Créer, organiser et suivre des tâches avec le logiciel de gestion de tâches de Kiwili est un excellent moyen pour bien gérer votre charge de travail quotidienne. Lisez ce qui suit pour découvrir comment utiliser la fonctionnalité de tâche dans Kiwili.

Comment créer une tâche dans le logiciel de gestion Kiwili ?

        • Rendez-vous à la section « Tâche » et cliquez sur « Ajouter une tâche ».

      Ajouter une tâche avec Kiwili logiciel de gestion en ligne

 

          • Entrez le sommaire (titre) de la tâche, ainsi que la description.
            Notez que dans le champ « Description », vous pouvez modifier la police de caractère. Il vous suffit d’insérer le mot que vous voulez mettre en forme entre ces symboles :

            • **gras**
            • __souligné__
            • | | italique | |
            • ~~barré~~
            • ++gros++
          • Indiquez une date de début et une échéance, si nécessaire.
          • Choisissez la date et l’heure à laquelle vous voulez recevoir un rappel par courriel pour cette tâche.
          • Indiquez le statut : à faire, en cours, terminé, en pause ou annulé.
          • Indiquez une priorité (le !!! étant le plus important).
          • Sélectionnez le client pour lequel vous effectuez la tâche. N’oubliez pas de bien configurer votre base de données clients, on vous dit tout ici !
          • Sélectionnez le projet, l’étape et le service associé à la tâche.
          • Assignez la tâche à un utilisateur ou à vous-même.
          • Indiquez l’administrateur.
          • Ajoutez des fichiers au besoin à l’aide de l’icône trombone.
          • Entrez le nombre d’heures estimées pour la réalisation de la tâche.
          • Indiquez le nombre d’heures que vous jugez nécessaire pour effectuer le travail restant au fur et à mesure de l’avancée de la tâche. Cette information est à modifier manuellement.
          • Notez que le travail effectué se met à jour automatiquement lorsque vous entrez du temps à partir de la tâche. Nous verrons plus bas, comment saisir du temps à partir d’une tâche.
          • N’oubliez pas d’enregistrer la tâche.

        Créer une tâche avec Kiwili logiciel de gestion en ligne

        Notez que vous pouvez consulter toutes vos tâches sous plusieurs formats.
        Liste :

        Afficher les tâches en mode liste avec Kiwili logiciel de gestion en ligne

        Tableau (kanban) : notez qu’en version tableau, il suffit de glisser la tâche d’une colonne à l’autre pour que le statut se mette automatiquement à jour. Par exemple de “en cours” à “terminé”.

        Afficher les tâches en mode Kaban avec Kiwili logiciel de gestion et de comptabilité

        Et calendrier : si vous renseignez bien les champs “date” et “heure” de vos tâches, la vue en mode calendrier peut aussi vous servir pour la gestion de rendez-vous !

        Afficher les tâches en mode calendrier avec Kiwili logiciel de gestion

        Selon vos droits d’accès (lien), vous pouvez aussi voir les tâches des autres membres de l’équipe. Pour cela, il suffit de décocher le filtre avec votre nom, comme ceci :

        Tâches de l'équipe avec le logiciel en ligne Kiwili

        Duplication des tâches

        Nous savons que vos minutes sont précieuses. Pour vous faire épargner davantage de temps, il est possible de dupliquer et modifier vos tâches en lot. Suivez ces étapes pour y parvenir :

          • Sous ‘Tâches’, cliquez sur le bouton ‘Liste’.
          • Cochez à droite les tâches à dupliquer ou modifier.

        Dupliquer des tâches avec le logiciel de gestion de temps en ligne Kiwili

          • Sous ‘Actions’, cliquez sur ‘Dupliquer’ ou ‘Édition en lot’.

        Dupliquer des tâches avec le logiciel en ligne Kiwili

          • Cochez les paramètres de duplication ou modification en lot qui s’appliquent (date de début, échange, notification, statut, priorité, client, service, travail restant, effectué et budgété, assigné à et administré par).
          • Cliquez sur dupliquer.

         

        Notez que lorsque vous dupliquez un projet, les tâches associées à ce projet sont également dupliquées. Pour en savoir plus sur la gestion de projet regarder notre tutoriel !.

         

        Entrer une nouvelle tâche rapidement, en tout temps

        Ajouter une nouvelle tâche à votre todo list arrive à n’importe quel moment : au téléphone avec un client, en plein travail sur un autre projet, lors d’une réunion ou encore à la maison. Afin de ne pas perdre de temps à ouvrir votre logiciel de gestion pour enregistrer votre nouvelle tâche, Kiwili a pensé à tout ! Il vous suffit de créer un raccourci pour la création d’une nouvelle tâche.
        Ou encore de créer une tâche par courriel !

        En 1 clic votre tâche est créée :

        • Rendez-vous à la section « Tâche » et cliquez sur « Ajouter une tâche ».
        • Afin de vous simplifier la vie dans le futur, ajoutez le lien de cette page dans les favoris de votre navigateur.

        Notifications par courrier électronique liées aux tâches

        Recevoir un message à chaque création de tâches, certains apprécient d’avoir une trace dans leur boîte mail alors que d’autres préfèrent ne rien recevoir. Kiwili vous laisse le choix de gérer vos alertes concernant la gestion de tâches.
        Pour accéder aux paramètres, rendez-vous dans votre espace utilisateur (votre nom en haut à droite).

        Kiwili logiciel en ligne de gestion et de comptabilité

        Puis, en bas de page, cochez ou décochez les cases liées aux notifications des tâches.

        Gérer ses alertes par courriers avec Kiwili, logiciel de gestion de temps

        Suivi et gestion des tâches avec le logiciel en ligne Kiwili

        Statut des tâches

        Pour une meilleure planification, vous pouvez modifier le statut de la tâche à tout moment. Ainsi, vous et votre équipe pouvez suivre l’avancement de la tâche simplement !

        Discussion de suivi 

        Lorsque vous êtes dans la tâche, cliquez sur l’onglet affichant une bulle de conversation pour entrer vos suivis et collaborez à plusieurs facilement.

        Suivi des tâches avec le logiciel en ligne Kiwili

        Entrer le temps passé sur une tâche avec le logiciel de gestion Kiwili>

        Toujours dans votre tâche, cliquez sur l’icône d’horloge afin d’entrer du temps directement dans la tâche.

        Entrée de temps avec Kiwili logiciel de gestion de temps en ligne

        Ici, sélectionnez “ajouter une entrée de temps”.
        Vous pouvez directement indiquer le nombre d’heures travaillées sans préciser la plage horaire, ou vous pouvez ajouter la plage horaire de travail et le logiciel calcule automatiquement le temps passé sur la tâche.
        Une fois vos champs complétés, ajouter l’entrée de temps.

        Entrée de temps avec Kiwili logiciel en ligne de gestion
        Vous pouvez retrouver cette entrée de temps dans l’onglet temps.
        Vous aimeriez mieux analyser et gérer votre temps ? Regardez notre tutoriel de gestion du temps !

        Pour allez plus loin dans la fonctionnalité « tâche », visionnez notre tutoriel pour savoir comment créer une tâche sur mobile avec Kiwili.

        Logo Kiwili

        Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !