FOIRE AUX QUESTIONS DE KIWILI (FAQ)

QUESTIONS GÉNÉRALES

Qu’est-ce que l’assistance en ligne ?

Tous les forfaits payants et les personnes en période d’essai ont droit à une assistance en ligne. Elle vous permet de nous contacter en direct depuis l’application et d’avoir des réponses rapides de notre service client.

Il vous suffit de cliquer sur la bulle verte en bas à droite de votre écran.

L’assistance en ligne n’est pas disponible pour les forfaits gratuits.

Qu’est-ce que l’assistance en ligne ?

Tous les forfaits payants et les personnes en période d’essai ont droit à une assistance en ligne. Elle vous permet de nous contacter en direct depuis l’application et d’avoir des réponses rapides de notre service client.

Il vous suffit de cliquer sur la bulle verte en bas à droite de votre écran.

L’assistance en ligne n’est pas disponible pour les forfaits gratuits.

Est-ce que vous proposez de l’aide en comptabilité ?

Nous ne fournissons pour l’instant qu’un outil de comptabilité et pas encore de service comptable. Nous travaillons fort pour mettre en place un tel service, mais nous ne sommes pas en mesure de donner une date d’ouverture pour l’instant.

Nous ne sommes pas en mesure de vous donner de conseils quant à la gestion de votre entreprise, mais votre comptable devrait être en mesure de vous proposer la solution la plus adaptée à votre situation.

Cependant, il nous fera plaisir de vous expliquer comment saisir vos informations dans Kiwili et vous accompagner dans l’utilisation de notre logiciel de gestion tout-en-un.

Offrez-vous des services de mise en œuvre ?

Nous proposons des formations privées à Montréal dans nos bureaux ou à distance, afin que notre logiciel de gestion n’ait plus de secrets pour vous.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Est-ce que je peux importer des données issues d’autres logiciels ?

Voici les éléments que vous pouvez importer (format CSV) :

  • Clients
  • Fournisseurs
  • Tâches
  • Charte comptable
  • Produits
Pouvez-vous développer des fonctionnalités sur mesure ?

Kiwili est un logiciel complet, mais il n’est pas impossible qu’il vous manque LA fonctionnalité dont vous avez absolument besoin. Si vous le souhaitez, nous offrons du service sur mesure que nous facturons à l’heure.

Un de nos programmeurs peut analyser votre suggestion et voir comment nous pouvons développer cette caractéristique sur mesure. Notez que nous pouvons aisément adapter votre budget à votre besoin.

Quelles langues prenez-vous en charge ?

Kiwili offre une interface complète en français et en anglais. La langue peut être définie selon l’utilisateur. Il intègre également l’espagnol lors de l’envoi de messages (factures, devis, messages, etc.)

À quoi sert un devis ?

Un devis sert à évaluer un travail donné et à en estimer le coût. Certaines entreprises le nomment soumission, estimation ou évaluation. C’est une proposition commerciale faite par à votre client, et qui restera valable jusqu’à ce que ce dernier décide de l’accepter ou non.

Un devis signé est un engagement entre les deux parties.

À quoi servent la charte comptable et les codes comptables ?

La charte comptable (ou plan comptable) est le modèle qui va servir à classifier toutes les transactions de votre entreprise dans des catégories précises. Elle définit l’ensemble des codes comptables qui vont être utilisés par l’entreprise pour affecter ses écritures comptables (dépenses, revenus, etc.) aux bons comptes.

Kiwili va utiliser les codes comptables que vous aurez défini pour regrouper ces écritures comptables et faciliter l’analyse de l’activité de votre entreprise. Il est donc important d’utiliser les bons codes comptables lorsque vous créez vos services/produits ou que vous rentrez une dépense par exemple.

Nous vous conseillons de bien vous renseigner et de paramétrer votre compte Kiwili avec votre comptable pour vous garantir une comptabilité saine.

Nous proposons des modèles de charte comptable depuis Configuration > « Charte compable » > Importation des codes comptables ou depuis notre article Comment faire un plan comptable ?

Peut-on supprimer des factures, paiements ou dépenses ?

Le logiciel de gestion Kiwili ne permet pas de supprimer les factures, paiements et dépenses qui ne sont plus au statut “Brouillon”. Il en est ainsi afin de respecter les règles comptables en vigueur.

Notez que vous pouvez néanmoins annuler vos factures, paiements et dépenses.

Cette action renversera les écritures comptables.

FACTURATION

Comment faire passer ma facture au statut "Payée" ?

Dans Kiwili, une facture est considérée payée si un paiement y a été affecté. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton paiement dans la facture et de renseigner les informations qui y sont demandées.

Comment faire passer ma facture au statut "Payée" ?

Dans Kiwili, une facture est considérée payée si un paiement y a été affecté. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton paiement dans la facture et de renseigner les informations qui y sont demandées.

Comment ajouter mon logo dans les factures et devis ?

Pour ajouter votre logo, accédez à la section de Configuration > « Profil de l’entreprise » et cliquez sur le bouton « Sélectionner » pour parcourir les fichiers sur votre poste de travail.

Vous pourrez changer sa disposition dans la rubrique Configuration > « Modèle global »

Est-ce que je peux mettre en forme le texte d’une facture (gras, italique, etc.) ?

Kiwili permet de modifier la mise en forme du texte sur vos documents.
Il vous suffit d’insérer le mot que vous voulez mettre en forme entre ces symboles :
**gras**
__souligné__
| | italique | |
~~barré~~
++gros++

Par exemple : Tasse | | Couleur verte | |

Pourquoi est-ce qu’il y a écrit brouillon sur ma facture ?

Vous voyez la mention « BROUILLON » car votre facture est encore en brouillon. Cela évite que vous envoyiez un brouillon de facture par erreur.

Cette mention disparaîtra lorsque vous passerez votre facture au statut « émise »

Comment faire un crédit sur une facture ?

Voici la procédure pour appliquer un crédit sur une facture :

  • Dupliquez la facture que vous souhaitez créditer.
  • Appliquez des valeurs négatives sur chacun des prix.
  • Votre facture affichant un total négatif équivalent à la précédente, vous pouvez maintenant l’envoyer à votre client.
Comment faire un paiement dans plusieurs devises ?

Le paiement en multi-devises se fait automatiquement. Il vous suffit d’envoyer votre facture dans la devise de votre choix, et de recevoir votre paiement en ligne via Paypal ou Stripe.

Voici un exemple de procédure :
Votre client vous doit 100 $US.
Faites-lui une facture en $CAN et indiquez dans les remarques que le paiement en ligne permettra la conversion automatique dans sa propre devise ($ US, Euros, etc.).
Envoyez-lui la facture en ligne.
Quand votre client choisira de payer avec Paypal ou Stripe, le montant converti avec les taux du jour sera automatiquement prélevé.
Vous obtiendrez l’équivalent du 100 $US dans votre compte en $ CAN et la facture sera soldée.
Votre client aura payé dans sa propre monnaie avec le taux du jour.

TAXES

Comment ajouter ou changer le profil de taxes d’un client ?

Vous pouvez choisir le profil de taxe qui va s’appliquer directement dans la fiche du client. Dans la fiche Client, cliquer sur « Taxes » et sélectionner le profil correspondant.

Si vous n’avez encore créer de profil de taxes, vous pouvez aller dans Configuration > « Taxes » (dans la section Comptabilité) puis cliquer sur le bouton Ajouter un profil de taxes en haut à gauche.

Comment ajouter ou changer le profil de taxes d’un client ?

Vous pouvez choisir le profil de taxe qui va s’appliquer directement dans la fiche du client. Dans la fiche Client, cliquer sur « Taxes » et sélectionner le profil correspondant.

Si vous n’avez encore créer de profil de taxes, vous pouvez aller dans Configuration > « Taxes » (dans la section Comptabilité) puis cliquer sur le bouton Ajouter un profil de taxes en haut à gauche.

Comment sont calculées les taxes dans Kiwili ?

Deux façons de calculer les taxes sont acceptées par les pratiques comptables :
– Calculer les taxes sur le total de la facture.
– Calculer les taxes sur chaque élément de la facture.

Kiwili utilise la 2e option, car elle permet notamment de vendre dans la même facture plusieurs produits qui sont taxés et non taxés.

Notez également que plusieurs des clients de Kiwili travaillent dans le secteur culturel dans lequel certains produits sont parfois taxés avec différents taux, ce qui implique un calcul ligne par ligne.

Les arrondis ne devraient affecter que de très peu le total de vos factures et votre client peut aisément faire une écriture de correction pour ajuster le montant.

Je n’arrive pas à modifier mes taxes, que faire ?

Les taxes une fois utilisées dans un devis, une facture, ou une dépense ne peuvent plus être modifiées.

Si la valeur actuelle des taxes par défaut n’est pas celle que vous voulez utiliser, nous vous recommandons alors de faire la manipulation suivante :

  1. Créez un nouveau profil de taxes à partir de la configuration.
  2. Associez ce profil à tous vos clients, ouvrez tous leurs devis ou facture, acceptez la mise à jour des taxes et sauvegardez.
  3. Une fois que tous les devis, factures et dépenses seront modifiés, vous pourrez alors modifier les taxes par défaut.
  4. Ensuite, faites l’opération inverse pour remettre les taxes par défaut sur les factures, devis et dépenses.
  5. Enfin, supprimez le profil de taxes que vous aurez créé pour cette opération.

RELATION CLIENT

J’ai une liste de client, comment faire pour les importer ?

Si vous avez déjà une liste de clients, Kiwili vous permet de les importer directement afin de vous éviter de copier ces informations à la main.

Accédez à la page Entreprises et cliquez sur le bouton Importer des clients.

J’ai une liste de client, comment faire pour les importer ?

Si vous avez déjà une liste de clients, Kiwili vous permet de les importer directement afin de vous éviter de copier ces informations à la main.

Accédez à la page Entreprises et cliquez sur le bouton Importer des clients.

Comment faire passer une entreprise de prospect à client ?

Kiwili ajustera automatiquement le statut d’une entreprise selon qu’une facture a été émise ou non pour celle-ci. Dans le même ordre d’idée, une entreprise sera considérée comme fournisseur si au moins une dépense a été affectée à celle-ci.

Comment gérer le solde d'ouverture de client ?

Pour créer un solde d’ouverture pour un client, vous devez créer une facture ayant une date antérieure au début de l’exercice financier en cours. Cette facture doit refléter le solde dû du client. Elle servira à faire le suivi des comptes à recevoir et imputer les paiements reçus lors de l’exercice financier en cours.

Notez que cette facture ne sera pas comptabilisée dans le module comptable de Kiwili puisqu’elle présente une date antérieure au début de votre exercice.

Je souhaite envoyer un état de compte à mes clients. Comment faire ?

Depuis l’onglet Rapports, sélectionner le rapport « Comptes à recevoir ». Vous pourrez envoyer tous vos états de compte en utilisant le bouton à cet effet.

De plus, vous pouvez visualiser chaque état de compte et les envoyer individuellement.

GESTION DU TEMPS

Comment entrer et suivre les heures de mes employés ?

Pour saisir les heures d’un employé, vous devez aller à la page de « Gestion du temps » à partir de la section Temps, puis sélectionner l’employé dans la case “Visualiser les heures de ….“. Le temps sera alors ajouter pour cet employé.

Pour voir le nombre d’heures fait sur un projet, vous pouvez aller dans le projet lui même, sous l’onglet « Heures ». Dans la section des Rapports, vous trouverez également plusieurs rapports présentant cette information de différentes manières, comme Heures travaillées par exemple.

Comment entrer et suivre les heures de mes employés ?

Pour saisir les heures d’un employé, vous devez aller à la page de « Gestion du temps » à partir de la section Temps, puis sélectionner l’employé dans la case “Visualiser les heures de ….“. Le temps sera alors ajouter pour cet employé.

Pour voir le nombre d’heures fait sur un projet, vous pouvez aller dans le projet lui même, sous l’onglet « Heures ». Dans la section des Rapports, vous trouverez également plusieurs rapports présentant cette information de différentes manières, comme Heures travaillées par exemple.

Comment annuler la fermeture d'une feuille de temps ?

Pour annuler la fermeture d’une feuille de temps, il faut modifier la date de fermeture d’une feuille de temps. Pour cela, il vous suffit d’aller dans Configuration (en haut à droite) > « Utilisateurs » puis de sélectionner l’utilisateur concerné ou votre profil.

Une fois sélectionné, vous devez choisir une date antérieure à l’annulation de votre feuille de temps pour pouvoir interagir avec dans la case Date de fermeture de la feuille de temps.

Peut-on entrer les paies dans Kiwili ?

Vous trouverez tous les détails au sujet de la paie dans notre article sur la gestion de la paie.

Les courriels et les documents envoyés depuis Kiwili finissent dans le SPAM de mon client, pourquoi ?

Nous avons beaucoup travaillé sur la « réputation » de notre serveur pour éviter ce type de problèmes. Néanmoins, même s’il est exemplaire, il arrive que les messages soient considérés comme pourriels, alors que dans d’autres cas il n’y aura aucun problème.

C’est le fournisseur de service internet du client qui reçoit le message qui va le définir comme du Spam. Nous ne pouvons pas agir dessus, mais vous pouvez demander à votre client d’autoriser Kiwili comme un expéditeur sûr.

ABONNEMENT

Comment s’abonner à Kiwili ?

Pour vous abonner à Kiwili, il suffit de vous inscrire à notre période d’essai et de vous abonner depuis votre compte. La procédure est simple :

  • Cliquez sur “Configuration” (en haut à droite de votre écran)
  • Allez dans la section Forfait
  • Choisissez le forfait que vous souhaitez
Comment s’abonner à Kiwili ?

Pour vous abonner à Kiwili, il suffit de vous inscrire à notre période d’essai et de vous abonner depuis votre compte. La procédure est simple :

  • Cliquez sur “Configuration” (en haut à droite de votre écran)
  • Allez dans la section Forfait
  • Choisissez le forfait que vous souhaitez
Comment modifier mon abonnement ?

Vous pouvez changer de forfait à tout moment, depuis l’onglet Configuration > « Forfaits »

Dans le cas où vous souhaitez passer à un forfait inférieur, notez que vous devrez respecter les restrictions de fonctionnalités de votre nouveau forfait

Vous ne pourrez pas passer au forfait Standard si vous utilisez la fonctionnalité de gestion de projet du forfait PRO par exemple.

Pourquoi utiliser le module de comptabilité avancée ?

Le module comptable est un ajout au forfait actuel qui remplace l’achat d’un second logiciel comptable pour faire votre comptabilité. Faire sa facturation, gérer ses projets, son temps, sa comptabilité et bien plus dans un seul logiciel tout-en-un est vraiment avantageux. Cela vous fait économiser beaucoup de temps, d’énergie et d’argent, puisque vous n’avez pas à entrer vos données dans plusieurs logiciels.

Ce module permet principalement de :

  • Faire votre conciliation bancaire
  • Émettre des chèques
  • Faire des écritures de journal
  • Sortir la liste les opérations d’échanges de l’entreprise (journal général)
  • Sortir votre grand livre
  • Sortir vos états des résultats
  • Sortir votre bilan
  • Créer des exercices financiers
  • Séparer votre charte comptable par catégories

Il est nécessaire d’avoir un compte payant pour s’abonner au module de comptabilité avancée.

Où sont les factures de mon abonnement à Kiwili ?

Vos factures Kiwili sont disponibles dans la section Configuration sous la rubrique « Historique des prélèvements ».

J’ai parrainé quelqu’un mais je n’ai pas reçu mon argent, que faire ?

L’offre de parrainage n’est validée que si le filleul fait son inscription à l’aide du lien web personnalisé que son parrain lui aura transmis. Il n’existe aucune limite au nombre de référencements possibles.

Il faut que le filleul s’inscrive à un abonnement payant pour que vous puissiez recevoir tous les deux votre crédit.

Vous trouverez les conditions de parrainage sur notre article dédié.

Est-il possible de remettre à zéro son compte ?

Il n’est pas possible de « remettre à zéro votre compte ». Vous pouvez supprimer :

  • des clients et fournisseurs (s’il ne sont pas associés à des factures ou dépenses)
  • des factures, paiements et dépenses au statut brouillon

Vous pouvez annuler :

  • des factures, paiements et dépenses. Cette action renversera les écritures comptables.

Vous pouvez archiver et désactiver :

  • des projets et tâches
  • des clients et fournisseurs
Comment faire pour se désabonner ?

Nous n’avons pas la main sur les annulations d’abonnement. Notre système est automatisé et nécessite votre intervention pour en garantir la toute sécurité.

Vous devez le faire vous-même en allant à Configuration > « Forfait » puis en cliquant sur Se désabonner et fermer votre compte Kiwili.