Recourir à un logiciel de gestion de projet pour une entreprise de la construction va vous donner l’occasion de piloter vos projets, d’en déterminer les étapes, de répartir les tâches entre les différents employés de la construction, de suivre l’avancement de vos projets et surtout d’analyser leur rentabilité.

Comment gérer un projet de construction en ligne avec Kiwili ?

Après avoir créé votre projet (explication en détail plus bas), vous allez pouvoir suivre son évolution en temps réel. L’onglet indicateurs du projet vous permet d’observer un graphique avec les indicateurs principaux : montant des Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire des employés de la construction et la Marge ( Factures – Dépenses – Salaires = Marge).

Architectes Logiciel Gestion de Projet - Indicateurs - Rapports

Kiwili vous propose les rapports suivants : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés en lien avec vos projets, dans la section « Rapports » Kiwili.
Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé sur votre projet et sur les différentes étapes.
Architectes Logiciel Gestion de Projet - Indicateurs - Taches et Etapes

Comment créer un projet de construction en ligne avec Kiwili ?

Pour commencer la création de votre projet de construction, vous avez deux possibilités: si vos projets ont plus ou moins toujours la même structure (Étapes et Tâches), nous vous recommandons de créer un Template/Modèle de projet que vous pourrez dupliquer à chaque nouveau mandat. Cela vous permettra de gagner en efficacité puisque vous aurez simplement à sélectionner un client au moment de la duplication. Sinon, convertissez votre devis en projet, afin que chaque ligne de votre devis se transforme en étape, et donc en banque d’heure.

Créer un projet de construction avec le logiciel de gestion Kiwili

Lorsque vous allez créer votre projet de chantier, vous allez choisir différentes informations :

  • Le nom du projet, Ex : Construction d’un projet immobilier
  • Le code du projet, par exemple pour vos projets de construction commerciaux CO+Numéro et pour ceux immobilier IM+Numéro.
  • Lier le client, Ex : Nom du client 1 du projet de chantier
  • Le contact client principal du projet de construction
  • Une brève description de votre projet, Ex : Construction d’un complexe immobilier pour 4 bâtiments de 6 étages dans le quartier.
  • La méthode de facturation : Montant forfaitaire par exemple (5 différentes disponibles)
  • Le chef de chantier (un user de votre Kiwili)
  • Sélectionner les services qui seront utilisés dans votre projet, comme par exemple : Analyse, RDV client, Travaux, Émission de documents …
  • Les collaborateurs de l’entreprise de construction qui vont participer au projet
  • Un accès à l’espace client pour que ce dernier puisse collaborer avec vous sur ce chantier (Disponible uniquement sur le forfait Entreprises).

Construction - Logiciel Gestion de projet - General

Une fois que vous avez configuré les données d’entrée de votre projet, nous allons regarder les étapes.

Gestion des étapes de votre projet de construction avec Kiwili

Construction - Logiciel Gestion de projet - Indicateurs Temps Taches Etapes

Avec Kiwili vous pouvez organiser votre projet en différentes “Étapes”. Tout d’abord, établissez la liste des étapes que vous devez réaliser pour votre projet de construction comme par exemple : Avant-projet, études de faisabilité, définition du projet, plans et devis, travaux, livraison de l’ouvrage, exploitation de l’immeuble….
Construction - Logiciel Gestion de projet - Etapes

Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.

Informations générales de l’étape d’un projet de construction

  • Le nom de l’étape (déjà ajouté précédemment)
  • Le client du projet (déjà renseigné lorsque vous avez lié votre projet à votre client)
  • Associé au devis, vous avez la possibilité de sélectionner un devis du projet pour le lier à cette étape-ci, ou à l’inverse lorsque vous allez convertir un devis en projet/étapes, le lien vers le devis sera ajouté automatiquement dans l’étape.
  • Service par défaut, c’est le service qui sera proposé en premier lors d’une entrée de temps liée à cette étape, par exemple pour l’étape : étude de faisabilité le service par défaut peut être « Analyse ».
  • Date de début et de fin, si vous ajoutez des dates à vos étapes elles seront ensuite organisées de manière chronologique.
  • Heures, le nombre d’heures travaillées pour cette étape va se mettre à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des employés de votre entreprise de construction.
  • Temps prévu, c’est le temps que vous estimez que vos ouvriers vont mettre pour réaliser cette étape, c’est à vous de l’ajuster manuellement (ce sont des chiffres à titre indicatif, si les collaborateurs du chantier passent plus de temps dessus les entrées de temps sont toujours possibles).
  • Avancement estimé, c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
  • Avancement réel, c’est à vous de l’ajuster manuellement, car il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
  • Description, c’est une description de votre étape
  • Administrateur, vous pouvez sélectionner des administrateurs différents du projet, pour chacune de vos étapes.
  • Usagers du projet, vous pouvez cocher les employés du chantier qui sont assignés à cette étape du projet de construction.
  • Étape prérequise, vous pouvez cocher si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci. Prenons par exemple, les étapes « Plans et devis » et « Travaux ». L’étape « Plans et devis » doit être terminée, pour pouvoir entamer l’étape « Travaux ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet de construction.
  • Terminée, vous pouvez cocher la case pour clôturer l’étape. Une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’ entrées de temps pour cette étape.

Construction - Logiciel Gestion de projet - Etapes - Generales

Discussion interne dans l’étape d’un projet de construction.

La partie « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents employés de l’entreprise de construction d’échanger ensemble et de garder une trace des commentaires avec l’heure et la date.
Construction - Logiciel Gestion de projet - Etapes - Discussion

Nous aborderons le thème des tâches un peu plus bas. Vous avez la possibilité d’ajouter des tâches qui font partie spécifiquement d’une étape. Concernant la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / collaborateur de la construction, et ainsi savoir si un collaborateur à de la disponibilité ou non pour être affecté sur un nouveau chantier.

Optimisation des tâches d’un projet de construction avec le logiciel de gestion Kiwili

Construction - Logiciel Gestion de projet - Etapes - Tâches

Vous avez la possibilité d’organiser vos tâches (modélisation, budget, plan de financement, mode de réalisation des travaux, scénario et échéancier des travaux, programme de construction, analyse de la valeur ….. ) en fonction des différentes étapes ou alors de les ajouter directement au projet de construction global. Comme pour l’étape vous retrouvez des informations dédiées à la tâche. Vous pouvez également discuter avec les autres employés du chantier sur cette tâche en particulier, ajouter du temps et des fichiers.
Construction - Logiciel Gestion de projet - tâches

Chaque collaborateur de l’entreprise de construction peut choisir d’assigner des tâches à une autre personne, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.
Construction - Logiciel Gestion de projet - Tâches - Tableau

Construction - Logiciel Gestion de projet - Tâches - Liste

Construction - Logiciel Gestion de projet - Tâches - Calendrier

Gestion du temps de travail des employées de l’entreprise de construction dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili

Toutes les informations liées aux entrées de temps de votre projet seront regroupées dans l’onglet « Temps » de votre projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’une entreprise de la construction.
Construction - Logiciel Gestion de projet - Heures

Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet de construction avec le logiciel de gestion Kiwili

Dans l’onglet « Devis » de votre projet de construction :

Vous allez retrouver tous les devis qui sont liés à votre projet. Pour lier un devis à un projet, vous avez 3 solutions :

  • Convertir directement un devis en projet. Toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous avez la possibilité de convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches. En général c’est la conversion projet/étapes qui est sélectionnée par les équipes de la construction.
  • Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis
  • Ajouter les devis qui ont le même client qui sont suggérés dans la partie « devis » de votre projet.

Construction - Logiciel Gestion de projet - Devis

Pour avoir plus d’informations sur la création de devis par une entreprise du domaine de la construction vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Factures » de votre projet de construction :

Vous retrouverez également la liste de vos factures liées à votre projet sur le même concept que les devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation progressive (actuellement uniquement depuis la conversion d’un devis en projet).
Pour avoir plus d’informations sur la gestion des factures par une entreprise de la construction vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Dépenses » de votre projet de construction :

Comme pour vos devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet de construction. Vous avez également la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.
Pour avoir plus d’informations sur la gestion des dépenses d’une entreprise du domaine de la construction, vous pouvez consulter notre article.

Dans l’onglet « Bon de commande » de votre projet de construction :

Comme pour les factures, devis et dépenses, si vous utilisez la fonctionnalité bons de commande. Vous retrouverez ici tous les bons de commande de matériaux par exemple, liés à votre projet.

Gestion des avances de votre client pour un projet de construction

Dépendamment de la méthode de facturation que vous choisissez, il vous est possible de demander une avance à votre client et de l’ajouter dans votre suivi de projet de construction ici. L’avance s’ajoute automatiquement dans le « Crédit » de la fiche de votre client. Ensuite, vous pouvez utiliser cette avance pour payer une des factures de votre client liées à ce projet, quand vous le souhaitez.
Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.

Suivi de l’avancement de votre projet avec vos employés de chantier de construction

Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Par la suite les collaborateurs du projet de construction pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.
La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour les plans Pro et Entreprise.
Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet de construction. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté au domaine de la construction, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !