Nouveau ! L’ERP Kiwili a ajouté une nouvelle fonctionnalité pour vous : les dépenses facturables. Venez découvrir l’intégralité de cette nouveauté qui peut vous faire gagner un temps précieux.

Qu’est-ce qu’une dépense facturable ?

Une dépense facturable est une dépense (frais) que vous allez effectuer pour votre client lors de la réalisation d’un travail pour lui ou au sein d’un projet. Vous souhaitez donc par la suite vous faire payer (rembourser) la dépense par votre client c’est ce qu’on appelle une dépense facturable.
Vous pouvez avoir comme dépense facturable pour un designer d’intérieur le service d’un peintre, pour une entreprise de Construction l’appel à des sous-traitants, alors que pour une agence de Marketing ce sera peut-être le service d’un graphiste et pour un architecte les frais de déplacement.

Comment indiquer qu’une dépense est facturable avec l’ERP Kiwili ?

Lorsque vous allez créer votre nouvelle dépense, vous devez indiquer si celle-ci est facturable ou non pour votre client.

Si vous ne l’avez pas indiqué lors de la création de la dépense, vous pouvez cocher la case « Facturable au client » dans votre facture si elle est au statut de Brouillon.

Ensuite vous allez voir une petite icône apparaître dans la colonne des dépenses facturables.

Vous allez donc pouvoir savoir en un seul coup d’œil les dépenses qui sont facturables ou non.

Si vous souhaitez rechercher une dépense en particulier ou afficher uniquement les dépenses facturables vous pouvez utiliser la petite loupe de recherche en haut à droite, puis sélectionner le filtre de dépenses facturables.

Comment facturer une dépense (frais) à un client ?

Pour facturer une dépense (frais) à votre client vous avez 2 solutions avec l’ERP Kiwili :

• Convertir une dépense en facture
• Importer une dépense dans une facture

Convertir une dépense en facture :

Lorsque vous êtes dans votre facture vous pouvez cliquer sur « Facturation » / « Convertir en facture ».

En un seul clic, votre facture est faite avec toutes les informations de votre dépense. Si vous souhaitez masquer, ajouter ou modifier des informations qui se trouvent dans la nouvelle facture, vous pouvez le faire avant de l’envoyer.

Une fois que vous aurez émis votre facture à votre client, le statut de votre dépense sera indiquée comme « Facturé ».

Si vous souhaitez accéder directement à la facture correspondante à la dépense, il vous suffit de cliquer sur la petite icône billet.

Importer une dépense dans une facture :

Cette technique consiste à effectuer la même opération dans le sens inverse. Par contre pour cette seconde manière votre dépense doit être liée à un projet.

Lorsque vous allez créer votre facture, vous devez dans un premier temps sélectionner votre client. Ensuite vous devez cliquer sur « Importer » / « Dépense ».

Sélectionnez votre projet et vous aurez la liste des dépenses liées à ce projet. Vous avez le choix d’en sélectionner seulement une ou toutes les dépenses. Dans le cas où vous souhaitez importer un grand nombre de dépenses dans votre facture, vous pouvez choisir de les regrouper en une seule ligne.

Vous avez maintenant toutes les informations concernant les frais (dépenses) encourus dans votre facture. Vous pouvez toujours ajuster les informations avant d’envoyer votre facture à votre client.

Facturer un bon de commande à notre client

Lorsqu’il s’agit d’une commande de produit à refacturer par la suite à votre client, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Bon de commande » (disponible uniquement pour les forfaits Entreprise). Une fois que vous avez créé votre bon de commande, vous pouvez le convertir en dépense et ensuite appliquer le tutoriel que nous venons de vous présenter pour facturer les produits à votre client.

Voilà, vous savez tout maintenant sur la facturation des dépenses (frais) à vos clients. N’hésitez pas à consulter l’ensemble de nos articles d’aide si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des dépenses dans sa globalité avec Kiwili.