C’est toujours délicat de relancer un client en cas de retard de paiement. Dans notre article portant sur les 5 conseils d’actions en cas de retard de paiement, nous vous indiquions comment réagir face à un client qui ne paie pas sa facture à temps. On vous mentionne notamment que la première des choses que vous pouvez faire est d’envoyer à votre client un courriel ou une lettre de relance. Mais la rédiger peut s’avérer un peu pénible, c’est pourquoi nous vous indiquons quelles informations faire figurer sur votre message et quelques conseils pour le rédiger. Enfin, nous vous présenterons des exemples de lettre et de courriel de relance et de mise en demeure.

Pour un premier message de relance, vous avez le choix: lettre ou courriel

Si vous décidez d’écrire une lettre

Sachez que si vous avez l’habitude de communiquer avec votre client par courriel, il pourrait percevoir cette lettre comme une démarche solennelle alors que son retard de paiement est peut-être dû à un simple oubli. La lettre peut être particulièrement adaptée si vous avez déjà rappelé à votre client que sa facture était arrivée à échéance par téléphone.   

Si vous décidez d’écrire un courriel

À l’inverse, le client risque de ne pas saisir la solennité et la gravité de ce retard de paiement. Dans ce cas, il faudra faire particulièrement attention à la formulation afin que celle-ci exprime votre mécontentement tout en restant courtoise.

Quelles informations doivent figurer dans votre message ?

Peu importe la forme de message que vous choisissez, certains éléments devront absolument apparaître :

  • le numéro de la facture
  • le montant dû
  • la date à laquelle le paiement aurait dû être versé
  • vos coordonnées (à la fin du message quand il s’agit d’un courriel, dans l’en-tête pour une lettre)

Quelques conseils de rédaction

  • Même si ce retard de paiement vous agace, essayez de ne pas le laisser transparaître. Adoptez un ton cordial, mais ferme afin de conserver une relation commerciale saine. N’oubliez pas non plus les formules de politesse.
  • Ce n’est que le premier message de relance alors ne mentionnez pas tout de suite des poursuites judiciaires.
  • Vous pouvez mettre en pièce jointe ladite facture non payée.
  • Optez pour un message court, allez droit au but.
  • Portez attention à la rédaction de l’objet de votre message : il doit être court, précis et mentionner les mots “retard”,”facture n°XXXX”, ou “relance”. Si le courriel ou la lettre abordent différents sujets, vous devez le mentionner dans l’objet.

Exemples de lettre et de courriel de relance

Exemple de courriel de relance

À: Courriel de votre destinataire
Objet : Retard de paiement de la fatcure n°XXXX
Bonjour M. ou Mme X,

À ce jour, vous n’avez toujours pas honoré le règlement de la facture n°XXXX, d’un montant X qui est arrivé à échéance le jj/mm/aaaa en paiement des prestations que j’ai effectuées pour vous.

Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part.

Pouvez-vous donc procéder à ce règlement dans les plus brefs délais ?

En vous en remerciant par avance,

Signature  

Exemple de lettre de relance

Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal / Villle
Numéro de téléphone

Nom de l’entreprise client
Adresse du client
A l’attention de M.X
Code postal / Ville
Le jj/mm/aaaa

Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX

Monsieur,

J’ai effectué pour vous (citez les prestations effectuées). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le jj/ mm /aaaa.

Cependant, à ce jour, je n’ai pas reçu le règlement de cette facture. Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part.

Je vous prierais de procéder à ce règlement dans les plus brefs délais.

Veuillez agréer, Monsieur X, à mes sentiments cordiaux et respectueux.

Nom de l’expéditeur
Signature


Il se peut que même après ce message, votre client n’acquitte toujours pas sa facture. Dans ce cas, vous pouvez lui téléphoner et attendre un délai raisonnable après cet appel. En dernier recours, vous pouvez lui adresser une lettre de mise en demeure avec accusé de réception.   

Exemple de lettre de mise en demeure :

Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal / Villle
Numéro de téléphone

Nom de l’entreprise client
Adresse du client 
À l’attention de M.X 
Code postal / Ville

 

Le jj/mm/aaaa

Objet :  Mise en demeure de règlement de la facture n°XXXXX

   

Monsieur,

J’ai effectué pour vous (citez les services effectués). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le (date d’échéance de la facture). Cependant, ce paiement n’ayant pas été effectué en temps et en heure, je me suis permis de vous faire parvenir une première lettre de relance le (date d’envoi de la première lettre de relance). Je vous ai aussi passé un appel téléphonique le (date de l’appel ) afin de vous rappeler à vos obligations.

Mais nous n’avons toujours pas, à ce jour, reçu le paiement de la facture n°XXXX

Nous vous rappelons que le montant de votre dette s’élève à X (montant de la facture initial + éventuelles pénalités de retard).

Or, ayant nous-mêmes à faire face à des engagements, il ne nous est plus possible d’attendre plus longtemps ce paiement.

À défaut de recevoir la somme due à nos bureaux, par chèque visé, à l’ordre de (votre nom), dans un délai de X jours à réception de la présente, nous n’aurons d’autre choix que d’entamer une poursuite judiciaire contre vous, sans autre avis ni délai.

Nous souhaitons vivement ne pas avoir besoin de recourir à une telle mesure.

Agréez, Madame, Monsieur, nos salutations.

Votre nom
Signature

Si toutes vos tentatives de relance restent lettre morte, il ne vous reste plus beaucoup d’options. On vous en dit plus sur les actions que vous pouvez entreprendre dans notre article Retard de paiement sur une facture client : 5 conseils d’actionsMalheureusement, les relations fournisseur-client ne sont pas toujours si simples, mais Kiwili peut vous aider à gérer votre relation client, car c’est aussi un logiciel CRM.