Besoin d’établir et gérer des banques d’heures pour vos collaborateurs ? Kiwili vous aide dans votre gestion du temps. Voici quelques astuces pour utiliser au mieux cette fonctionnalité. 

 

Vous trouverez la fonctionnalité “Banque d’heures” dans les fiches utilisateurs de votre compte Kiwili. 

 

 

Tout d’abord, vous devez remplir les horaires de l’utilisateur dans la section “Horaires” de la fiche utilisateur afin que les banques d’heures soient bien prises en compte. En ajoutant l’horaire de l’utilisateur, il sera possible de différencier les heures normales des heures supplémentaires lors de l’utilisation de banques d’heures. Cliquez simplement sur “Ajouter un nouvel horaire” et entrez les horaires de la semaine. 

 

 

 

Ensuite, sous l’onglet “Banque d’heures”, vous pourrez ajouter ou supprimer des banques d’heures associées à un utilisateur. 

 

 

Lors de l’ajout, vous pouvez entrer plusieurs informations concernant la banque d’heures à ajouter. 

 

  • “A partir du” : définit la date de début de la banque d’heures
  • “Solde à l’ouverture” : définit le nombre d’heures déjà effectuées par l’utilisateur à l’ouverture de la banque d’heure.
  • “Limite du solde hebdomadaire” : définit le nombre d’heures maximales autorisées par l’employeur à effectuer par semaine. La saisie de temps n’est pas bloquée pour l’utilisateur. 
  • “Limite du solde” : définit le nombre maximal d’heures à effectuer dont la banque dispose. La saisie de temps n’est pas bloquée pour l’utilisateur. 

 

 

La fonctionnalité banque d’heure va de pair avec le rapport “Solde des heures travaillées et des banques d’heures”. Grâce à ce rapport, vous pourrez visualiser toutes les heures travaillées par semaine pour chaque utilisateur et y voir les heures supplémentaires effectuées par chaque utilisateur ainsi que les dépassements qui ont eu lieu 

 

 

Il y a deux cas de figures dans la gestion des banques d’heures lorsque l’utilisateur dépasse sa limite hebdomadaire :

 

  • Les heures supplémentaires sont reportées sur les prochaines semaines
  • Les heures supplémentaires sont payées 

 

Comment appliquer les deux cas dans Kiwili ? 

 

Dans le premier cas de figure, Kiwili reporte automatiquement les heures. Par exemple, sur une banque d’heures de 35h, si l’utilisateur effectue 37h, les 2 h supplémentaires seront reportées à la semaine d’après lui permettant d’effectuer seulement 33h pour compléter sa banque. 

 

Dans le deuxième cas, si vous désirez payer les heures supplémentaires, il vous suffit d’ajouter une nouvelle banque d’heures du nombre d’heures supplémentaires effectuées sur la semaine en question. Elles ne seront donc pas reportées sur la semaine suivante. 

 

Par exemple, pour 37h travaillées sur 35h, vous pouvez donc créer une banque d’heure de 2h avec une limite de solde de 2h sur la semaine en question. 

 

 

 

Pour toutes autres questions relatives à la fonctionnalité des banques d’heures de Kiwili, n’hésitez pas à contacter notre équipe sur le support en ligne ! Nous serons heureux de vous aider 🙂