Modèle de relance de facture en cas de retard de paiement, les conseils et bonnes pratiques

Vous avez créé une facture avec l’outil de facturation de Kiwili, mais celle-ci demeure sans réponse ? Il est toujours délicat de relancer un client en cas de retard de paiement. Dans notre article portant sur les 5 conseils d’actions en cas de retard de paiement, nous vous indiquons comment réagir face à un client qui ne paie pas sa facture à temps. Nous vous mentionnons notamment que la première des choses que vous pouvez faire lorsqu’une facture est restée impayée après le délai prescrit est d’envoyer un courriel ou une lettre de relance. Rédiger ces communications peut s’avérer un peu pénible, c’est pourquoi nous vous indiquons quelles informations faire figurer sur votre message et quelques conseils de rédaction. Enfin, nous vous présenterons des exemples de lettre et de courriel de relance et de mise en demeure.

 

Comment relancer une facture impayée, par lettre ou par mail ?

• La lettre : Sachez que si vous avez l’habitude de communiquer avec votre client par courriel, il pourrait percevoir cette lettre comme une démarche solennelle alors que son retard de paiement est peut-être dû à un simple oubli. La lettre peut être particulièrement adaptée si vous avez déjà rappelé à votre client que sa facture était arrivée à échéance par téléphone.

• Le courriel : À l’inverse, le client risque de ne pas saisir la solennité et la gravité de ce retard de paiement. Dans ce cas, il faudra faire particulièrement attention à la formulation afin que celle-ci exprime votre mécontentement tout en restant courtoise.

Vous pouvez également envoyer l’état de compte à votre client. Relancez dès maintenant vos clients en quelques clics grâce à l’envoi d’état de compte automatisé de Kiwili.

Quelles informations doivent figurer dans votre message de relance ?

Peu importe la forme de message que vous choisissez, certains éléments devront absolument apparaître :

• le numéro de la facture
• le montant dû
• la date à laquelle le paiement aurait dû être versé
• vos coordonnées (à la fin du message quand il s’agit d’un courriel, dans l’en-tête pour une lettre)

Conseils de rédaction pour votre lettre de relance pour facture impayée

• Même si ce retard de paiement vous agace, essayez de ne pas le laisser transparaître. Adoptez un ton cordial, mais ferme afin de conserver une relation commerciale saine. N’oubliez pas non plus les formules de politesse.
• Ce n’est que le premier message de relance alors ne mentionnez pas tout de suite des poursuites judiciaires.
• Vous pouvez mettre en pièce jointe ladite facture non payée.
• Optez pour un message court, allez droit au but.
• Portez attention à la rédaction de l’objet de votre message : il doit être court, précis et mentionner les mots “retard”,”facture n°XXXX”, ou “relance”. Si le courriel ou la lettre abordent différents sujets, vous devez le mentionner dans l’objet.
  

Quand planifier les relances de factures impayées ?

La planification des relances de factures impayées est une tâche importante pour toute entreprise. De plus, elle peut vous aider à récupérer votre argent plus rapidement et à éviter les pénalités de retard de paiement. Pour vous guider dans cette démarche, suivez ces conseils pour mettre en place une planification efficace des relances de factures impayées.

Tout d’abord, vous devez décider à quelle fréquence vous allez relancer vos factures impayées. La fréquence la plus courante est deux fois par mois, mais vous pouvez aussi choisir de le faire tous les mois ou toutes les semaines, en fonction de vos besoins.

Exemples de lettre et de courriel pour facture impayée

Exemple de courriel de relance pour retard de paiement

À: Courriel de votre destinataire

Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX

Bonjour Monsieur X, À ce jour, vous n’avez toujours pas honoré le règlement de la facture n°XXXX, d’un montant X qui est arrivé à échéance le jj/mm/aaaa en paiement des prestations que j’ai effectuées pour vous. Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Pouvez-vous donc procéder à ce règlement dans les plus brefs délais ? En vous en remerciant par avance, Signature

Exemple de lettre de relance pour retard de paiement

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code postal / Ville Numéro de téléphone Nom de l’entreprise client Adresse du client À l’attention de M.X Code postal / Ville Le jj/mm/aaaa Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX Monsieur, J’ai effectué pour vous (citez les prestations effectuées). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le jj/ mm /aaaa. Cependant, à ce jour, je n’ai pas reçu le règlement de cette facture. Je ne doute pas qu’il s’agisse d’un simple oubli de votre part. Je vous prierais de procéder à ce règlement dans les plus brefs délais. Veuillez agréer, Monsieur X, à mes sentiments cordiaux et respectueux. Nom de l’expéditeur Signature

Il se peut que même après ce message, votre client n’acquitte toujours pas sa facture. Dans ce cas, vous pouvez lui téléphoner et attendre un délai raisonnable après cet appel. En dernier recours, vous pouvez lui adresser une lettre de mise en demeure avec accusé de réception.   

Exemple de lettre de relance de courtoisie

Une lettre de relance de courtoisie est une lettre envoyée à un client pour l’informer qu’il a une dette en cours et qu’il doit la régler dans les plus brefs délais. La lettre de relance de courtoisie est généralement envoyée après que le client a fait plusieurs demandes de paiement.

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code postal / Ville Numéro de téléphone Nom de l’entreprise client Adresse du client À l’attention de M.X Code postal / Ville Le jj/mm/aaaa Objet : Relance de courtoisie Cher [M. / Mme / Mlle] [Nom], Je vous écris pour vous rappeler que vous avez omis de régler votre facture numéro [numéro de facture] pour un total de [montant de la facture]. Selon nos dossiers, cette facture est maintenant en retard de [nombre de jours en retard] jours. Nous espérons que vous avez simplement oublié de la régler et que vous nous ferez parvenir votre paiement dans les prochains jours. Si vous avez des questions concernant votre facture ou si vous avez besoin d’aide pour régler votre paiement, n’hésitez pas à nous contacter. Cordialement, Nom de l’expéditeur Signature

 

Exemple de lettre de mise en demeure, après une non réponse

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code postal / Ville Numéro de téléphone Nom de l’entreprise client Adresse du client  À l’attention de M.X  Code postal / Ville   Le jj/mm/aaaa Objet :  Mise en demeure de règlement de la facture n°XXXXX     Monsieur, J’ai effectué pour vous (citez les services effectués). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le (date d’échéance de la facture). Cependant, ce paiement n’ayant pas été effectué en temps et en heure, je me suis permis de vous faire parvenir une première lettre de relance le (date d’envoi de la première lettre de relance). Je vous ai aussi passé un appel téléphonique le (date de l’appel ) afin de vous rappeler à vos obligations. Mais nous n’avons toujours pas, à ce jour, reçu le paiement de la facture n°XXXX Nous vous rappelons que le montant de votre dette s’élève à X (montant de la facture initial + éventuelles pénalités de retard). Or, ayant nous-mêmes à faire face à des engagements, il ne nous est plus possible d’attendre plus longtemps ce paiement. À défaut de recevoir la somme due à nos bureaux, par chèque visé, à l’ordre de (votre nom), dans un délai de X jours à réception de la présente, nous n’aurons d’autre choix que d’entamer une poursuite judiciaire contre vous, sans autre avis ni délai. Nous souhaitons vivement ne pas avoir besoin de recourir à une telle mesure. Agréez, Madame, Monsieur, nos salutations. Votre nom Signature

 

Retard de paiement comment agir ?

Si toutes vos tentatives de relance restent lettre morte, il ne vous reste plus beaucoup d’options. On vous en dit plus sur les actions que vous pouvez entreprendre dans notre article Retard de paiement sur une facture client : 5 conseils d’actions. 

Pour les entreprises Françaises vous pouvez vous référer au site officiel du service public.

Pour les entreprises Québécoises vous pouvez consulter le site officiel du ministère du travail.

Malheureusement, les relations fournisseur-client ne sont pas toujours simples. Cependant, Kiwili peut vous aider à gérer votre relation client, car il est aussi un logiciel CRM. 

Nous vous invitons à découvrir notre article sur les règles de bases pour vous faire payer rapidement.