La gestion des bons de commande fait partie intégrante du module d’achat en ligne de Kiwili. De la personnalisation, à la création et la gestion de l’extranet, cet article vous décrit étape par étape comment faire votre gestion des bons de commande fournisseur en ligne sur Kiwili en toute simplicité.

 

Bons de commande en ligne, personnalisez-les !

Étape ultime avant la création d’un bon de commande fournisseur : la personnalisation. Pour cela, allez dans configuration / modèle global, puis sélectionnez le modèle de bon de commande dans la liste déroulante. Trois modèles pour trois langues sont disponibles : français, anglais et espagnol. 

Vous pourrez ensuite modifier l’apparence de vos bons de commande, comme pour les factures / devis / dépenses, en changeant les couleurs, les textes ou encore les titres par exemple. Une fois que vous avez bien tout paramétré, n’oubliez pas d’enregistrer. 

Personnalisation bon de commande

 

Comment créer un bon de commande fournisseur en ligne ?

Il est temps de se lancer dans le vif du sujet, pour cela rendez vous dans la section “Commandes” de votre Kiwili. Cette fonctionnalité vous permet de créer et de gérer vos bons de commandes fournisseurs.

Pour créer un bon de commande, cliquez sur le bouton “Ajouter un bon de commande”. 

Création bon de commande en ligne kiwili

 

Complétez ensuite votre bon de commande en ajoutant les informations nécessaires. Sélectionnez le fournisseur souhaité, puis le contact fournisseur en cliquant sur “Vendeur”. Sélectionnez ensuite l’utilisateur qui recevra la commande en cliquant sur “Adressé à”. 

Vous pouvez aussi définir les dates de commande, d’expédition et de livraison au cours de votre commande pour un suivi optimal. 

Création bon de commande en ligne kiwili

Note : lorsque vous cliquez sur la case description, la liste des produits liés au poste de dépense et au catalogue du fournisseur s’affiche. Vous pouvez alors sélectionner le produit souhaité et ses informations s’ajoutent directement dans les champs. De plus, une alerte apparaît lorsque la quantité du produit n’atteint pas la quantité minimum à commander. 

Création bon de commande en ligne kiwili

 

Une fois votre bon de commande créé, plusieurs options s’offrent à vous :

  • L’envoyer directement à votre fournisseur en cliquant sur le bouton “Transmettre
  • Cliquer sur le bouton “Convertir en dépense” lorsque la transaction a été effectuée afin de créer une dépense avec les informations du bon de commande
  • L’exporter en bon de livraison au format PDF en cliquant sur le bouton “Bon de livraison”. Le bon de livraison vous permet de sortir un document sans le prix, utile pour indiquer la liste des produits en cours de livraison pour une vérification par exemple.

 

Le bon de commande dispose de plusieurs statuts, que vous pouvez modifier manuellement en cliquant sur le bouton “Statut : …”, ou automatiquement en effectuant vos diverses actions sur Kiwili. Les différents statuts sont : 

  • Brouillon : le bon de commande est en phase de création.
  • Transmis : le bon de commande a été envoyé au fournisseur.
  • Expédié : la commande a été expédiée.
  • Partiellement livré : seule une partie de la commande a été livrée.
  • Livré : toute la commande a bien été livrée.
  • Annulé : la commande a été annulée. 

Statut bon de commande en ligne kiwili

 

Bon de commande et la gestion de son extranet

L’extranet “Bon de commande », ou lien vers le bon de commande en ligne, est l’espace sur lequel le fournisseur pourra répondre au bon de commande que vous lui avez envoyé via Kiwili. 

A l’instar du lien de la facture ou du devis en ligne, l’extranet “Bon de commande” permet au fournisseur plusieurs choses. 

Gestion extranet bon de commande en ligne Kiwili

Tout d’abord, le fournisseur peut spécifier que la commande a été expédiée. En cliquant sur le bouton “Expédier”, une nouvelle fenêtre apparaît où il peut entrer les dates d’expédition et de livraison. Ainsi, le fournisseur a la possibilité de faire le suivi de la commande directement via Kiwili. Dès que le bouton “Expédier” est utilisé, vous êtes avisé par courriel et les informations de votre Kiwili sont automatiquement mises à jour.

Gestion extranet bon de commande en ligne Kiwili

De plus, le fournisseur peut télécharger le bon de commande en PDF ou en Bon de livraison. Le bon de livraison lui permet de sortir un document sans le prix, utile pour indiquer la liste des produits en cours de livraison pour une vérification par exemple. 

télécharger bon de commande en ligne kiwili

 

Comment gérer vos bons de commandes ?

Dans la section “Commandes” de votre Kiwili, vous trouverez le bouton “Gestion des bons de commandes”. Depuis cette interface, vous aurez la possibilité de créer des bons de commandes à partir des devis clients et du stock actuel, contenant des produits ayant un poste de dépense associé.

Attention, il est très important que les produits soient associés à un poste de dépense afin d’être pris en compte dans la gestion de vos bons de commande.

Par exemple, si un devis pour une commande de 500 pièces est accepté par votre client alors qu’il ne vous reste que 200 pièces en stocks, vous pourrez créer directement un bon de commande de 300 pièces depuis cette interface. 

Gestion bon de commande en ligne Kiwili

Plusieurs informations apparaissent alors sur les propositions de bons de commandes : 

  • Le numéro du devis en question
  • Les produits réservés lors des devis
  • Le fournisseur chez qui acheter l’article pour créer le bon de commande
  • La quantité de produits sur le devis
  • La date du devis 
  • La quantité disponible du produit dans l’inventaire (en stock)
  • La quantité minimum de stock que vous devez garder 
  • La quantité réservée par le client 

Si la quantité réservée par le client est supérieure à la quantité en inventaire, en prenant compte de la quantité minimum de stock, vous pouvez alors créer un bon de commande directement en sélectionnant le fournisseur, en cochant la case du produit, puis en cliquant sur le bouton “Créer les bons de commandes”. Vous pouvez donc créer un ou plusieurs bons de commandes à la fois.

Par exemple, le client accepte un devis de 500 pièces. Il vous reste 200 pièces en stock et le stock minimal du produit doit être de 100 pièces. Vous pouvez donc créer directement un bon de commande de 400 pièces. Vous aurez donc 600 pièces en stock, assez pour votre client (500) et il restera les 100 pièces de stock minimum dans votre inventaire.

exemple gestion de commande en ligne kiwili

Notez que lorsque vous sélectionnez le fournisseur, la liste de proposition vous montre tous les fournisseurs disponibles. Ceux ayant leur nom suivi d’un “ * ” sont des fournisseurs ayant le produit souhaité référencé dans le catalogue de leur fiche fournisseur. Ce sont donc ceux qui fournissent ce produit (cf la gestion des fournisseurs plus haut). 

gestion fournisseur bon de commande kiwili

 

Vous souhaitez en savoir davantage sur le module d’achat en ligne de Kiwili? Vous souhaitez apprendre à paramétrer vos fiches produits? À gérer vos stocks fournisseurs en ligne? Ou encore à générer vos rapport en ligne? N’hésitez pas à lire notre article sur le sujet!

Consultez notre article pour la création de bon de commande client que vous pouvez convertir directement depuis un devis.

Logo Kiwili

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !