Les heures non facturables font partie intégrante de la vie d’une entreprise de services. Certaines activités essentielles comme les réunions internes, la formation, la gestion administrative ou la préparation de documents ne sont pas directement facturées aux clients. Les suivre et les analyser permet d’obtenir une vision claire de la rentabilité et de la productivité. Avec le logiciel Kiwili, vous disposez d’un outil efficace pour gérer ces heures et garder le contrôle sur vos opérations.
Sommaire
- À quoi correspond le temps non facturable ?
- Tutoriel : gérer le non facturable dans le logiciel Kiwili
- Suivi des heures non facturables : un enjeu de rentabilité
- Les rapports d’analyse de Kiwili
À quoi correspond le temps non facturable ?
Le temps non facturable désigne toutes les heures ou tâches qui ne sont pas directement imputées sur une facture client. Elles peuvent faire partie d’un projet liée à un client ou directement à la gestion et au quotidien de l’entreprise.
Voici quelques exemples d’heures non facturables :
- Réunions d’équipe internes (coordination, brainstorming, suivi de projet)
- Prospection ou suivi commercial (appels, rencontres avec des prospects, devis non aboutis)
- Formation et perfectionnement (mise à jour des compétences, ateliers, séminaires)
- Organisation et administration (gestion RH, facturation interne, comptabilité, planification)
- Congés des employés (vacances, jours fériés, congés maladie)
- Service après-vente non facturé (réponses aux clients, ajustements hors contrat)
- Tâches de support interne (IT, maintenance, mise à jour d’outils ou logiciels)
- Préparation de propositions et appels d’offres (documents, présentations, soumissions)
- Déplacements non facturés (temps de transport sans facturation au client)
- Communication interne (échanges par courriels, suivi Slack ou Teams)
- Activités de gestion de la qualité (contrôles, audits internes, améliorations de processus)
- Activités de marketing interne (rédaction de contenus, réseaux sociaux, événements)
Même si elles ne génèrent pas de revenus directs, ces activités consomment du temps et des ressources. Les suivre vous permet de mieux équilibrer vos charges et d’évaluer vos marges.
Tutoriel : gérer le non facturable dans le logiciel Kiwili
1. Configurer des services non facturables
- Rendez-vous dans le menu Configuration > Services.
- Cliquez sur Ajouter un service (ou directement sur le service si vous avez déjà votre liste)
- Donnez un nom clair (ex. Réunion interne, Formation, Prospection).
- Décochez l’option facturable.
- Enregistrez.
👉 Astuce : créez des services pour toutes vos activités récurrentes non facturables afin d’en faciliter le suivi. Vous pouvez également importer une liste Excel directement en notant les facturables et non facturables.
2. Entrée de temps
Vous allez pouvoir continuer à entrer votre temps comme d’habitude en sélectionnant les bons services (facturables ou non). Dans tous les cas, vous devez entrer tout le temps que vous réalisez afin d’avoir des analyses de temps correctes.
Une fois les entrées de temps effectuées vous avez la possibilité visuellement d’afficher les heures facturées, non facturées et non facturables. Cela vous permettra en un coup d’œil de connaître la répartition du temps sur une semaine entre facturable ou non.
Dans le profil de chacun des utilisateurs, il est possible d’indiquer une cible de temps facturable par semaine.
L’utilisateur ne sera jamais bloqué lors de ces entrées de temps. Vous pourrez par la suite utiliser le graphique du rapport heures par employés.
3. Gérer un projet interne à l’entreprise non facturable
Tout ce qui concerne les tâches internes à l’entreprise (qui ne sont pas en lien avec un client) vont être centralisés dans des projets internes. Pour cela créez dans un premier temps un client “Interne (ou le nom de votre entreprise). Puis vous allez créer un projet comme à votre habitude. Nommez-le de façon descriptive “Projet Interne à l’agence”. Associez-y les services non facturables pertinents. Par la suite, ajoutez tous les membres de votre équipe. Vous allez donc pouvoir entrer votre temps dans ce projet interne et ainsi savoir combien de temps chaque personnes passent sur les tâches non facturables liées à la gestion de l’entreprise.
Exemple d’un projet interne avec services non facturables avec les étapes et tâches. Dans cet exemple, nous avons pris un seul projet “Interne” que nous avons découpé en plusieurs étapes puis tâches. Il est également possible de créer plusieurs projets internes distincts (par exemple pour les congés de chacun des employés, ou des projets dédiés à une partie de l’équipe).
1. Administration interne
- Réunion d’équipe hebdomadaire
- Organisation interne et planification
- Gestion administrative
- Gestion comptable
- Congés fériés (uniquement ce type de congés dans ce projet interne général pour plus d’informations consultez notre article sur la gestion des congés)
👉 Service non facturable associé : Administration / Administratif
2. Formation & développement professionnel
- Ateliers internes
- Lecture/veille marketing
- Formations externes
- Meetings
👉 Service non facturable associé : Formation / Réunion
3. Prospection & développement d’affaires
- Préparation de propositions commerciales
- Appels exploratoires avec prospects
- Création de documents de présentation
- Suivi et relance des prospects
👉 Service non facturable associé : Prospection / Développement d’affaires
4. Marketing de l’agence
- Mise à jour du site web de l’agence
- Gestion des réseaux sociaux de l’agence
- Création de contenus internes (blog, infolettre, vidéos)
- Campagnes publicitaires pour l’agence elle-même
👉 Service non facturable associé : Marketing interne
Dans les tâches et feuilles de temps, sélectionnez ce projet pour enregistrer le temps interne.
Résultat : vous centralisez toutes les activités internes dans un projet unique, ce qui simplifie l’analyse.
4. Gestion d’un projet client avec du temps facturable et non facturable :
Dans une agence marketing, un projet client regroupe souvent à la fois du temps facturable et du temps non facturable. Par exemple, pour la refonte d’un site web, il va y avoir du temps facturable pour le client mais également du temps non facturable comme des réunions internes, de la formation spécifique, des tests …
Dans Kiwili, toutes ces entrées de temps sont consignées dans le même projet, ce qui permet de calculer le coût réel de réalisation. Par exemple, dans l’onglet “Heures” vous pourrez voir le coût des salaires (avec le non facturable) et le montant facturables au client (avec les autres heures).
Lors de l’importation des heures dans une facture, seules les heures facturables peuvent être transférées. Ce mécanisme évite les erreurs de facturation et garantit que le client paie uniquement pour le travail prévu au contrat, tout en offrant à l’agence une vision complète de l’investissement réel (facturable et non facturable) dans chaque projet.
Suivi des heures non facturables : un enjeu de rentabilité
Le suivi des heures non facturables est essentiel pour toute entreprise de services. En effet, ces heures représentent du temps de travail investi qui ne génère pas directement de revenus. Elles peuvent concerner la gestion interne, les formations, la prospection ou encore la coordination de projets. Sans un suivi rigoureux, elles peuvent rapidement s’accumuler et impacter la rentabilité globale de l’entreprise.
En mesurant et en analysant ces heures, les gestionnaires disposent d’indicateurs concrets pour équilibrer la charge entre tâches facturables et non facturables, optimiser les ressources et améliorer la marge bénéficiaire.
Les rapports d’analyse de Kiwili :
Kiwili propose différents rapports qui permettent de comparer et d’analyser le temps investi.
Rapport heures facturables et non facturables :
Ce rapport, comme dans la première image, met en évidence la répartition du temps travaillé entre heures facturables (génératrices de revenus) et non facturables. Il permet d’identifier rapidement la proportion de temps non valorisé auprès des clients, et ainsi d’ajuster la planification, la facturation ou la répartition des tâches dans l’équipe.
Rapport sur le revenu et coût des projets :
Le rapport “revenu et coût des projets”, complète cette vision en reliant les heures facturables et non facturables au revenu généré et aux coûts engagés par projet. Il permet de déterminer si un projet reste rentable malgré un volume important d’heures non facturées, ou au contraire si ces dernières grèvent la profitabilité. Cet outil aide à prendre des décisions stratégiques : réévaluer les prix, ajuster les devis ou revoir l’organisation des projets.
Pourquoi suivre les heures non facturables ?
👉 Ensemble, ces rapports offrent une vue globale et détaillée de la gestion du temps. Ils aident non seulement à améliorer la productivité, mais surtout à garantir la rentabilité et la pérennité de l’entreprise.
Gérer le non facturable dans Kiwili, c’est avoir une vision complète du temps investi dans votre entreprise, et pas seulement de ce qui est facturé. C’est un levier puissant pour améliorer votre productivité et votre rentabilité.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !