Modèle de relance de facture en cas de retard de paiement, les conseils et bonnes pratiques

Vous avez créé une facture avec l’outil de facturation de Kiwili, mais celle-ci demeure sans réponse ? Il est toujours délicat de relancer un client en cas de retard de paiement. Dans notre article portant sur les 5 conseils d’actions en cas de retard de paiement, nous vous indiquons comment réagir face à un client qui ne paie pas sa facture à temps. Nous vous mentionnons notamment que la première des choses que vous pouvez faire lorsqu’une facture est restée impayée après le délai prescrit est d’envoyer un courriel ou une lettre de relance. Rédiger ces communications peut s’avérer un peu pénible, c’est pourquoi nous vous indiquons quelles informations faire figurer sur votre message et quelques conseils de rédaction. Enfin, nous vous présenterons des exemples de lettre et de courriel de relance et de mise en demeure.

Pour un premier message de relance, vous avez le choix : lettre ou courriel

• La lettre : Sachez que si vous avez l’habitude de communiquer avec votre client par courriel, il pourrait percevoir cette lettre comme une démarche solennelle alors que son retard de paiement est peut-être dû à un simple oubli. La lettre peut être particulièrement adaptée si vous avez déjà rappelé à votre client que sa facture était arrivée à échéance par téléphone.

• Le courriel : À l’inverse, le client risque de ne pas saisir la solennité et la gravité de ce retard de paiement. Dans ce cas, il faudra faire particulièrement attention à la formulation afin que celle-ci exprime votre mécontentement tout en restant courtoise.

Vous pouvez également envoyer l’état de compte à votre client. Relancez dès maintenant vos clients en quelques clics grâce à l’envoi d’état de compte automatisé de Kiwili.

Quelles informations doivent figurer dans votre message ?

Peu importe la forme de message que vous choisissez, certains éléments devront absolument apparaître :

• le numéro de la facture
• le montant dû
• la date à laquelle le paiement aurait dû être versé
• vos coordonnées (à la fin du message quand il s’agit d’un courriel, dans l’en-tête pour une lettre)

Quelques conseils de rédaction

• Même si ce retard de paiement vous agace, essayez de ne pas le laisser transparaître. Adoptez un ton cordial, mais ferme afin de conserver une relation commerciale saine. N’oubliez pas non plus les formules de politesse.
• Ce n’est que le premier message de relance alors ne mentionnez pas tout de suite des poursuites judiciaires.
• Vous pouvez mettre en pièce jointe ladite facture non payée.
• Optez pour un message court, allez droit au but.
• Portez attention à la rédaction de l’objet de votre message : il doit être court, précis et mentionner les mots “retard”,”facture n°XXXX”, ou “relance”. Si le courriel ou la lettre abordent différents sujets, vous devez le mentionner dans l’objet.
  

Exemples de lettre et de courriel de relance

Exemple de courriel de relance

À: Courriel de votre destinataire

Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX

Bonjour Monsieur X, À ce jour, vous n’avez toujours pas honoré le règlement de la facture n°XXXX, d’un montant X qui est arrivé à échéance le jj/mm/aaaa en paiement des prestations que j’ai effectuées pour vous. Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Pouvez-vous donc procéder à ce règlement dans les plus brefs délais ? En vous en remerciant par avance, Signature

Exemple de lettre de relance

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code postal / Ville Numéro de téléphone Nom de l’entreprise client Adresse du client A l’attention de M.X Code postal / Ville Le jj/mm/aaaa Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX Monsieur, J’ai effectué pour vous (citez les prestations effectuées). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le jj/ mm /aaaa. Cependant, à ce jour, je n’ai pas reçu le règlement de cette facture. Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Je vous prierais de procéder à ce règlement dans les plus brefs délais. Veuillez agréer, Monsieur X, à mes sentiments cordiaux et respectueux. Nom de l’expéditeur Signature

Il se peut que même après ce message, votre client n’acquitte toujours pas sa facture. Dans ce cas, vous pouvez lui téléphoner et attendre un délai raisonnable après cet appel. En dernier recours, vous pouvez lui adresser une lettre de mise en demeure avec accusé de réception.   

Exemple de lettre de mise en demeure

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code postal / Ville Numéro de téléphone Nom de l’entreprise client Adresse du client  À l’attention de M.X  Code postal / Ville   Le jj/mm/aaaa Objet :  Mise en demeure de règlement de la facture n°XXXXX     Monsieur, J’ai effectué pour vous (citez les services effectués). À ce titre, nous avions convenu que vous régleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le (date d’échéance de la facture). Cependant, ce paiement n’ayant pas été effectué en temps et en heure, je me suis permis de vous faire parvenir une première lettre de relance le (date d’envoi de la première lettre de relance). Je vous ai aussi passé un appel téléphonique le (date de l’appel ) afin de vous rappeler à vos obligations. Mais nous n’avons toujours pas, à ce jour, reçu le paiement de la facture n°XXXX Nous vous rappelons que le montant de votre dette s’élève à X (montant de la facture initial + éventuelles pénalités de retard). Or, ayant nous-mêmes à faire face à des engagements, il ne nous est plus possible d’attendre plus longtemps ce paiement. À défaut de recevoir la somme due à nos bureaux, par chèque visé, à l’ordre de (votre nom), dans un délai de X jours à réception de la présente, nous n’aurons d’autre choix que d’entamer une poursuite judiciaire contre vous, sans autre avis ni délai. Nous souhaitons vivement ne pas avoir besoin de recourir à une telle mesure. Agréez, Madame, Monsieur, nos salutations. Votre nom Signature

Si toutes vos tentatives de relance restent lettre morte, il ne vous reste plus beaucoup d’options. On vous en dit plus sur les actions que vous pouvez entreprendre dans notre article Retard de paiement sur une facture client : 5 conseils d’actions. Malheureusement, les relations fournisseur-client ne sont pas toujours simples. Cependant, Kiwili peut vous aider à gérer votre relation client, car il est aussi un logiciel CRM. 

Nous vous invitons à découvrir notre article sur les règles de bases pour vous faire payer rapidement.