Gestion des journées maladie, fériés, congés et vacances avec Kiwili

Gestion des journées maladie, fériés, congés et vacances avec Kiwili

Vous souhaitez savoir comment bien entrer votre temps dans le logiciel Kiwili ? Plus particulièrement, vous souhaitez savoir comment ajouter vos congés maladies, vacances et jours fériés dans le module de temps ? Cet article vous indiquera comment bien gérer votre temps et celle de votre équipe.

Avant de commencer, assurez-vous si ce n’est pas déjà fait, de vous créer une fiche client au nom de votre entreprise à la section « Clients ».

Entrer les congés payés (vacances) dans Kiwili

Afin d’ajouter des heures de vacances payées, voici comment procéder :

  • Créez un service “Congés payés” et attribuez-lui le bon code comptable, selon votre charte de comptes (plan comptable)
  • Créez un projet “Congés payés” pour chaque employé (utilisateur Kiwili) avec votre entreprise comme client
  • Créez des étapes pour chaque année, avec les dates correspondantes à l’entente avec votre employé
  • Assignez l’employé individuellement au projet “Congés payés” et aux étapes créées
  • Lors d’un congé payé, l’employé entre systématiquement les heures dans Kiwili dans son projet “Congés payés” et à l’étape correspondant à l’année en cours

Entrer les congés maladie dans Kiwili

La procédure pour l’entrée de journées de maladie est similaire à la précédente. Voici comment entrer des heures/ jours de congés maladie :

  • Créez un service “Congés maladie” et attribuez-lui le bon code comptable, selon votre charte de comptes
  • Créez un projet “Congés maladie” pour chaque employé (utilisateur Kiwili) avec votre entreprise comme client
  • Créez des étapes pour chaque année, avec les dates correspondantes à l’entente avec votre employé
  • Assignez l’employé individuellement au projet “Congés maladie” et aux étapes créées
  • Lors d’un congé maladie, l’employé entre systématiquement les heures dans Kiwili dans son projet “Congés maladie” et à l’étape correspondant à l’année en cours

Entrer les jours fériés dans Kiwili

Dans le cas des jours fériés, ceci est la démarche à suivre dans Kiwili :

  • Créez un service “Jours fériés” et attribuez-lui le bon code comptable, selon votre charte de comptes
  • Créez un projet global “Jours fériés” avec votre entreprise comme client
  • Créez des étapes pour chaque année avec les dates correspondantes à la politique de l’entreprise
  • Assignez tous les employés au projet “Jours fériés” et aux étapes créées
  • Lors d’un jour férié auquel l’employé doit d’être rémunéré, celui-ci entre les heures dans Kiwili dans son projet “Jours fériés ” et à l’étape correspondant à l’année en cours

Entrer les congés non payés dans Kiwili

En ce qui a trait aux congés non payés par l’entreprise, l’employé devra simplement omettre l’entrée de temps dans Kiwili.

Ces procédures particulières pour vos différents types de congés : vacances payées, jours fériés et maladie feront en sorte que vous pourrez bien suivre, catégoriser et comptabiliser les heures par utilisateur. Utilisez le rapport “Heures travaillées” pour facilement visualiser les heures de vos employés pour une période donnée, par service et avec les projets correspondants.

Si vous démarrez avec Kiwili, nous vous invitons à découvrir notre tutoriel pour bien administrer votre temps.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !



Module comptable de Kiwili : Instructions fermeture d’année

Module comptable de Kiwili : Instructions fermeture d’année

Vous êtes inscrit au Module comptable avancé ? Suivez nos instructions pour apprendre comment faire votre fermeture d’année comptable dans Kiwili.

Avant de commencer un nouvel exercice, vous devez vous assurer d’avoir enregistré toutes les écritures comptables de l’exercice précédent. Une fois que c’est fait, vous pouvez procéder à la fermeture de votre année financière.

  • Rendez-vous à la section “Fermeture d’année et historique”.
  • Cliquez sur le bouton “Fermeture de l’année” puis entrez votre mot de passe pour procéder.

Notez que la date de fermeture d’année ne peut être modifiée, elle est déterminée par la date de début de comptabilité.

 

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Module comptable de Kiwili : Instructions conciliation bancaire

Module comptable de Kiwili : Instructions conciliation bancaire

Vous êtes inscrit au Module comptable avancé ? Suivez nos instructions pour apprendre comment faire votre conciliation bancaire dans Kiwili.

La conciliation (ou le rapprochement bancaire) est utile pour savoir si les mouvements de liquidités inscrites dans les livres de l’entreprise sont en adéquation avec les relevés bancaires.

Afin de faire votre conciliation bancaire dans Kiwili :

1) Rendez-vous à la section “Conciliation/ rapprochement bancaire” sous “Comptabilité”.

2) Cliquez sur “Importer un relevé bancaire” et sélectionnez le relevé au format OFX.

 

 3. Procédez à la conciliation bancaire.

Pour chaque transaction négative (prélèvement) procédez aux actions nécessaires à l’aide du menu déroulant sur la droite :

  • “Créer comme dépense” : applicable lorsque la ligne correspond à une dépense non créée dans Kiwili. Remplissez alors les champs requis (“Fournisseur”, “Taxes”, “Projet”, “Poste”, “Description”, “Moyen de paiement”) et enregistrez. Cette action créera dans Kiwili la dépense ainsi que le paiement, de même que l’entrée de journal associée.
  • “Ajouter comme paiement d’une dépense” : applicable lorsque la dépense a déjà été créée dans Kiwili, mais aucun paiement a été entré pour celle-ci. Sélectionnez dans le menu déroulant la dépense, entrez la description et le moyen de paiement, puis enregistrez. Cette action affectera le paiement à la dépense et créera l’entrée de journal associée.
  • “Concilier/rapprocher avec des paiements” : applicable si la dépense ainsi que le paiement ont déjà été entrés dans Kiwili. Cette action conciliera un ou plusieurs paiements.  Sélectionnez dans le menu déroulant le(s) paiement(s) de dépense(s). Cette action conciliera un ou plusieurs paiements.
  • “Ajouter comme entrée de journal” : applicable lorsque vous souhaitez créer une entrée de journal manuelle pour cette transaction. Dans la page Entrée de journal, ajoutez une ligne e entrez les champs requis (“Description”, “Code”, “Description”, “Débit” / “Crédit”), puis enregistrez et postez.
  • “Concilier/rapprocher avec une entrée de journal” : applicable lorsqu’une entrée de journal existe déjà pour cette ligne. Sélectionnez l’entrée de journal dans le menu déroulant, puis enregistrez. Cette action conciliera la ligne avec l’entrée de journal.
  • “Ignorer” : vous permet d’ignorer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.

Pour chaque transaction positive (versement) procédez aux actions nécessaires à l’aide du menu déroulant sur la droite :

  • “Ajouter comme paiement d’une facture” : sélectionnez dans le menu déroulant la facture associée, entrez la description et le moyen de paiement, puis enregistrez. Cette action affectera le paiement à la facture et créera l’entrée de journal associée.
  • “Concilier/rapprocher avec des paiements” : sélectionnez dans le menu déroulant le(s) paiement(s) de facture(s). Cette action conciliera un ou plusieurs paiements.
  • “Ajouter comme entrée de journal” : applicable lorsque vous souhaitez créer une entrée de journal manuelle pour cette transaction. Dans la page Entrée de journal, ajoutez une ligne et entrez les champs requis ( “Code”, “Description”, “Débit” / “Crédit”), puis enregistrez et postez.
  • “Concilier/rapprocher avec une entrée de journal” : applicable lorsqu’une entrée de journal existe déjà pour cette ligne. Sélectionnez l’entrée de journal dans le menu déroulant, puis enregistrez. Cette action conciliera la ligne avec l’entrée de journal.
  • “Ignorer” : vous permet d’ignorer la conciliation de cette ligne du relevé bancaire.

Apprenez maintenant comment générer des chèques et faire votre fermeture d’année.

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Module comptable de Kiwili : Instructions création de chèques fournisseurs

Module comptable de Kiwili : Instructions création de chèques fournisseurs

Vous êtes inscrit au Module comptable avancé ? Suivez nos instructions pour apprendre comment configurer et créer des chèques dans Kiwili.

Le module comptable de Kiwili vous permet de créer des chèques pour payer un fournisseur ou créer un chèque à partir d’une entrée de journal. Le système générera automatiquement une entrée de journal pour chaque chèque créé. Il ne vous restera plus qu’à le faire imprimer et l’expédier.

Configurer l’impression des chèques

1) Rendez-vous à la section “Configuration du modèle de chèque” sous “Configuration”.

2) Déplacer les éléments qui figurent sur le modèle de chèque, selon vos besoins et enregistrez.

3) Effectuez des tests d’impression avec des copies de chèques, afin de vous assurer que votre modèle de chèque est bien configuré.

Créer un chèque à un fournisseur

1) Rendez-vous à la section “Chèques”.

2) Cliquez sur le bouton “Nouveau chèque à un fournisseur”.

3) Sélectionnez un fournisseur dans le menu déroulant.

4) Cochez la dépense sur la droite.

5) Remplissez les champs “Date”, “Mode de paiement”, “Compte bancaire”, “Description” et “Numéro de chèque”.

6) Cliquez sur “Appliquer le paiement et imprimer le chèque”.

Créer un chèque à partir d’une entrée de journal

1) Cliquez sur le bouton “Nouveau chèque à partir d’une entrée de journal”.

2) Cliquez sur une entrée de journal.

3) Cliquez sur le bouton “Imprimer un chèque”

4) Renseignez tous les champs requis : “Numéro”, ‘à l’ordre de”, “Description”.

5) Cliquez sur le bouton “Imprimer”, puis “OK”.

Créer un chèque à partir d’un paiement

Il est possible de procéder au remboursement du paiement d’une facture client (faire un crédit) par chèque.

1) Rendez-vous à la section “Factures”.

2) Cliquez sur la facture payée que vous souhaitez rembourser.

3) À droite, cliquez sur “Paiements”.

4) À droite de la ligne du paiement, cliquez sur l’icône de poubelle pour supprimer le paiement et cliquez ensuite sur “OK”.

5) Un paiement négatif (crédit) a été appliqué, cliquez à gauche sur l’icône d’imprimante pour générer le chèque.

6) Apprenez maintenant comment faire la conciliation bancaire et fermer votre année financière.

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Module comptable de Kiwili : Instructions entrée de journal général

Module comptable de Kiwili : Instructions entrée de journal général

Vous êtes inscrit au Module comptable avancé ? Suivez nos instructions pour apprendre comment créer, modifier ou exporter les entrées du journal général dans Kiwili.

Une fois le module comptable configuré, les entrées de journal se feront automatiquement. Notez que vous pouvez également faire des écritures manuellement.

Ajouter une entrée de journal manuellement

Lors du début d’un exercice comptable, vous devrez saisir dans Kiwili une première entrée de journal manuellement correspondant à votre balance de vérification de l’exercice précédent (solde d’ouverture).

Vous pouvez également ajouter des entrées manuellement. Pour ce faire : 

1) Rendez-vous à l’onglet “Entrées de journal”.

2) Cliquez sur “Ajouter une entrée de journal”.

3) Entrez les champs “Description”, “Date”, “Code”, “Description”, “Débit” ou “Crédit”.

4) Répétez l’étape 3 pour la  deuxième entrée de journal, afin que vos entrées balancent.

5) Lorsque terminé, cliquez sur “Enregistrer”, qui sauvegardera votre entrée OU “Enregistrer et poster”, qui publiera votre entrée de journal.

Modifier une entrée de journal

Vous pouvez à tout moment modifier une entrée de journal qui a été enregistrée. Une fois l’entrée postée, elle ne peut plus être modifiée. Un renversement d’entrée sera donc nécessaire pour pouvoir procéder au changement d’une entrée de journal erronée.

Exporter les entrées de journal

1) Rendez-vous à l’onglet “Journal général” sous “Comptabilité”.

2) Sélectionnez les dates de votre choix.

3) Cliquez sur l’icône “Fichier PDF” pour télécharger les entrées au format PDF.

4) Cliquez sur l’icône “Export” pour télécharger les entrées au format xlsx.

 

Apprenez maintenant comment faire la conciliation bancairegénérer des chèques et fermer votre année financière.

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Module comptable de Kiwili : Procédure d’ouverture d’année comptable

Module comptable de Kiwili : Procédure d’ouverture d’année comptable

Vous êtes inscrit au Module comptable avancé ? Suivez nos étapes pour faire l’ouverture de votre année comptable en bonne et due forme avec Kiwili.

Étapes à suivre pour l’ouverture de votre année dans Kiwili

Vous faites pour la première fois votre comptabilité avec Kiwili? Suivez notre procédure d’ouverture.

1) Pour chacune des factures émise qui n’a pas été payée dans l’exercice précédent (compte à recevoir), créez une facture correspondante dans Kiwili, à la bonne date, si elle n’est pas déjà entrée dans le logiciel.

2) Pour chacune des dépenses qui n’a pas été payée dans l’exercice précédent  (compte à payer), créez une dépense correspondante dans Kiwili, si elle n’est pas déjà entrée dans le logiciel.

3) Fermez votre exercice financier précédent dans votre ancien système, si cela n’est pas déjà fait.

4) Sortez votre balance de vérification à la date de début de votre exercice (ex. le 1er janvier si votre année est du 1er janvier au 31 décembre).

5) Saisissez chaque compte de votre balance de vérification dans une entrée de journal.

Apprenez maintenant comment faire votre conciliation bancaire et générer des chèques.

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