Avant même de commencer à travailler sur un projet, il est important d’avoir une idée du coût et du temps que cela va prendre. En effet, vous pouvez avoir le plus beau projet du monde, mais s’il n’est pas rentable vous devez le savoir dès le début afin de vous adapter. Nous allons vous expliquer comment prévoir la rentabilité de votre projet facilement avec le logiciel de gestion Kiwili.
Comment faire une bonne planification de projet ?
Une fois que vous avez créé votre devis, que votre client l’a accepté, vous devez commencer à planifier votre projet. Vous allez donc ajouter les informations liées aux dépenses et au temps de travail afin de connaître la marge prévisionnelle.
Quels sont les indicateurs de rentabilité dans un projet?
Dans la partie indicateur de votre projet, vous avez plusieurs barres. 4 d’entre elles vont vous être utiles pour avoir une idée du budget, des dépenses prévisionnelles, de la charge de travail et de la marge que vous allez réaliser.
L’allocation des ressources et la prévision de la charge salariale de vos projets :
Comment connaître la charge salariale estimée d’un projet ?
Nous allons commencer la prévision de la rentabilité avec la charge de travail. Tous vos employés n’ont pas un taux horaire égal et ne vont pas mettre le même temps pour réaliser certaines étapes de votre projet.
Dans le cas d’un cabinet d’architecture par exemple, un architecte senior aura un taux horaire plus élevé, mais sera normalement plus rapide pour exécuter les tâches. À l’inverse, un architecte junior aura un taux horaire plus bas, mais aura besoin de plus de temps pour réaliser son travail. La fonction allocation de ressources va vous permettre de prévoir le temps de travail nécessaire pour chacun de vos employés et des étapes du projet.
La barre “Charge de travail allouée” de l’indicateur vous indique le coût de la charge salariale estimée pour ce projet. Vous pouvez également retrouver cette information dans le rapport “Postes budgétaires par projet” dans la partie “Salaires”.
Proposer un budget cohérent :
Grâce à la fonction d’allocation de ressources, vous allez pouvoir avoir un aperçu des honoraires alloués à la réalisation de votre projet. En fonction des heures que vous avez allouées dans chacune des étapes et des tâches vous allez savoir quels sont les honoraires que vous pouvez potentiellement proposer à votre client.
Notez que le calcul des honoraires alloués se fait en fonction de la méthode de facturation du projet que vous avez sélectionné. Pour vous donner le montant, nous allons multiplier le nombre d’heures allouées par le taux de facturation :
- De l’utilisateur, dans le cas de la méthode par personnel
- De l’utilisateur sur ce projet en particulier, dans le cas de la méthode par personnel par projet,
- Du service, dans le cas de la méthode par service
- Du projet, dans le cas de la méthode par projet.
Si vous utilisez la méthode de facturation au forfait, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour budgéter votre proposition commerciale, mais si vous sélectionnez la méthode forfaitaire les montants seront à 0.
Que ce soit dans les étapes ou dans la charge de travail global du projet, vous allez toujours avoir un indicateur. Si jamais le montant total des honoraires alloués est inférieur à votre budget il reste de couleur noir comme le reste des données. Par contre si votre estimation des honoraires dépasse le budget dans ce cas il passe en rouge. En effet, si votre estimation est plus importante que votre budget vous n’allez pas avoir la rentabilité estimé.
Comment allouer les ressources du projet ? :
Vous avez plusieurs possibilités pour prévoir le temps de travail de vos projets :
Prévoir du temps dans les étapes :
Dans chacune des étapes, vous avez dans l’onglet général une partie “temps prévu”. Cette partie est remplie automatiquement si vous avez converti vers devis en projet. Sinon vous devez indiquer le temps global que vous estimez mettre pour terminer cette étape. Ensuite dans l’onglet “Charge de travail” vous allez pouvoir répartir le temps global entre les utilisateurs.
Une fois que vos utilisateurs vont entrer leur temps, vous pourrez comparer le temps estimé avec le temps réalisé.
Prévoir du temps dans les tâches :
Pour chacune des tâches créées, vous avez un espace pour indiquer le temps prévu. Les utilisateurs vont donc entrer leur temps dans les tâches qui sont chacune reliées à une étape de votre projet.
Vous avez le choix d’utiliser la prévision du temps de votre projet avec les étapes et/ou avec les tâches.
L’avantage c’est de pouvoir comparer si vous avez bien réparti le temps dans les tâches en comparant dans l’onglet “charge de travail” les temps de travail alloué dans l’étape et celui dans les tâches. Si vous avez fait votre planification du temps correctement les chiffres doivent être identiques.
L’estimation des dépenses liées à votre projet :
Avant même de commencer votre projet, vous savez qu’il va engendrer des dépenses : des sous-traitants, des déplacements, du matériel… Afin d’avoir une estimation de vos dépenses, vous pouvez planifier des dépenses prévisionnelles. Celles-ci n’auront aucun impact sur votre comptabilité.
Pour cela vous devez aller dans l’onglet ‘dépenses” de votre projet et cliquer sur le bouton “Ajouter une dépense prévisionnelle”.
Dans le graphique des indicateurs, vous verrez ensuite la barre des dépenses prévisionnelles.
Quel est le bon taux de marge prévisionnelle d’un projet pour être rentable?
Grâce aux indicateurs de votre projet, vous allez connaître en un clin d’œil la marge prévisionnelle que vous allez dégager pour ce projet. Pas besoin de calcul, tout se fait automatiquement. Si vous avez envie d’en savoir plus sur les calculs de rentabilité, vous pouvez consulter notre article détaillé.
La marge prévisionnelle :
Une fois que vous aurez réparti toutes les heures de travail et créez les dépenses prévisionnelles de votre projet, sans oublier d’avoir un devis lié (en le convertisseur en projet ou en liant chacune des étapes à une ligne d’un devis) vous allez voir apparaître la barre de la marge prévisionnelle.
Cette barre vous indique la marge que vous allez réaliser pour votre projet avant même d’avoir commencé à travailler dessus. Elle prend en compte le montant de vos devis (votre budget) et soustrait le total des dépenses prévisionnelles et de la charge de travail allouée (charge salariale estimée).
Comment améliorer la rentabilité d’un projet?
Afin de pouvoir améliorer la rentabilité de vos projets, il faut d’abord analyser les écarts entre vos prévisions et votre réel. En effet, grâce à ces comparatifs vous saurez ce qui vous a coûté plus cher que ce que vous aviez prévu. Si vous dépassez le temps à chaque fois pour la même étape, vous allez pouvoir réviser votre temps estimé par exemple.
Le comparatif de la prévision et de la réalisation :
L’avantage de prendre le temps de paramétrer vos données prévisionnelles avant de débuter votre projet c’est que vous allez pouvoir les comparer à la fin avec les données réelles. Grâce à cet outil du logiciel de gestion de projet, vous allez pouvoir savoir si :
- Le montant budgété (du devis) est le même que celui facturé,
- Vous avez dépensé plus ou moins que prévu,
- Le temps de travail a été correctement réparti.
Rapport d’analyse comparative :
Le rapport “Postes budgétaires par projet” vous permet de comparer les postes de dépenses qui étaient prévus avec ceux qui ont été dépensés réellement ainsi que l’écart.
Vous connaissez maintenant tout sur la prévision de la rentabilité de vos projets. Ces outils et analyses vous permettront d’améliorer la prévision de vos projets et ainsi de gagner en rentabilité.
Vous pouvez retrouver l’intégralité des tutoriels de gestion de projet ici.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !