Vous partez bientôt en vacances ? Même si vous comptez “déconnecter” un peu, il est indispensable de prévenir vos clients, collaborateurs et fournisseurs que vous êtes absent. C’est le moment de rédiger un message automatique d’absence.

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Les informations que doit contenir un message d’absence :

Le courriel d’absence doit contenir certaines informations essentielles comme :

  • La date de votre départ
  • La date de votre retour
  • Les coordonnées d’un contact d’urgence, le cas échéant
Veillez à indiquer que vous ne serez pas joignable ou de manière limitée.

Votre email doit donc être court (1-2 lignes) et concis.

 

Exemple de message d’absence du bureau :

Bonjour,

Je suis absent(e) du (date de départ) au (date de retour) compris.

Pour toute urgence, vous pouvez contacter (prénom nom) à cette adresse : (adresse email du/de la collègue).

Cordialement,

 

5 conseils en plus pour un message d’absence :

  1. Si votre activité est internationale, n’oubliez pas de rédiger l’email dans les différentes langues de vos interlocuteurs. Voici un exemple de message d’absence en anglais sur le site du journal du net.
  2. Vous pouvez facilement varier et adapter la formule de politesse de clôture de votre mail. Pour vous donner des idées voici quelques exemples de formules de politesse pour un mail : cordialement, bien à vous, bonne réception. Pour plus d’exemples, n’hésitez pas à consulter le site “Lettres gratuites.com”.
  3. Faites également un message d’absence sur votre messagerie vocale. Cela permettra à vos interlocuteurs de savoir à quel moment vous recontacter et évitera qu’ils pensent que vous ne souhaitez pas répondre à leurs appels téléphoniques.
  4. Si vous savez d’avance qu’à votre retour de vacances vous allez avoir une tonne d’emails à traiter, vous pouvez rajouter un ou deux jours en plus à votre date de retour. Cela vous permettra de prendre le temps de répondre à tous vos courriels.
  5. N’oubliez pas de désactiver l’annonce à votre retour. Vos clients risquent de ne pas trouver très professionnel de recevoir un email automatique d’absence d’une date antérieure.

Comment activer mon message automatique d’absence dans ma boîte de courriel ?

Chaque boîte de courriel est différente, mais toutes vous permettent de programmer un message automatique d’absence. Pour la plupart vous trouverez l’endroit dans les paramètres de la boîte de courriel. Voici le détail de la démarche à suivre pour les principales boîtes de courriels :

Bonnes vacances ! 🙂

Nous vous invitons aussi à jeter un oeil à ces quelques conseils pour partir en vacances l’esprit tranquille.

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