Nous allons vous expliquer spécifiquement comment utiliser les fonctionnalités devis, factures et dépenses appropriées aux besoins d’un entrepreneur du domaine de la construction.
Démarrer la Configuration des modèles de vos documents d’entrepreneur du domaine de la construction
Dans l’onglet de « Configuration », vous avez la possibilité de personnaliser l’apparence de vos devis, factures et dépenses dans les deux langues (anglais-français). Vous avez le choix de la disposition, des couleurs ainsi que des informations que vous souhaitez afficher ou non, n’oubliez pas de télécharger le logo de votre entreprise de construction. Voici la 1re étape, avant de débuter et de créer vos documents.
Créer en ligne un devis pour un projet de construction
Lors de la création du premier devis de votre entreprise de construction, vous allez renseigner des « services » comme des heures de main-d’œuvre, de la supervision de chantier, de l’excavation, de la rénovation, des fondations… mais également des « produits » par exemple un permis de construire ou encore le détail du matériel de chantier.
Après avoir choisi le client de votre projet de chantier, ses informations se renseigneront automatiquement dans votre offre de service (Nom de l’entreprise et taxes du client). La date et le numéro de devis s’ajoutent automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémente alors de +1 à chaque nouveau document).
Avec le devis vous pouvez joindre des documents comme le dossier commercial complet, vos contrats ou même vos plans de construction.
Une fois votre soumission pour un chantier de construction terminée, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à vos clients. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter avec leur signature en ligne. Une fois accepté, convertissez directement votre offre commerciale en un projet de construction.
Voici un devis de construction que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :
Créer une facture en ligne pour une entreprise de construction
Avec Kiwili, vous avez la possibilité de créer une facture de plusieurs manières.
- La première, qui est la plus utilisée dans le domaine de la construction, est de convertir votre devis en plusieurs factures (acompte). Elles reprendront donc parfaitement les informations de ce dernier, que vous pourrez par la suite modifier comme bon vous semble. Lors de la conversion, vous aurez le choix du nombre de factures à créer ainsi que le % pour chacune d’elles.
- La seconde est d’importer une dépense (sous-traitance, achat de matériel de chantier…) ou du temps (ce sont vos heures réellement travaillées) dans une facture vierge.
- Une dépense pour la sous-traitance d’un service de carreleur, d’électricien, d’un soudeur ou l’achat de matière et outils, que vous allez ensuite facturer à votre client. Il vous suffira d’importer ces dépenses dans votre facture. Toutes les informations de la dépense seront reprises et restent modifiables au cas où vous souhaitez ajouter une marge ou des détails en plus.
- Si les heures de main-d’œuvre sont facturées à l’avancement. Il est possible de définir pour chaque utilisateur (ouvriers) Kiwili leur propre taux de facturation. Par exemple, le tarif va s’adapter si la tâche ou l’entrée de temps a été réalisée par un chef de chantier ou de la main-d’œuvre.
- La troisième est de produire une facture progressive. Vous aurez la possibilité de facturer vos services (main-d’œuvre, supervision de chantier, excavation, rénovation, fondations…) ou vos produits (dossier de de permis de construire ou le détail des matériaux) en fonction de l’avancement de votre projet. Pour cette méthode de facturation, vous devez toujours partir de votre devis, car ce sont ces informations que vous pourrez ensuite facturer de manière progressive. Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur les fondations d’un bâtiment commercial et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.
Avec Kiwili, vous pouvez appliquer la méthode principale de facturation d’un projet de construction : la conversion d’un devis en plusieurs factures (des acomptes de différents pourcentages puis le solde à la fin du chantier), sachez que 5 méthodes différentes sont disponibles.
La majorité des données de votre facture sont modifiables avant que votre client paie. Avec notre logiciel, vous avez 4 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée — partiellement payée.
Lors de l’envoi de votre facture, vous pouvez joindre vos factures de sous-traitants par exemple. Vous pouvez choisir ensuite de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.
Si votre entreprise de construction travaille avec des clients ou fournisseurs à l’international, il est possible de modifier la devise (presque toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic.
Votre client a accès à sa facture en ligne. Vous pourrez ensuite, ajouter les paiements manuellement sur votre facture.
Voici un modèle de facture de construction que vous pouvez créer avec Kiwili :
Créer une dépense en ligne pour une entreprise de construction
Pour commencer, vous devez savoir que chez Kiwili, nous désignons par Fournisseur toute personne ou établissement qui fournit à votre entreprise certaines marchandises (produits ou services). Cela peut être aussi bien un sous-traitant comme un maçon, qu’une location de salle de réunion dans lequel vous conviez vos clients pour un rendez-vous ou encore le magasin dans lequel vous achetez nos matériaux de construction. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.
Concernant la création d’une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous voulez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo d’un ticket, la facture du fournisseur, les références du type de ciment, les conditions de réalisation de la pose du carrelage ou tout autre document que vous jugez utile.
Vous pouvez ensuite entrer le nombre et les modes de paiement que vous souhaitez pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être facturée à un de vos clients, comme pour l’appel à un électricien, il vous suffit de la convertir en facture (comme vu précédemment).
Voici un exemple de dépense pour une entreprise de construction créée avec Kiwili :
Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser des devis, factures et dépenses pour votre entreprise de construction facilement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux entrepreneurs du domaine de la construction, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Créer et gérer un projet de chantier en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Gérer vos heures de travail en ligne en tant qu’entrepreneur du domaine de la construction avec Kiwili
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre entreprise de construction grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !