Les factures et les devis ne sont pas seulement des documents administratifs : ils font aussi partie de l’image que votre entreprise transmet à ses clients. Logo, couleurs, informations affichées, conditions de paiement, langue ou encore disposition des éléments… une présentation cohérente permet de rendre vos documents plus professionnels et plus faciles à lire.
Dans Kiwili, la personnalisation ne se limite pas à l’ajout de votre logo. Le Modèle global permet de configurer l’apparence et le contenu de vos factures, devis, dépenses, bons de commande et autres documents.
Sommaire
- Où personnaliser vos documents dans Kiwili?
- Personnaliser les couleurs de vos factures et devis
- Positionner et ajuster votre logo
- Choisir les informations qui apparaissent sur vos documents
- Ajouter vos conditions, notes et informations de bas de page
- Créer des modèles dans plusieurs langues
- Personnaliser l'affichage en ligne et les PDF
- Autoriser la signature des documents en ligne
- Des documents professionnels et adaptés à votre entreprise
Où personnaliser vos documents dans Kiwili?
Pour commencer, rendez-vous dans Configuration > Modèle global.
Cette section permet de définir une présentation générale pour vos documents et de modifier ensuite différents modèles selon leur type et leur langue.
Vous pouvez notamment retrouver des modèles pour :
- les factures;
- les factures progressives ou à l’avancement;
- les dépenses;
- les devis;
- les bons de commande;
- les suivis de projet.
Plusieurs versions linguistiques sont disponibles selon le type de document, notamment en français, anglais et espagnol. La langue qui est choisie dans la fiche client, va déterminer quel modèle de document va être envoyé à votre client. Vous pouvez donc avoir un Kiwili en français, créer votre facture avec une interface francaise, et envoyer une facture avec un modèle anglasi à votre client anglophone.
L'objectif est simple : vous configurez votre présentation une fois, puis Kiwili reprend ces paramètres lorsque vous générez vos documents.
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Personnaliser les couleurs de vos factures et devis
Votre charte graphique peut être reprise directement dans vos documents. Depuis le Modèle global, vous pouvez notamment modifier :
- la couleur générale du texte;
- la couleur de fond des en-têtes;
- la couleur du texte des en-têtes.
Vous pouvez ainsi reprendre les couleurs de votre entreprise pour créer une continuité entre votre site Web, vos communications commerciales et vos documents de facturation.
Un conseil : privilégiez toujours des couleurs suffisamment contrastées. Une facture doit rester facile à lire, aussi bien à l'écran qu'une fois imprimée ou enregistrée en PDF. Kiwili permet de personnaliser les couleurs des en-têtes de différents documents, notamment les factures, devis, dépenses et bons de commande.
Positionner et ajuster votre logo
Le logo reste l'un des éléments les plus importants pour identifier immédiatement votre entreprise.
Dans le Modèle global, vous pouvez choisir sa disposition par rapport au titre du document et ajuster sa taille en pourcentage. Plusieurs présentations permettent, par exemple, de placer le logo à gauche ou à droite. Vous pouvez ainsi créer un en-tête plus épuré, mettre davantage votre logo en valeur ou simplement adapter le document à votre identité visuelle. Si vous n'avez pas encore ajouté votre logo dans Kiwili, consultez notre tutoriel dédié. Insérer votre logo dans une facture Kiwili
Vous pouvez ajuster la taille de votre logo. Attention si vous avez coché la case pour les enveloppes à fenêtres, il se peut que votre logo soit fortement réduit pour les PDF.
Choisir les informations qui apparaissent sur vos documents
Options de présentation des documents :
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'afficher les mêmes informations sur leurs factures ou leurs devis. Kiwili permet donc de choisir les éléments à afficher ou à masquer afin d'éviter les informations inutiles et d'obtenir un document plus clair.
Selon vos besoins, vous pouvez notamment afficher :
- votre numéro de téléphone;
- votre adresse courriel;
- le total des taxes sur les devis;
- le pourcentage des taxes sur les PDF et l'Espace client;
- vos numéros de taxes;
- le code ou le numéro associé au projet;
- la description du document.
L'emplacement de certaines informations peut également être ajusté. Par exemple, les numéros de taxes peuvent être placés à différents endroits du document.
Si vous utilisez Kiwili pour la gestion de projet, l'ajout du code du projet sur les documents peut être particulièrement pratique pour faciliter le classement et le suivi administratif. Découvrir la gestion de projet avec Kiwili
Personnaliser les colonnes des factures et devis
Vous pouvez également décider précisément quelles colonnes doivent apparaître dans le tableau contenant vos produits ou services. En cochant, ce sont des informations qui vont apparaitre pour votre client. Si vous décochez les cases, les informations vont apparaitre de votre coté pour créer les documents mais n'apparaitrons pas sur la facture du client.
Il est par exemple possible d'afficher ou de masquer :
- Services/Produits;
- Description;
- Prix;
- Quantité;
- taxes;
- escompte;
- montant.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour adapter vos documents à votre façon de facturer.
Une entreprise de services peut, par exemple, privilégier une description détaillée de la prestation et masquer certaines colonnes inutiles. À l'inverse, une entreprise vendant des produits peut souhaiter afficher clairement les quantités et les prix unitaires. Il est également possible que vous ayez besoin sur votre devis de mettre le montant des heures et le prix facturation horaire, mais que vous souhaiitez que votre prospect est accès uniquement au montant total de la ligne.
Ajouter vos conditions, notes et informations de bas de page
La personnalisation ne concerne pas uniquement l'aspect visuel. Vous pouvez également ajouter des informations propres à votre entreprise directement dans vos modèles, notamment :
Conditions et modalités
Ajoutez vos conditions de paiement ou toute information importante concernant la facture ou le devis. (attention, lorsque vous allez créer une nouvelle facture, il faut que le client soit sélectionné, afin que le logiciel puisse savoir le modèle de langue à appliquer, pour que les conditions et modalités s'affichent).
Par exemple : Le paiement de cette facture est entièrement exigible à la date d'échéance indiquée.
Note de fin de document
Cette zone permet d'ajouter un message complémentaire, des renseignements administratifs ou toute autre information que vous souhaitez retrouver automatiquement sur vos documents. Si vous avez de longues conditions et modalités, vous pouvez les inclure à cet endroit la.
Pied de page
Vous pouvez également personnaliser le bas de vos factures afin d'y intégrer une information récurrente. Sachez que le pied de page va se répéter sur l'ensemble des pages par exemple si vous avez une grande facture qui prend 2 pages, le pied de page sera présent sur la page 1 et 2.
Ces paramètres évitent de devoir ressaisir les mêmes textes à chaque création de document.
Créer des modèles dans plusieurs langues
Vous travaillez avec des clients internationaux? Vous n'êtes pas obligé d'utiliser exactement le même modèle pour tout le monde.
Kiwili propose plusieurs modèles selon le type de document et la langue. Vous pouvez par exemple configurer séparément une facture en français, en anglais ou en espagnol lorsque le modèle correspondant est disponible.
Cela permet d'adapter non seulement la langue du document, mais également certains textes comme :
- les conditions et modalités;
- les notes de fin;
- les pieds de page;
- le message associé au document.
Vous conservez ainsi une image professionnelle tout en adaptant vos communications à vos différents clients.
Cette personnalisation complète particulièrement bien les fonctionnalités de facturation multidevise et internationale proposées dans Kiwili. Pour découvrir les autres possibilités de facturation, consultez notre page dédiée. Découvrir le logiciel de facturation Kiwili
Personnaliser l'affichage en ligne et les PDF
Un même document peut être consulté en ligne ou téléchargé au format PDF. Kiwili permet donc d'ajuster plusieurs paramètres liés à ces présentations.
Vous pouvez notamment :
- afficher l'en-tête sur toutes les pages;
- présenter certaines propriétés du document sous forme de tableau;
- afficher la description sous les adresses;
- afficher un lien vers la facture, le devis ou le bon de commande en ligne dans le PDF;
- afficher les mentions TTC ou HT pour les montants;
- choisir le format du papier;
- adapter les PDF pour les enveloppes à fenêtre.
Vous pouvez ainsi créer un document adapté aussi bien à un envoi entièrement numérique qu'à une utilisation papier.
Autoriser la signature des documents en ligne
La personnalisation du Modèle global comprend également des paramètres liés aux interactions avec vos clients et fournisseurs.
Vous pouvez notamment autoriser :
- la signature des factures par le client;
- la signature des devis par le client;
- la signature des bons de commande par le fournisseur.
Pour les devis, cette option facilite notamment le processus d'acceptation : le client peut consulter son document en ligne puis l'accepter et le signer. Découvrir les fonctionnalités de l'Espace client Kiwili
Notez que si vous ne cochez pas cette case il y aura seulement la case "accepter" sans module de signature.
Des documents professionnels et adaptés à votre entreprise
Prendre quelques minutes pour configurer votre Modèle global permet ensuite de gagner du temps sur chaque facture, devis ou bon de commande créé.
L'objectif n'est pas de multiplier les éléments graphiques, mais de créer des documents simples, cohérents et immédiatement reconnaissables : votre logo, vos couleurs, uniquement les informations nécessaires et des conditions clairement présentées.
Une fois vos modèles configurés, ils deviennent une véritable extension de l'identité de votre entreprise.
Pour aller plus loin, retrouvez l'ensemble de nos tutoriels consacrés aux devis, à la facturation et aux autres fonctionnalités de Kiwili. Consulter le guide des tutoriels Kiwili.
Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise. Ce logiciel de gestion SaaS regroupe tous les outils essentiels : facturation, devis, comptabilité, gestion de projets et feuilles de temps. Accessible partout, Kiwili vous offre une solution centralisée et intuitive pour gérer efficacement toutes les activités de votre entreprise.