Mises à jour 2024 du logiciel de gestion d’entreprise en ligne

l’ERP complet Kiwili s’améliore chaque mois ! Des évolutions et options sont publiés souvent pour vous permettre d’utiliser ce Saas en ligne complet qui optimise encore plus votre gestion d’entreprise au quotidien.

Quelles sont les nouveautés du mois de juillet 2024 pour le logiciel de gestion Kiwili ?

Options supplémentaires lors de la duplication d’un projet :

Lorsque vous souhaitez dupliquer un projet vous allez avoir maintenant plusieurs nouvelles options :

• Tâches (actuellement)
• Budget (nouveau) *
• Heures allouées (nouveau) *
• Dépenses prévisionnelles (nouveau)
• Envoyer les notifications pour la création de tâche (actuellement)

* Accessible à certains forfaits seulement

Quelles sont les nouveautés du mois de juin 2024 pour l’ERP Kiwili ?

Catégorie de services, produits et poste de dépenses :

Vous avez la possibilité de créer des catégories, et d’organiser vos produits, services et postes de dépenses en fonction de ces catégories.

Pour paramétrer ces nouvelles catégories vous pouvez aller dans configuration puis produits ou services ou postes de dépenses, et cliquer sur le bouton “Catégories”.

Vous allez pouvoir créer votre nouvelle catégorie. La couleur va vous permettre de la repérer facilement dans les listes.

Par la suite, vous allez retourner dans votre liste et pouvoir attribuer une catégorie pour chacun de vos produits, services et postes de dépenses.

Une fois que vous avez affecté une catégorie à vos produits, services et postes de dépenses vous allez la voir apparaître dans le tableau.

Voici une vision dans une liste. Les services sont regroupés par catégorie.

Vous allez également retrouver vos catégories dans les différents rapports en lien avec des produits, services ou postes de dépenses.

Sous totaux dans le rapport de charge de travail :

Dans le rapport de charge de travail, vous avez maintenant un sous total par client et par projet.

Ajout du budget à l’export des projets depuis la liste des projets :

Lorsque vous exportez vos projets dans la liste des projets vous avez maintenant les informations en lien avec les budgets.

Ajout de la date de début et de fin de projet au rapport des coûts et revenus de projet :

Vous avez maintenant le choix d’afficher les colonnes date de début et date de fin de projet dans le rapport d’analyse revenu et coût des projets

Quelles sont les mises à jour du mois de mai 2024 pour le logiciel Kiwili ?

Affichage des montants de bons de commande hors taxes dans les indicateurs de la fiche de projet :

Dans les indicateurs de suivis de projet, vous avez maintenant pour la colonne bon de commande le montant hors taxes qui s’affiche lorsque vous passez le curseur dessus.

Affichage de la progression des coûts dans la fiche de projet :

Une nouvelle fonctionnalité de gestion de projet qui va vous permettre de suivre rapidement l’avancement des coûts de votre projet. Cela va vous permettre également de voir quand vous dépassez vos estimations de coût de réalisation d’un projet. Dans la partie “Indicateurs de projet” vous allez avoir en dessous des barres d’avancement du temps “heures”, de la facturation “Budget”, une nouvelle catégorie “Coût”.

• La barre “Salaires” : le montant prévisionnel est celui calculé en fonction des allocations de ressources que vous avez spécifié dans chacune des étapes du projet, multiplié par le taux salariale de chaque employé. Par la suite, à chaque fois qu’un utilisateur entre du temps de travail sur le projet la barre de progression va avancer.
• La barre “Dépenses” : le montant prévisionnel est la somme des toutes les dépenses prévisionnelles que vous avez ajoutées à votre projet. À chaque fois que vous allez créer et lier une dépense (réelle) à votre projet, la barre de progression va avancer.
• La barre “Coût” : Elle rassemble les montants prévisionnels des dépenses et salaires, ainsi que l’avancement du temps passé et des dépenses du projet.

Fonctionnalité disponible uniquement dans certains forfaits

Ajout d’informations dans le rapport des heures supplémentaires et banque d’heures :

Dans le rapport des heures supplémentaires et des banques d’heures vous avez une nouvelle colonne qui totalise le montant du salaire des heures régulières et des heures supplémentaires pour la période (semaine ou mois). Vous avez également tout en bas du rapport une ligne qui fait la somme de chacune des colonnes pour l’ensemble du personnel.

Authentification à 2 facteurs :

Kiwili vous offre encore plus de sécurité. Vous avez maintenant l’authentification à deux facteurs pour vous connecter à votre compte.

Pour l’activer vous devez aller dans votre profil utilisateur puis cliquez sur “Activer l’authentification à deux facteurs”.

Vous allez ensuite recevoir un code sur votre adresse mail (celle liée à votre compte). Il suffira d’ajouter ce code dans l’espace dédié.

Découvrez les nouveautés du mois de mars 2024 du SaaS Kiwili :

Export de l’onglet heure de la fiche de projet :

Vous avez maintenant la possibilité d’exporter les données qui se trouvent dans le tableau de l’onglet “Heures” de votre projet.

Bouton dans les projets pour les convertir en devis :

Fonctionnalité accessible à certains forfaits uniquement

Vous allez pouvoir maintenant convertir vos projets en devis en un clic. Pour plus d’informations, consultez notre tutoriel.

Recherche par projet dans les factures/devis/dépenses/bons de commande :

Vous avez maintenant le champ “Projet” pour la recherche dans les factures, devis, dépenses et bons de commande.

Ajout de champs aux factures récurrentes :

Lorsque vous allez créer une nouvelle facture récurrente, vous allez avoir les nouveaux champs :

• Bon de commande (pour indiquer un numéro de bon de commande),
• Occurrence (le nombre de fois que vous allez générer la facture, la date de fin va s’ajuster en conséquence, si vous ne souhaitez pas de fin il suffit de supprimer la date),
• Projet (pour sélectionner le projet qui est en lien avec la facture récurrente) ainsi que
  le vendeur (qui est en charge de ces factures).

Une fois créée, vous aurez la possibilité de la dupliquer. Cette fonctionnalité est utile si vous avez des factures récurrentes pour des clients différents. Tous les champs seront recopiés, vous pourrez par la suite l’affecter à un autre client.

Découvrez les nouveautés du mois de février 2024 de l’ERP Kiwili :

État des résultats ventilé par projet :

Dans votre rapport “État des résultats” vous avez maintenant une option pour ventiler par projet. Ainsi, chacun des comptes sera ventilé par projet.

 

Numéros sur les talons de chèques :

Dans la configuration du modèle de chèque, vous pouvez choisir d’afficher le numéro de chèque et de choisir également de l’afficher sur le talon 1 et/ou 2.

Par la suite (si vous avez coché les 3 options) lorsque vous allez imprimer vos chèques vous aurez le numéro de chèque en haut à droite ainsi qu’en haut à gauche de chaque talon.

 

Sélection de la date de valeur lors de la conciliation sans fichiers :

Lorsque vous faites votre conciliation bancaire avec la méthode sans fichier, vous avez maintenant une colonne date de valeur. Par défaut, dès que vous allez cocher la transaction c’est la date de paiement qui est dans Kiwili, mais vous pouvez la modifier manuellement.

Vous pouvez modifier la date par exemple dans le cas où vous faites un paiement, mais la date d’effet prise par la banque est différente.

 

Ajout de la date de la facture et du montant initial au rapport des comptes à recevoir :

Dans votre rapport de comptes à recevoir vous avez de nouvelles informations comme la date de la facture ainsi que le montant initial à payer.

 

Affichage des honoraires et des salaires en fonction de l’allocation dans la fiche de projet (niveau étape et projet) :

Dans votre tableau d’allocation de ressources vous allez avoir deux nouvelles colonnes :

Salaires alloués : il va correspondre au nombre d’heures que vous avez mis dans la colonne “heures allouées” multipliée par le salaire horaire que vous avez rempli dans la fiche utilisateur.

Honoraires alloués : il correspond au nombre d’heures présentes dans la colonne “heures allouées” multiplié par :

• le taux de facturation indiqué dans la fiche utilisateur (si vous avez sélectionné la méthode de facturation par personnel),
• le taux de facturation indiqué par utilisateur dans le projet (si vous avez sélectionné la méthode de facturation par personnel par projet),
• le taux de facturation du service qui est indiqué dans la liste de vos services (si vous avez sélectionné la méthode de facturation par service)
• le taux de facturation du projet (si vous avez sélectionné la méthode de facturation par projet).

Notez que si vous utilisez la méthode facturation “forfaitaire” la case sera à 0 car cela ne dépend pas du nombre d’heures que vous faites.

Vous allez retrouver ces informations dans la partie “charge de travail” de l’étape.

Vous allez les retrouver également dans la partie “charge de travail” du projet pour une vision générale.

Notez que lorsque le montant total des honoraires allouées dépasse le budget il va apparaître en rouge. Dans le cas où il est inférieur il sera en noir.

Recherche dans la liste des utilisateurs :

Vous avez maintenant une fonction recherche dans la partie “Utilisateurs”. Grâce à la loupe en haut à droite, vous pourrez rechercher un ou plusieurs utilisateurs en fonction d’un nom, un code utilisateur, une adresse mail, une profession, un numéro d’employé ou un numéro de téléphone.

Ajout de rapport au gestionnaire de projet :

Le droit d’accès “Gestionnaire de projet” donne maintenant accès à plusieurs rapports comme : revenu et coût de projet, compte à recevoir, compte à payer, état de compte.

Ajout du champ «Facturé À» dans les bons de commande :

Dans les bons de commande fournisseur vous avez maintenant un nouveau champ “Facturé à”. Vous pouvez donc avoir des contacts différents entre la personne à facturer et à envoyer.

 

Vous avez manqué certaines mises à jour de Kiwili ? Retrouvez les toutes dans nos articles par année :

• Mises à jour 2018
• Mises à jour 2019
• Mises à jour 2020
• Mises à jour 2021
• Mises à jour 2022
• Mises à jour 2023