Vous souhaitez transfĂ©rer vos donnĂ©es de Axonaut Ă la plateforme Kiwili ? Suivez nos instructions pour apprendre comment faire votre transfert en toute simplicitĂ©.Â
Exporter vos données commerciale de Axonaut
Axonaut vous permet dâexporter une grande partie de vos donnĂ©es dans une mĂȘme section en format Excel, pour commencer rendez-vous dans les rĂ©glages puis cliquez sur âExportâ. Vous serez en mesure dâexporter entre autres :
- Les contacts (prospects, clients, fournisseurs)
- Les produits, services et postes de dépenses
- Les projets, tùches et entrées de temps
- Les dépenses
Cliquez sur le bouton âExporterâ Ă cĂŽtĂ© de chaque Ă©lĂ©ment, le fichier sera directement tĂ©lĂ©chargĂ© sur votre ordinateur.
Importation des Utilisateurs
Une fois que vous avez votre fichier Excel, il suffit de cliquer sur le bouton «âImporterâ» dans la section des utilisateurs.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Courriel -> Courriel
- Prénom -> Prénom
- Nom -> Nom
- Responsabilité-> Occupation
- Droits prospects -> Ne pas importer cette colonne (les droits dâaccĂšs sont beaucoup plus dĂ©taillĂ©s chez Kiwili vous pourrez les attribuer ou non ensuite)
- DerniĂšre connexion -> Ne pas importer cette colonne
- DĂ©sactiver -> Ne pas importer cette colonne (Importer uniquement les utilisateurs actifs)
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur «âImporterâ» vous allez retrouver tous vos utilisateurs dans votre Kiwili.
Importation des produits et services
Avant de dĂ©buter lâimportation des produits et services, vous devez les sĂ©parer en deux fichiers distincts. Dans Kiwili, lâimportation des produits et services se fait Ă deux endroits diffĂ©rents.
Migration de vos produits
Une fois que vous avez votre fichier Excel de produits uniquement il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section des produits.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Courriel -> Courriel
- Référence -> Numéro
- Nom -> Nom
- Image -> Ne pas importer cette colonne
- Catégorie -> Ne pas importer cette colonne
- Prix unitaire -> Prix
- Coût de revient -> Ne pas importer cette colonne
- Marge -> Marge fixe ou Marge variable en fonction de votre méthode
- CA généré -> Ne pas importer cette colonne (ces informations se trouvent dans les rapports)
- Unités vendues -> Ne pas importer cette colonne (ces informations se trouvent dans les rapports)
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos produits dans votre Kiwili.
Transfert des services
Une fois que vous avez votre fichier Excel de services uniquement il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section des services.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Nom -> Nom
- Description -> Description
- Taux -> Taux
- Taxe par défaut -> Ne pas importer cette colonne (les taxes se gÚrent dans les configurations de taxes)
- Statut -> Ne pas importer cette colonne (importer uniquement les services actifs)
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos services dans votre Kiwili.
Importation des postes de dépenses
Le fichier des postes de dĂ©penses se trouve dans les codes comptables chez Axonaut. Vous pouvez donc exporter ce fichier. Vous devez mettre Ă jour les postes de dĂ©penses qui nâont pas de code comptable avant dâimporter votre fichier. C’est-Ă -dire que toutes les lignes doivent ĂȘtre rattachĂ©es Ă un code comptable sinon elles ne pourront pas sâimporter.
Une fois que vous avez votre fichier Excel de postes de dĂ©penses, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section des postes de dĂ©penses.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Code -> Code comptable
- Nom -> Nom
- Pour achat -> Ne pas importer cette colonne (vous pourrez par la suite le lier au bon code comptable)
- Pour vente -> Ne pas importer cette colonne (vous pourrez par la suite le lier au bon code comptable)
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos postes de dĂ©penses dans votre Kiwili.
Importation des Clients / Prospects / Fournisseur
Chez Axonaut vous devez tĂ©lĂ©charger 3 fichiers diffĂ©rents (Prospects / Clients / Fournisseurs) que vous allez ensuite importer au mĂȘme endroit dans votre Kiwili.
Certaines informations sont regroupĂ©es dans une seule colonne, ce qui ne vous permet pas dâimporter correctement par la suite. Nous vous conseillons donc de modifier votre fichier CSV pour que les informations soient dans les bonnes colonnes.
Migration des Prospects :
Par exemple pour le fichier Prospects :
- Commercial, remplacer le PrĂ©nom + Initial. par le PrĂ©nom Nom de lâutilisateur (Il doit ĂȘtre Ă©crit Ă lâidentique)
- Prospect, diviser cette colonne en plusieurs colonnes :
- Prospect : oui
- Nom : nom du prospect
- Adresse, diviser cette colonne en plusieurs colonnes :
- Adresse
- Ville
- Code postal
- Province / Ătat
- Pays
- Contact, diviser cette colonne en plusieurs colonnes :
- Prénom Contact
- Nom Contact
- Téléphone Contact ou Cellulaire Contact
- Courrier Ălectronique Contact
Une fois que votre fichier sera correct, vous pourrez lâimporter dans lâonglet des clients.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
Commercial -> Administrateur
Les autres colonnes devraient fonctionner sans modification car vous avez dĂ©jĂ modifiĂ© votre fichier en suivant les normes dâimportation de Kiwili : Nom, Prospect, Adresse, Ville, Code postal, Province, Pays, PrĂ©nom Contact, Nom Contact, Cellulaire Contact ou TĂ©lĂ©phone Contact, Courrier Ă©lectronique Contact,
- Catégorie -> Ne pas importer cette colonne
- Occasions dâaffaires -> Ne pas importer cette colonne
- Dernier Ă©change -> Ne pas importer cette colonne (L’historique client s’enregistrer automatiquement et en dĂ©tail avec Kiwili)
- Prochain Ă©change -> Ne pas importer cette colonne
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos prospects dans votre Kiwili.
Importation des Clients :
Pour le fichier de vos clients, vous allez effectuer la mĂȘme opĂ©ration que pour les prospects avec la sĂ©paration des colonnes. La seule diffĂ©rence câest la colonne âProspectâ qui se nommera âClientâ avec comme rĂ©ponse âOuiâ.
Une fois que votre fichier sera correct, vous pourrez lâimporter dans lâonglet des clients.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Commercial -> Administrateur
Les autres colonnes devraient fonctionner sans modification car vous avez dĂ©jĂ modifiĂ© votre fichier en suivant les normes dâimportation de Kiwili : Nom, Client, Adresse, Ville, Code postal, Province, Pays, PrĂ©nom Contact, Nom Contact, Cellulaire Contact ou TĂ©lĂ©phone Contact, Courrier Ă©lectronique Contact,
- Catégorie -> Ne pas importer cette colonne
- Ca -> Ne pas importer cette colonne
- Ca de lâannĂ©e -> Ne pas importer cette colonne
- PremiĂšre facture -> Ne pas importer cette colonne (les factures viendront sâajouter dans la fiche client automatiquement, aprĂšs lâimportation de celles-ci)
- DerniĂšre facture -> Ne pas importer cette colonne (les factures viendront sâajouter dans la fiche client automatiquement, aprĂšs lâimportation de celles-ci)
- Dernier Ă©change -> Ne pas importer cette colonne (L’historique client s’enregistrer automatiquement et en dĂ©tail avec Kiwili)
- Prochain Ă©change -> Ne pas importer cette colonne
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos clients dans votre Kiwili.
Importation des fournisseurs :
Pour le fichier de vos fournisseurs, vous allez effectuer la mĂȘme opĂ©ration que pour les prospects et clients avec la sĂ©paration des colonnes. La seule diffĂ©rence câest la colonne âProspectâ ou âClientâ qui se nommera âFournisseursâ avec comme rĂ©ponse âOuiâ.
Une fois que votre fichier sera correct, vous pourrez lâimporter dans lâonglet des fournisseurs.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
Toutes les colonnes devraient fonctionner sans modification car vous avez dĂ©jĂ modifiĂ© votre fichier en suivant les normes dâimportation de Kiwili : Nom, Fournisseurs, Adresse, Ville, Code postal, Province, Pays, PrĂ©nom Contact, Nom Contact, Cellulaire Contact ou TĂ©lĂ©phone Contact, Courrier Ă©lectronique Contact,
- Catégorie -> Ne pas importer cette colonne
Ne pas importer les colonnes suivantes, toutes les informations liĂ©es aux dĂ©penses ou bons de commande sâajouteront automatiquement dans la fiche lors de lâimportation de ceux-ci : CoĂ»t, Total, RĂ©current, PremiĂšre, DerniĂšre, Dernier.
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos fournisseurs dans votre Kiwili.
Exporter vos projets
Pour exporter vos projets, rendez-vous dans la section âProjetsâ du menu de gauche, puis cliquez sur âListe des projetsâ.
SituĂ© Ă cĂŽtĂ© de la barre de recherche, vous trouverez en petites Ă©critures lâoption âExportâ, cliquez dessus et le tĂ©lĂ©chargement de vos projets se fera.
Transfert de vos projets
Pour lâimportation des projets, vous devez suivre la mise en forme qui est inscrite lorsque vous cliquez sur âimportation des projetsâ.
Vous pouvez ajouter des informations qui vous semblent importantes, mais si vous reprenez uniquement les informations qui Ă©taient prĂ©sentes dans votre fichier dâexportation Axonaut.
Voici comment il va ĂȘtre :
Uniquement des lignes PROJET et ETAPE
- Colonne A : Nom des informations (PROJET ou ETAPE)
- Colonne B : Nom du client
- Colonne C : Nom du projet
- Colonne D : Numéro de projet (ligne Projet)
- Colonne E,G,H,J : Vides
- Colonne F : Date (ligne Ătape)
- Colonne I : Nombre dâheures en format numĂ©rique
Une fois que vous aurez importĂ© le bon fichier, on vous indiquera sâil y a des erreurs ou non Ă corriger. Si tout est correct, vous nâavez plus qu’Ă cliquer sur âImporterâ. Vous allez avoir ensuite tous vos projets dans votre Kiwili.
Exporter vos tĂąches et feuilles de temps
Dans un premier temps, vous avez la possibilitĂ© dâexporter vos tĂąches, pour ce faire rendez-vous dans lâonglet âProjetsâ puis dans la section ‘TĂąches’.
En bas de lâonglet âTableauâ vous verrez lâoption âExportâ.
Ensuite, pour exporter votre feuille de temps, dans le mĂȘme onglet, rendez-vous Ă la section âBilan temps passĂ©â puis cliquez sur âExporter la feuille de tempsâ.
Migration des TĂąches dans Kiwili
Avant dâimporter votre fichier de TĂąches dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien.
Votre fichier doit avoir les mĂȘmes noms de colonnes (si vous nâavez pas de rĂ©ponses pour certaines, vous les laissez vides, mais la colonne doit ĂȘtre prĂ©sente).
- NumĂ©ro : vous pouvez laisser cette colonne vide, vos tĂąches auront un numĂ©ro par ordre numĂ©rique, sinon vous devez diviser la colonne âTitreâ et extraire uniquement le numĂ©ro de la tĂąche (retirer le # devant le numĂ©ro).
- Sommaire : Ajoutez lâautre partie de la colonne âTitreâ avec le nom de la tĂąche
- Description : Il nây a pas de colonne correspondante dans Axonaut, vous pouvez ajouter de lâinformation ou laisser vide les rĂ©ponses
- AssignĂ©e Ă : Remplacer le titre de la colonne âAffectationâ (attention les rĂ©ponses doivent ĂȘtre le PrĂ©nom et Nom en entier de lâutilisateur).
- AdministrĂ©e par : Il nây a pas de colonne correspondante dans Axonaut, vous pouvez ajouter de lâinformation ou laisser vide les rĂ©ponses.
- PrioritĂ© : Correspond Ă la colonne âPrioritĂ©â par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre modifiĂ©es. 4.Urgente doit ĂȘtre remplacĂ©e par 0, 3.Haute par 1, puis les autres (2.Normale 1.Basse) par 2.
- Statut : Correspond Ă la colonne âStatutâ par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre modifiĂ©es. âO.Ouverteâ doit ĂȘtre remplacĂ©e par âĂ faireâ, âEn coursâ ou âEn Pauseâ et âX.FermĂ©eâ par âTerminĂ©â.
- Date de dĂ©but : Corresponds Ă la colonne âDĂ©butâ
- ĂchĂ©ance : Corresponds Ă la colonne âFinâ ou âButtoirâ
- Date de notification : Vous pouvez laisser les rĂ©ponses vides ou faire correspondre avec lâune des colonnes âFinâ ou âButtoirâ en fonction de votre choix prĂ©cĂ©dent.
- Client : Correspond Ă la colonne âClientâ, par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre le nom du client en entier sans Prospect ou Client devant.
- Projet : Correspond Ă la colonne âProjetâ par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre uniquement le nom du projet (sans le code).
- Ătape : Il nây a pas de colonne correspondante dans Axonaut, vous pouvez ajouter de lâinformation ou laisser vide les rĂ©ponses.
- Service : Il nây a pas de colonne correspondante dans Axonaut, vous pouvez ajouter de lâinformation ou laisser vide les rĂ©ponses.
- Sprint : Il nây a pas de colonne correspondante dans Axonaut, vous pouvez ajouter de lâinformation ou laisser vide les rĂ©ponses.
- Travail budgĂ©tĂ© (h) : Correspond Ă la colonne âChargeâ, par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre modifiĂ©es. Vous devez sĂ©parer le temps de travail budgĂ©tĂ© et restant (dans la colonne suivante). Le format des heures doit ĂȘtre : h.m ou h,m.
- Travail restant (h) : Correspond Ă la colonne âChargeâ, par contre les rĂ©ponses doivent ĂȘtre modifiĂ©es. Vous devez sĂ©parer le temps de travail budgĂ©tĂ© (dans la colonne prĂ©cĂ©dente) et restant . Le format des heures doit ĂȘtre : h.m ou h,m.
Une fois que vous aurez importĂ© le bon fichier, on vous indiquera sâil y a des erreurs ou non Ă corriger. Si tout est correct, vous nâavez plus qu’Ă cliquer sur âImporterâ. Vous allez avoir ensuite toutes vos tĂąches dans votre Kiwili.
Importation du temps
Avant dâimporter votre fichier de Temps dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien. Voici les informations des colonnes Ă modifier :
- SalariĂ© : PrĂ©nom et Nom de lâutilisateur en entier
- Projet : Uniquement le nom du projet, retirer le code devant
- Semaine / Jour : Diviser pour avoir seulement les informations du jour
- Durée : Convertir le format en heures (h,m)
- TĂąches : Vous avez le choix de mettre le numĂ©ro Ă la place du nom (si vous souhaitez que lâentrĂ©e de temps soit liĂ©e Ă la tĂąche) ou alors de lier la colonne TĂąche Ă Description (lâentrĂ©e de temps ne sera alors pas liĂ©e Ă la tĂąche, mais vous aurez lâinformation dans la description de lâentrĂ©e de temps).
- Service : Vous devez ajouter une colonne âserviceâ, vous avez le choix de renseigner quel service est utilisĂ© pour chacune des entrĂ©es de temps ou sinon vous pouvez crĂ©er un nouveau service âtempsâ et lâajouter pour toutes les lignes, pour une solution plus rapide.
Une fois que vous avez votre fichier Excel des entrĂ©es de temps mis Ă jour, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section Gestion des entrĂ©es de temps.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Salarié -> Utilisateur
- Poste -> Ne pas importer cette colonne
- Projet -> Projet
- Tùche -> Tùche (si vous avez mis le numéro), Description (si vous avez laissé le nom)
- Client -> Client
- Commentaire -> Ne pas importer cette colonne
- Semaine / Jour -> Date
- Durée -> Temps travaillé
- Service -> Service
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver toutes vos entrĂ©es de temps dans votre Kiwili.
Exporter vos factures
Pour commencer lâexportation de vos factures, il vous suffira de vous rendre dans la section ‘ContrĂŽle’ de votre menu de gauche.
Dans lâonglet âVentesâ, cliquez sur âExporter les recettesâ en haut Ă droite. Vous aurez ensuite le choix entre lâexportation des lignes de factures ou un tĂ©lĂ©chargement de tous les justificatifs. SĂ©lectionnez lâoption de votre choix et le tĂ©lĂ©chargement dĂ©butera.
Transfert de vos devis :
Avant dâimporter votre fichier de devis dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien. Voici les informations Ă modifier :
Les colonnes Ă ajouter Ă votre fichier dâexportation de devis:
- Quantité avec comme réponse 1
- Taxe avec la rĂ©ponse en valeur, malheureusement, elle nâest pas prĂ©sente dans votre fichier dâexportation dâAxonaut. Vous devez donc la calculer vous mĂȘme.
- Montant Total : en valeur (Avant taxes * Quantité + Taxe)
Les réponses des colonnes existantes à modifier :
- NumĂ©ro du devis : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement numĂ©rique (sĂ©parer la colonne âsoumission en deux colonnes distinctes âNumĂ©ro et Statutâ)
- Statut : Les réponses acceptées sont (brouillon, envoyé, lu, accepté, facturé, terminé, annulé)
- Prospect : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement le nom du prospect tel quâil apparaĂźt dans Kiwili
Une fois que vous avez votre fichier Excel des soumissions est mis Ă jour, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section Devis.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- Soumission -> N de devis
- Statut -> Statut
- Date -> Date
- ĂchĂ©ance -> Ne pas importer cette colonne
- Prospect -> Client
- Avant taxes -> Prix unitaire
- Quantité -> Quantité
- Taxe -> Montant premiĂšre taxe
- Montant total -> Montant total
- Marge -> Ne pas importer cette colonne (vous trouverez les informations sur les marges de maniÚre beaucoup plus détaillés dans nos rapports)
- Commercial -> Ne pas importer cette colonne
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos devis dans votre Kiwili.
Migration de vos factures :
Avant dâimporter votre fichier de factures dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien. Voici les informations Ă modifier :
Les colonnes Ă ajouter Ă votre fichier dâexportation :
- Quantité avec comme réponse 1
- Taxe avec la rĂ©pons en valeur (AprĂšs taxes – Avant taxes)
Les réponses des colonnes existantes à modifier :
- NumĂ©ro de facture : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement numĂ©rique
- Client : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement le nom du client tel quâil apparaĂźt dans Kiwili
Une fois que vous avez votre fichier Excel des factures est mis Ă jour, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section Factures.
VĂ©rifier bien que chaque colonne correspond bien.
- N facture -> N de facture
- Date de facture -> Date
- Client -> Client
- Avant taxes -> Prix unitaire
- Quantité -> Quantité
- AprĂšs taxes -> Montant total
- Taxe -> Montant premiĂšre taxe
- Paiements -> Total des paiements
- Reste -> Ne pas importer cette colonne
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver toutes vos factures dans votre Kiwili.
Transfert de vos dépenses :
Avant dâimporter votre fichier des dĂ©penses dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien. Voici les informations Ă modifier :
Les colonnes Ă ajouter Ă votre fichier dâexportation :
- Quantité avec comme réponse 1
- Taxe avec la rĂ©pons en valeur (AprĂšs taxes – Avant taxes)
Les réponses des colonnes existantes à modifier :
- Fournisseur : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement le nom du fournisseur tel quâil apparaĂźt dans Kiwili
- Projet : la rĂ©ponse doit ĂȘtre le nom du projet tel quâil apparaĂźt dans Kiwili
- Avant Taxes et AprĂšs taxes : les montants doivent ĂȘtre uniquement numĂ©rique, il faut supprimer la devise.
Une fois que vous avez votre fichier Excel des dĂ©penses est mis Ă jour, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section dĂ©penses.
- Date -> Date
- Titre -> Description de lâarticle
- Projet -> Projet
- Fournisseur -> Fournisseur
- Avant taxes -> Prix unitaire
- Quantité -> quantité
- Taxe -> Montant premiĂšre taxe
- AprĂšs Taxes -> Montant Total
- Justif -> Ne pas importer
- Paiements -> Total des paiements
- Reste -> Ne pas importer
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver toutes vos dĂ©penses dans votre Kiwili.
Importation de vos bons de commande :
Avant dâimporter votre fichier de bon de commande dans Kiwili, vous devez le modifier afin que les valeurs et la forme correspondent bien. Voici les informations Ă modifier :
Les colonnes Ă ajouter Ă votre fichier dâexportation :
- Quantité avec comme réponse 1
- Taxe avec la rĂ©pons en valeur (AprĂšs taxes – Avant taxes)
- Poste de dĂ©pense : Les dĂ©tails ne sont pas prĂ©sents dans le fichier dâexportation. Vous devez donc ajouter manuellement le poste de dĂ©pense qui a Ă©tĂ© utilisĂ© manuellement pour chacune des lignes.
Les réponses des colonnes existantes à modifier :
- Fournisseur : la rĂ©ponse doit ĂȘtre uniquement le nom du fournisseur tel quâil apparaĂźt dans Kiwili
Une fois que vous avez votre fichier Excel des bons de commande est mis Ă jour, il suffit de cliquer sur le bouton âImporterâ dans la section bon de commande.
- Fournisseur -> Fournisseur
- Date -> Date de commande
- Fin -> Ne pas importer
- RĂ©currence -> Ne pas importer
- Nom -> Description
- Avant taxes -> Prix unitaire
- AprĂšs Taxes -> Montant Total
- Quantité -> quantité
- Bon cmde -> Numero
- Poste de dépense -> Poste de dépense
- Taxe -> Montant premiĂšre taxe
Une fois que vous aurez cliquĂ© sur âImporterâ vous allez retrouver tous vos bons de commandes dans votre Kiwili.
Bravo !!! Toutes vos donnĂ©es sont maintenant importĂ©es correctement dans Kiwili, il ne reste plus qu’a en profiter.
Exporter vos donnĂ©es dâun autre logiciel et les importer sur Kiwili nâa jamais Ă©tĂ© aussi facile et rapide !
Kiwili est un logiciel de gestion dâentreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, câest aussi un vrai logiciel de comptabilitĂ©. Avec son CRM en ligne, câest un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce quâil vous faut pour gĂ©rer votre entreprise !