Combien de temps garder les papiers ? Quels documents conserver ? Combien de temps dois-je garder les factures ?
Être entrepreneur, c’est une expérience de vie et de travail incroyable. C’est aussi un mode de vie où l’on se sent parfois vraiment seul face à des questions toutes simples.
Savoir quels documents il faut conserver pour être en règle en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSAFF ou de toute administration fiscale en fait partie.
Nous nous sommes renseignés auprès de plusieurs institutions pour savoir exactement les papiers et les documents importants à garder, leur durée minimale de conservation et comment les stocker !
DURÉE DE CONSERVATION DES PAPIERS ET DES DOCUMENTS EN FRANCE
Garder ses documents peut paraître fastidieux par moment, mais c’est une étape à ne pas rater si l’on veut développer une activité sereinement.
En plus d’être en règle vis-à-vis de la loi, vous vous évitez des amendes qui peuvent être relativement élevées et inutiles. C’est par exemple le cas pour la conservation des documents fiscaux.
L’article 1734 du Code général des impôts indique qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.» A
Ce serait dommage de s’endetter et de plomber sa comptabilité pour avoir oublier de garder un document, non ?
Les documents comptables
Comme vous le savez sans doute, tenir la comptabilité de son entreprise est obligatoire. Utiliser un logiciel de comptabilité vous facilitera la tâche et vous permettra également de disposer de documents aux normes et accessibles simplement.
Faites bien attention aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est obligatoire d’y faire figurer la date, la nature, le montant de l’opération, ainsi que l’identification de votre client.
Vous devez garder ces documents au moins 10 ans après leur première émission :
- Le livre, le registre comptable ainsi que leurs pièces justificatives
- Les bons de commande, les bons de livraison
- Les factures des fournisseurs et des clients
- Le compte annuel, bilan, compte de résultat
Tous les éléments qui sont intégrés à votre comptabilité, comme les quittances de loyer, les bulletins de paie, les déclarations fiscales et sociales sont donc des justificatifs à conserver pendant 10 ans également pour justifier chacune de vos écritures comptables.
Les documents bancaires, tels que les talons de chèque ou les relevés bancaires doivent quant à eux être conservés pendant 5 ans
Les documents administratifs
Vous devez garder tous les contrats conclus avec vos clients pendant 5 ans.
Les statuts de votre société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Cela vous permet de garder une trace de votre entreprise et de pouvoir justifier votre activité sur cette période.
Dans les entreprises de taille plus conséquente, les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Les documents fiscaux
Gardez vos feuilles d’impôts, vos échanges avec les administrations fiscales et toutes les déclarations que vous allez effectuer auprès de ces institutions tout au long de votre activité. Les livres, registres, documents ou pièces en lien avec votre fiscalité doivent être conservés pendant au moins de 6 ans.
Cela concerne notamment tout ce qui a trait à votre imposition, vos bénéfices commerciaux et non commerciaux, les cotisations sociales et foncières, la taxe sur la valeur ajoutée et la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).
Documents civils et commerciaux
- Le transport de marchandises
Tous les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.
- La douane
Dans le même esprit, toutes les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.
- L’achat et la vente de bien
Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
COMMENT CONSERVER LES PAPIERS ET DOCUMENTS POUR SON ENTREPRISE
De manière générale, il est préférable de conserver les documents et justificatifs sous leur forme d’origine. Ainsi, en cas de contrôle, vos documents seront fiables. Si jamais vous ne présentez pas les documents qui vous sont demandés, vous risquez une amende ou un redressement.
Il va sans dire qu’il est conseillé de conserver ses documents dans des pochettes attitrées. Par exemple, vous pouvez avoir une pochette pour les documents fiscaux, une pochette pour les documents juridiques, etc.
Triez (régulièrement) les documents des plus anciens aux plus récents dans les pochettes respectives.
Conservez-les à l’abri des inondations et de vos enfants, dans des cartons d’archive étanches ou des boîtes en métal par exemple. En France, les documents doivent être stockés sur le territoire français ou dans un pays de l’Union européenne. Une fois que les années de conservation sont passées, vous pouvez détruire les documents.
Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de toujours disposer d’une copie numérique et papier de vos documents, pour éviter de subir une panne informatique ou un incident domestique.
Des outils très pratiques vous permettent de stocker et sauvegarder vos documents tels que Kiwili, Google Drive ou Dropbox.
N’hésitez pas non plus à multiplier les supports pour sauvegarder ces documents : une clé usb, les réseaux, le cloud, les disques durs externes ou encore simplement sur votre propre ordinateur.
Enfin, pensez à utiliser Kiwili, la meilleure plateforme pour entrepreneurs, vous aidera aussi à gérer votre entreprise, faire votre comptabilité, envoyer et sauvegarder tous vos devis, factures, , etc.
Il est très important d’être en règle avec les différentes institutions administratives et de pouvoir toujours répondre par des preuves aux demandes qui peuvent être faites. Utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permettra de stocker en plus de vos originaux sous forme physique tous vos documents sur un espace de stockage en ligne sécurisé.
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