Que l’on vienne de démarrer en affaires ou que l’on soit déjà lancé, il est primordial de trouver les bons outils de travail afin d’être le plus efficace possible. Beaucoup ont pour premier réflexe d’utiliser leurs logiciels habituels, tels que Word ou Excel. Mais ce n’est bien souvent ni le plus pratique, ni le plus simple, ni le plus efficace. Il vaut mieux utiliser des logiciels de gestion spécialisés. En effet, ces derniers présentent de nombreux avantages pour les travailleurs autonomes, petites entreprises et PME. Ils leur permettent notamment de gagner du temps et d’optimiser la gestion d’entreprise. Découvrez tous les avantages des logiciels de gestion ainsi que leurs différentes fonctionnalités dans cet article.  

 

Les avantages d’un logiciel de gestion intégré

Gain de temps

Le premier avantage d’un logiciel de gestion est qu’il permet à l’entreprise de gagner du temps. En effet, faire votre gestion d’entreprise (comptabilité, envoi de factures, suivi des dépenses, gestion des données clients, etc.) est bien plus facile et rapide, si tous ces outils sont rassemblés au même endroit. De plus, vous économiserez du temps, vous n’aurez plus à rentrer les mêmes données dans plusieurs logiciels. Ceci peut non seulement être très énergivore, mais aussi très chronophage.

 

Sécurité des données

Utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permet de stocker vos données d’entreprise dans un endroit sécuritaire et percevoir des paiements en toute quiétude. Certains logiciels de gestion permettent aussi d’ajouter des documents professionnels dans un espace en ligne. Vous avez donc accès, grâce à ces logiciels, à des fonctionnalités qui vous permettent de conserver vos documents à l’abri, dans un espace sécurisé accessible à tout moment.

 

Documents professionnels

Plus besoin de passer des heures à faire vos propres modèles de devis sur Word ! Les logiciels de gestion commerciale vous offrent bien souvent de créer et envoyer des factures et devis professionnels. De plus, il n’est plus nécessaire de s’embêter à rédiger les mentions légales requises pour ce type de documents : elles sont déjà incluses ! Il ne vous reste plus qu’à ajouter votre logo, vos coordonnées et votre petite touche personnelle.

 

Travail d’équipe

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet, il peut être compliqué de s’organiser, et de se coordonner afin de mener à bien le projet dans les temps. Les logiciels de gestion sont alors d’une grande aide. En effet, les ERP sont des logiciels très complets qui répondent à la majorité des besoins liés à la gestion d’une entreprise, dont la gestion de projet. Ces logiciels permettent notamment d’attribuer des tâches à chacun, de suivre l’avancée des projets et partager avec ses collègues des documents relatifs aux projets. Le tout afin de faciliter le travail d’équipe.

 

Vue d’ensemble sur l’entreprise

Un autre avantage des logiciels de gestion intégrée est qu’il couvre une grande partie des champs d’activités de l’entreprise et permet donc d’avoir une vue d’ensemble stratégique sur l’entreprise. Il est donc très facile et très rapide de voir, en un coup d’oeil, si l’entreprise est en bonne santé. De plus, certains ERP proposent même des analyses plus poussées. Vous pourrez ainsi avoir accès à des analyses de vos ventes et de votre trésorerie. Ces analyses d’affaires peuvent vous aider à prendre des décisions commerciales et vous permettre d’orienter votre entreprise dans la bonne direction.

Fonctionnalités proposées dans un logiciel de gestion et leurs utilités

Les outils offerts dans les différents logiciels de gestion varient, mais nous pouvons généralement y retrouver ces fonctionnalités  

    • Comptabilité : La fonction comptabilité d’un logiciel de gestion vous permet de gérer vos revenus, et vos dépenses. De plus, suivre sa trésorerie est également très pratique pour gérer ses liquidités.
    • Factures et devis: Avec un logiciel de gestion en ligne qui inclut des fonctionnalités de facturation, vous pouvez depuis votre ordinateur ou votre mobile, envoyer un devis ou une facture personnalisée à un client ou prospect.
    • Gestion de projet et de tâches: L’outil de gestion de projet permet de suivre l’avancement des projets grâce à des tableaux de bord, de le diviser en tâches, d’attribuer à ces dernières un ordre de priorité et une échéance et même d’y associer des documents.
    • Gestion du temps: Le temps c’est de l’argent et tous les entrepreneurs le savent ! Un logiciel de gestion peut vous aider à en gagner. Il vous permet de comptabiliser le temps passé par vous et vos collaborateurs sur chaque projet afin de facturer chaque minute de travail au client. Enfin, avec un outil de gestion du temps, vous pourrez analyser les heures passées sur chacun de vos projets, afin de réorganiser votre horaire et gagner en efficacité.
    • Gestion de la relation client: Un outil de CRM intégré directement dans votre logiciel de gestion, c’est pratique non ? Le CRM vous permet de rassembler toutes les informations relatives à vos contacts professionnels au même endroit. Certains logiciels CRM vous permettent même de garder contact avec vos clients, discuter et de collaborer avec eux sur un espace extranet dédié.
    • Gestion des stocks: Cette fonctionnalité est pratique pour les entreprises qui vendent des produits. Elle vous permet de gérer votre inventaire de produits et ajustez facilement les noms, les quantités et le prix de vos articles.
    • Rapports d’affaires: Grâce à des analyses détaillées de votre comptabilité, de vos projets et de l’organisation de votre temps, vous pourrez pointer vos point forts ainsi que les points à améliorer pour réajuster, si besoin, votre stratégie commerciale.

 

Comment bien choisir son logiciel de gestion ?

Il existe des dizaines de logiciels, il peut être compliqué de faire un choix. Cependant, avant même d’entamer sa quête du logiciel de gestion parfait, il vous faut déterminer de quelles fonctionnalités vous avez besoin. Ensuite, il faut prendre en compte la nature de votre activité qui peut aussi influencer votre choix. Si vous avez des collaborateurs, vous aurez sans doute besoin d’un logiciel qui vous permet de collaborer entre vous. Enfin, votre choix dépendra sûrement de votre budget, il s’agit de trouver le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins au meilleur prix.

S’il y en a un qui a bien compris les besoins des travailleurs autonomes, petites entreprises et PME en matière de logiciel de gestion, c’est bien M. Nadir Aboura. Président d’Onyris (une petite entreprise dans le domaine du développement web), il cherchait en 2007 un logiciel qui lui permettrait de gérer efficacement son entreprise, afin d’économiser du temps et réduire ses coûts. Comme il n’en trouva aucun qui répondait à ses critères et ses besoins, il créa avec son équipe de passionnés du web, le logiciel de gestion tout-en-un Kiwili.