kilométriques avec Kiwili. N’hésitez pas à consulter l’ensemble de nos articles d’aide si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des dépenses dans sa globalité avec Kiwili.

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