Comment utiliser la méthode AGILE SCRUM et gérer les Sprints ?

Dans cette partie TUTORIEL, nous allons vous expliquer pas à pas comment utiliser la fonction de Sprint qui est maintenant disponible pour la gestion de projet dans Kiwili. Notez qu’ici nous allons voir les SPRINTS qui est une vision micro de la charge de travail en lien avec les tâches.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages d’utiliser la méthode AGILE SCRUM pour votre gestion de projet et la charge de travail de vos étapes de projet, avec une vision plus macro vous pouvez consulter notre article du blog.

Quelles informations avez-vous besoin pour créer des Sprints pour la gestion de vos projets dans Kiwili ?

• • Informations utiles
  • Création des SPRINTS
  • Gestion des projets avec les SPRINTS

 

Avant toute chose, vous devez renseigner des informations essentielles pour que vos SPRINTS soient correctement paramétrés par la suite.

Informations liées aux ressources humaines de votre projet :

Dans chacune des fiches de vos utilisateurs (employés), vous devez renseigner leur horaire de travail. Cela va permettre de savoir quel nombre d’heures est disponible pour chacun d’eux par jour et par semaine. Ce qui est important c’est surtout le total par semaine, sans cette information les sprints et la charge de travail ne pourront pas fonctionner.

Si vous souhaitez avoir une vision quotidienne vous devez ajouter les informations horaire pour chacun des jours de travail.

Création des projets en ligne :

Comme pour tous vos projets dans Kiwili, vous devez d’abord le créer, renseigner les informations, puis également ajouter les étapes qui découpent le projet ainsi que les personnes qui vont travailler sur chacune d’entre elles.

Paramétrage des tâches :

Vous allez dans un premier temps créer toutes les tâches dans les différentes étapes. Lorsque vous allez ajouter une nouvelle tâche, n’oubliez pas d’indiquer le temps de travail budgété (lors de la création de la tâche, le nombre d’heures sera indiqué). Si vous avez déjà un sprint existant, vous devez lier la tâche à celui-ci.

Voilà, maintenant les horaires des employés sont indiqués, les projets sont créés et les tâches renseignées vous allez pouvoir commencer à créer vos Sprints.

Le paramétrage peut sembler long dans le tutoriel, mais il est obligatoire afin que le logiciel ait toutes les informations nécessaires pour créer un sprint réaliste avec les bonnes données.

Pour gagner du temps ce qu’il est possible de faire, c’est de créer un modèle de projet (avec les tâches et le temps pour chacune d’elles). Ensuite vous aurez seulement à le dupliquer. La seconde astuce consiste à créer un devis « modèle » (que vous pourrez dupliquer par la suite) puis à le convertir ensuite en projet (tâches). De cette manière toutes les informations seront déjà présentes (il ne vous restera plus qu’à créer les étapes).

Nous allons maintenant créer notre premier Sprint. Dans l’onglet « Tâches », cliquez sur « Sprints ».

Puis sur le bouton « Ajouter un sprint ».

Vous pouvez ensuite indiquer les informations qui le compose:

• Le nom
• La description
• L’administrateur
• L’intervalle de temps, les dates
• L’activer

Votre sprint est maintenant créé, nous allons passer à l’étape suivante : ajouter ou retirer les tâches qui le composent.

Pour cela, vous devez entrer dans votre Sprint et cliquer sur le bouton « Ajouter / Retirer des tâches ».

Vous avez 2 possibilités pour ajouter vos tâches à votre Sprint :

Lier les tâches au Sprint une à une

Ajouter en lot des groupes de tâches au Sprint

Utiliser la loupe pour filtrer par projet / Utilisateurs / Priorité…. puis cocher les tâches que vous souhaitez ajouter au Sprint et sélectionner dans le menu « Action » – « Édition en lot ».

Ainsi en quelques clics toutes les tâches que vous souhaitez seront ajoutées à votre premier Sprint.

Félicitations, vous venez de créer votre premier Sprint AGILE SCRUM dans le logiciel Kiwili !

Vous allez pouvoir gérer vos projets et vos tâches efficacement maintenant que vous avez créé votre SPRINT.

Avant toute chose, faites bien attention à la date de votre SPRINT, car vous l’avez peut-être créé en avance, mais il est impossible de travailler dans le passé. Les dates doivent donc être dans le présent et le futur.

Gestion des ressources allouées à votre projet dans votre Sprint :

Lorsque vous allez dans votre SPRINT, vous avez un tableau de bord des ressources allouées.

Colonne « Utilisateur » :

Dans cette colonne vous allez retrouver tous les utilisateurs qui vont travailler dans ce SPRINT

Colonne « % d’allocation » :

C’est le temps de la personne qui va être dédié à ce SPRINT. Dans notre exemple l’architecte senior va prendre 50% de son temps de travail pour travailler uniquement dans ce SPRINT, alors que l’architecte junior lui, va travailler à 100%, c’est-à-dire uniquement pour ce SPRINT. Cette fonctionnalité vous permet de bien répartir le temps de travail entre différents SPRINTS, ou alors de prendre en compte par exemple qu’un employé travaille sur ces projets à 70% et 30% pour de l’administratif.

Il est également possible de créer un SPRINT uniquement pour les tâches internes et d’allouer 20% du temps de tous les employés par exemple.

Colonne « Heures planifiées » :

C’est le nombre d’heures que l’utilisateur a pour réaliser les tâches qui sont dans ce SPRINT. Cela dépend de son horaire, de la durée du SPRINT et du % alloués. Dans notre exemple, notre architecte Junior à un horaire de 35h/semaine avec 100% de son temps alloué pour un SPRINT de 2 semaines. Il a donc 77h de disponibles pour travailler sur ces tâches.

Colonne « Heures travaillées » :

Ce sont le nombre d’heures qui vont être ajoutées avec les entrées de temps liées à ce SPRINT. Pour le moment elles sont à 0, car nous venons de créer le SPRINT et les utilisateurs n’ont pas commencé à travailler.

Colonne « Heures à travailler » :

C’est la somme du nombre d’heures qui ont été indiquées dans les tâches affectées pour ce SPRINT.

Colonne « Heures disponibles » :

C’est la différence entre le nombre d’heures planifiées et le nombre d’heures à travailler. Dans notre exemple on peut donc voir qu’ Amélie Architecture à 2h de disponibles (80-78), que l’Architecte Junior à 0h, car son temps planifié est identique à ses heures à travailler, mais que l’Architecte Senior lui à 5h de de moins de disponibles (40-45). Il va donc falloir travailler 5h supplémentaires.

La case « Autoriser les heures supplémentaires » :

Vous avez le choix de cocher ou non cette case. Si vous n’autorisez pas les heures supplémentaires, le projet ne sera pas terminé à la fin du SPRINT et vous saurez combien de temps il vous reste. Si vous autorisez les heures supplémentaires, le SPRINT va s’adapter pour être terminé mais en ajoutant du temps de travail par rapport à l’horaire des utilisateurs.

Analyser les graphiques et données de vos SPRINTS :

Maintenant que tout est en place, vous allez pouvoir vous servir de votre outil pour analyser les informations liées à vos SPRINTS. Dans la partie « charge de travail » vous avez 4 onglets :

Le graphique de la charge de travail cumulative :

Sur ce graphique vous pouvez suivre la planification des heures de travail sur toute la durée de votre SPRINT. Pour cela vous avez plusieurs lignes :

• La ligne verte qui correspond à la charge de travail théorique, c’est le nombre d’heures planifiées de l’équipe pour terminer le travail. Donc prise en compte en fonction de l’horaire et du pourcentage d’allocation.
• La ligne violette qui correspond à la charge de travail du temps budgété dans les tâches.
• La ligne bleue qui correspond aux heures restantes indiquées dans les tâches (à noter que c’est à vous d’évaluer le temps restant de la tâche en fonction de son avancement réel).
• La ligne orange qui correspond aux salaires restants. C’est-à-dire le nombre d’heures restantes de la ligne bleue multiplié par le taux de salaire (indiqué dans le profil des utilisateurs).
• La ligne jaune qui correspond aux honoraires prévus. C’est-à-dire le nombre d’heures prévues (de la ligne violette) multiplié par le taux horaire choisit dans le projet lié à la tâche. S’il n’y a pas de projet lié le taux horaire est à 0.
• La ligne rose qui correspond aux honoraires restants. C’est à dire le nombre d’heures restantes (ligne bleue) multiplié par le taux horaire choisit dans le projet lié à la tâche. S’il n’y a pas de projet lié le taux horaire est à 0.

Les graphiques de la charge de travail quotidienne – hebdomadaire – mensuelle :

Les couleurs correspondent à la même information que sur le premier graphique avec les lignes. Ici vous pouvez voir par jour, par semaine et par mois si la charge de travail pour chacun des employés ainsi que pour le groupe. 

Sur notre exemple on peut donc voir que l’utilisateur Assistant à encore de la disponibilité pour la semaine en cours. Il pourrait donc prendre de nouvelles tâches ou alors lui affecter des tâches d’une personne qui est au maximum de sa disponibilité (barre Violette égale à la verte).

Gestion de la liste des tâches du SPRINT

Lorsque vous êtes dans le SPRINT vous pouvez modifier ou consulter toutes les informations liées aux tâches. Par exemple, vous pouvez en sélectionner et modifier leur statut, ou bien modifier le temps de travail restant ou encore l’assigner à un autre utilisateur. Afin d’adapter le travail à la réalité et ainsi respecter vos délais.

Dans ce tutoriel nous vous avons donné des exemples de gestion de SPRINT, mais vous pouvez les adapter à votre manière de gérer des projets. Le but étant de pouvoir livrer rapidement votre projet tout en respectant la charge de travail de vos collaborateurs.

Vous pouvez retrouver l’intégralité des tutoriels de gestion de projet ici.