En tant qu’entrepreneur de la construction ou du bâtiment, vous savez à quel point la gestion de vos devis, factures, bons de commande et dépenses peut être complexe. Cependant, il existe des solutions pour simplifier et optimiser ces processus. Dans cet article, nous vous présenterons l’importance d’utiliser un logiciel de facturation adapté aux besoins des PME de la construction. Découvrez comment vous pouvez gagner du temps, améliorer votre gestion administrative et suivre vos finances avec efficacité.
Personnalisation des documents de votre PME :
Comment personnaliser ses documents à l’image de son entreprise du bâtiment ? Dans l’onglet de « Configuration », puis «Modèle Global» vous avez la possibilité de personnaliser l’apparence de vos documents dans les trois langues (anglais-français-espagnol). Vous avez le choix d’appliquer une personnalisation différente en fonction des documents (devis, factures, bons de commande et dépense).
L’avantage ici, c’est que vous allez avoir le choix de la disposition, des couleurs ainsi que des informations que vous souhaitez afficher ou non. Pour finir, n’oubliez pas de télécharger le logo de votre entreprise de construction. Bravo, vous venez de terminer la 1re étape. Maintenant, vous allez pouvoir débuter et créer vos documents.
Simplifiez la création de devis dans le secteur de la construction
Lorsque vous êtes actif dans le secteur de la construction et du bâtiment, la création de devis précis et professionnels est essentielle pour remporter de nouveaux projets. Grâce au logiciel Kiwili et sa fonctionnalité «devis» spécialement conçu pour les PME de la construction, vous pouvez simplifier ce processus.
Le premier avantage est de pouvoir créer et suivre l’avancement des devis dans un seul et même logiciel. Le second avantage est que vous allez pouvoir convertir directement votre devis en projet. Cette fonctionnalité vous fait gagner énormément de temps. En effet, en un clic, votre devis se transforme en projet avec ces étapes, son budget et le temps prévu pour la réalisation.
Comment créer un devis dans le logiciel ?
Lors de la création du premier devis de votre entreprise de construction, vous allez renseigner des « services ». Cela peut être par exemple, des heures de main-d’œuvre, de la supervision de chantier, de l’excavation, de la rénovation, des fondations…
En plus vous avez la possibilité d’ajouter également des « produits ». Ces derniers peuvent être un permis de construire ou encore le détail du matériel de chantier.
Après avoir choisi le client de votre projet de chantier, ses informations se renseigneront automatiquement dans votre offre de service. La date et le numéro de devis s’ajoutent automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémente alors de +1 à chaque nouveau document).
Avec le devis vous pouvez joindre des documents comme le dossier commercial complet, vos contrats ou même vos plans de construction.
Une fois votre soumission pour un chantier de construction terminée, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à vos clients. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter avec leur signature en ligne. Une fois accepté, convertissez directement votre offre commerciale en un projet de construction.
Voici un devis de construction que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :
Gérez vos factures en toute simplicité avec un logiciel adapté
La gestion des factures est une tâche cruciale pour les entrepreneurs du bâtiment. Un logiciel de facturation adapté aux PME du secteur de la construction facilite ce processus en automatisant de nombreuses tâches. Vous pouvez générer et envoyer des factures rapidement, suivre les paiements, gérer les relances et accéder à un suivi clair de vos transactions financières. De plus, la personnalisation des factures avec votre logo et vos informations professionnelles renforce votre image de marque.
Avec le logiciel Kiwili, vous avez la possibilité de créer une facture de plusieurs manières :
Convertir une offre commerciale en plusieurs factures (acompte) :
La première manière, qui est la plus utilisée dans le domaine de la construction, est de convertir votre devis en plusieurs factures (acompte). Elles reprendront donc parfaitement les informations de ce dernier. Par la suite, vous pourrez la modifier comme bon vous semble. Lors de la conversion, vous aurez le choix du nombre de factures à créer ainsi que le % ou du montant pour chacune d’elles.
Importer une dépense (sous-traitant du bâtiment) ou du temps (heures de travail sur les chantiers) dans une facture :
La seconde manière est d’importer une dépense (sous-traitance, achat de matériel de chantier…) ou du temps (ce sont vos heures réellement travaillées) dans une facture vierge.
Importer une dépense dans une facture en tant que PME du domaine de la construction :
Une dépense pour la sous-traitance d’un service de carreleur, d’électricien, d’un soudeur ou l’achat de matière et outils, que vous allez ensuite facturer à votre client. Il vous suffira d’importer ces dépenses dans votre facture. Toutes les informations de la dépense seront reprises et restent modifiables au cas où vous souhaitez ajouter une marge ou des détails en plus.
Importer du temps dans une facture en tant que PME du bâtiment :
Si les heures de main-d’œuvre sont facturées à l’avancement. Il est possible de définir pour chaque utilisateur (ouvriers) Kiwili leur propre taux de facturation. Après avoir importé les heures dans votre facture, le tarif va s’adapter en fonction de votre méthode de facturation de votre projet.
La facturation progressive (à l’avancement) de vos projets de constructions :
La troisième est de produire une facture progressive. Vous aurez la possibilité de facturer vos services (main-d’œuvre, supervision de chantier, excavation, rénovation, fondations…) ou vos produits (dossier de de permis de construire ou le détail des matériaux) en fonction de l’avancement de votre projet.
Pour cette méthode de facturation, vous devez toujours partir de votre devis, car ce sont ces informations que vous pourrez ensuite facturer de manière progressive. Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur les fondations d’un bâtiment commercial et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.
Autres méthodes de facturation pour les PME du bâtiment et de la construction :
Avec Kiwili, vous pouvez appliquer la méthode principale de facturation d’un projet de construction : la conversion d’un devis en plusieurs factures (des acomptes de différents pourcentages puis le solde à la fin du chantier), sachez que 5 méthodes différentes sont disponibles.
Envoyer les factures en ligne grâce au logiciel de facturation :
La majorité des données de votre facture sont modifiables avant que votre client paie. Avec notre logiciel, vous avez 4 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée — partiellement payée.
Lors de l’envoi de votre facture, vous pouvez joindre vos factures de sous-traitants par exemple. Vous pouvez choisir ensuite de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.
Si votre entreprise de construction travaille avec des clients ou fournisseurs à l’international, il est possible de modifier la devise (presque toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic.
Votre client a accès à sa facture en ligne. Vous pourrez ensuite, ajouter les paiements manuellement sur votre facture.
Voici un modèle de facture de construction que vous pouvez créer avec Kiwili :
Suivez vos dépenses et gérez vos bons de commande efficacement
Dans le domaine de la construction, le suivi des dépenses et la gestion des bons de commande sont essentiels pour contrôler vos coûts et maintenir la rentabilité de vos projets. Un logiciel de facturation et de gestion des dépenses vous permet de suivre toutes vos dépenses, de les catégoriser, de les associer aux projets correspondants et de générer des rapports détaillés. De plus, vous pouvez gérer vos bons de commande, suivre les livraisons et éviter les dépenses imprévues.
Créer une dépense en ligne pour une entreprise de construction
Pour commencer, vous devez savoir que chez Kiwili, nous désignons par Fournisseur toute personne ou établissement qui fournit à votre entreprise certaines marchandises (produits ou services). Cela peut être aussi bien un sous-traitant comme un maçon, qu’une location de salle de réunion dans lequel vous conviez vos clients pour un rendez-vous ou encore le magasin dans lequel vous achetez nos matériaux de construction. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.
Concernant la création d’une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous voulez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo d’un ticket, la facture du fournisseur, les références du type de ciment, les conditions de réalisation de la pose du carrelage ou tout autre document que vous jugez utile.
Vous pouvez ensuite entrer le nombre et les modes de paiement que vous souhaitez pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être facturée à un de vos clients, comme pour l’appel à un électricien, il vous suffit de la convertir en facture (comme vu précédemment).
Voici un exemple de dépense pour une entreprise de construction créée avec Kiwili :
PME du bâtiment passez vos commandes auprès de vos fournisseurs :
En plus de gérer vos devis, factures et dépenses, vous pouvez dans le même logiciel créer et envoyer des bons de commande à vos fournisseurs. Pour cela rien de plus simple, créer vos bons de commande en fonction a des catalogues produits de vos fournisseurs. Une fois votre commande passée vous pouvez la convertir en un seul clic en dépense. L’avantage c’est que les stocks de votre PME du bâtiment et de la construction vont se mettre à jour automatiquement.
En résumé, pour les PME de la construction et du bâtiment, l’utilisation d’un logiciel de facturation et de devis adapté est un véritable atout pour simplifier la gestion financière, optimiser les processus et suivre les projets de manière efficace. Kiwili est une solution complète qui répond aux besoins spécifiques des entrepreneurs de la construction. Avec ses fonctionnalités intuitives, vous pouvez créer des devis professionnels, gérer vos factures, suivre vos dépenses et bien plus encore. Simplifiez votre gestion et concentrez-vous sur le développement de votre activité avec Kiwili.
Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux entrepreneurs du domaine de la construction, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Créer et gérer un projet de chantier en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Gérer vos heures de travail en ligne en tant qu’entrepreneur du domaine de la construction avec Kiwili
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre entreprise de construction grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !