Une bonne planification stratégique est cruciale pour toute entreprise. Celle-ci inclut la planification budgétaire qui est un élément déterminant, mais parfois négligée par les entrepreneurs. Avec Kiwili, c’est simple d’administrer au quotidien non seulement ses revenus, mais également ses dépenses. Ceci vous permettra de voir à la santé financière de votre organisation et d’éviter les mauvaises surprises.

Dans ce tutoriel de gestion des dépenses, vous découvrirez comment :

  • Ajouter des dépenses régulières, groupées et récurrentes 
  • Lier vos charges professionnelles à des clients et projets 
  • Joindre des reçus ou autres documents pertinents 
  • Exporter vos charges au format PDF ou XML

 

 

Étapes pour faire l’ajout d’une dépense

Si vous ne souhaitez pas visionner le tutoriel, voici les étapes pour facilement ajouter une nouvelle dépense dans Kiwili :

1) Rendez-vous à la section “Dépenses”.
2) Cliquez sur « Ajouter une dépense ».
3) Entrez les champs suivants  :

    • Date de la dépense
    • Fournisseur
    • Projet associé à la dépense
    • Poste (avec la possibilité de le relier ou non à un code comptable)
    • Numéro de la facture fournisseur
    • Description de la dépense
    • Prix (HT ou TTC les taxes se calculent automatiquement dans les deux sens, et le montant des taxes apparaît).
    • Quantité (cette fonction très utile pour l’ajout des dépenses de kilométrage)

 

Analyser ses dépenses

Une fois avoir entré vos dépenses, il est utile de les analyser pour être en mesure de suivre la santé économique de votre entreprise. Les graphiques du tableau de bord de la page d’accueil (indicateurs) se mettent à jour automatiquement dès qu’une charge est enregistrée. En un seul coup d’œil, vous pouvez avoir une vision sur la santé financière de votre entreprise et Kiwili vous rappelle les dépenses qu’il vous reste à payer.

Poussez l’analyse plus loin avec les autres rapports d’analyse des dépenses, disponibles à la section “Rapports”.

Rapports analyse dépense

 

Remboursement des dépenses

En fonction de votre domaine d’activité, vous pouvez être amené à vous faire rembourser vos notes de frais par exemple un consultant ou pigiste. La fonction gestion de dépenses en ligne vous permet de le faire assez simplement.

Prenons comme exemple les frais kilométriques d’un consultant d’une PME.

  • Le consultant ajoute sa dépense de frais kilométrique, elle est alors au stade de « brouillon »
  • Le responsable valide la dépense de frais kilométrique, elle passe alors au stade « à payer »
  • La comptable émet le remboursent des frais kilométriques, elle est au stade de « payée »

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !