Mises à jour 2025 du logiciel de gestion d’entreprise en ligne

Profitez des nouvelles améliorations de votre logiciel de gestion Kiwili disponibles depuis novembre.

Téléchargement des pièces jointes depuis la liste des dépenses :

Il est maintenant possible de télécharger les pièces jointes des dépenses directement dans l’onglet Dépenses. Cette nouvelle fonctionnalité facilite la gestion des reçus de dépenses. En effet, vous pouvez appliquer un filtre (par exemple : toutes les dépenses du mois, d’un projet, facturables au client, etc.) puis télécharger les pièces justificatives en une seule fois.

Pour cela, il suffit de cocher les dépenses, puis de cliquer sur le bouton Actions et sur « Télécharger les pièces jointes ».

 

Support des fichiers OFX au format 2.20 :

Pour la conciliation bancaire, vous allez pouvoir importer des fichiers OFX au format 2.20.

Ajout du numéro d’avoir à la liste des factures et au rapport Factures :

Il y a une nouvelle colonne dans la liste des factures qui indique le numéro de l’avoir liée à l’annulation de la facture.

Vous pouvez également retrouver cette nouveauté dans le rapport des factures.

Option de désactiver un compte bancaire :

Dans la liste de vos comptes bancaires vous avez le choix de les désactiver. Ainsi vous allez conserver l’historique des soldes ainsi que les informations liées mais le compte bancaire ne sera plus proposé dans la liste lorsque vous allez ajouter un paiement.

Ne manquez pas les dernières améliorations du logiciel de gestion Kiwili sorties en octobre !

Nombre de jour de retard de paiement des factures :

Une nouvelle colonne intitulée « Jours de retard » a été ajoutée à votre liste de factures. Elle vous permet de trier vos factures par nombre de jours de retard, en ordre croissant ou décroissant. Par la suite, vous pourrez envoyer des relances groupées pour toutes les factures dépassant un certain nombre de jours de retard.

Pour tout savoir sur les relances de factures impayées vous pouvez consulter notre article. 

 

Duplication des entrées de temps fermées :

Il est maintenant possible de dupliquer une entrée de temps même si elle est fermée. Pour cela il suffit de faire un clique droit sur l’entrée de temps et de sélectionner “dupliquer”. Avant de valider cette nouvelle entrée de temps vous aurez la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer des informations.

Notez qu’il est également possible de dupliquer les entrées de temps qui sont ouvertes.

Vous pouvez consulter notre article sur la gestion des entrées de temps pour en savoir plus. 

Possibilité de désactiver des contacts :

Dans la fiche de vos clients, vous avez la possibilité de désactiver certains contacts.
Pour cela, ouvrez la fiche du contact concerné et définissez l’option Actif sur “Non”.

Vous ne pouvez supprimer un contact que s’il n’est utilisé nulle part dans le logiciel (c’est-à-dire qu’il n’est associé à aucune facture, devis, projet, etc.).
Dans le cas contraire, il ne pourra pas être supprimé, mais vous pourrez le désactiver. Un contact désactivé n’apparaîtra plus dans les listes de sélection, mais restera visible (en gris) dans la liste des contacts du client.

Veuillez noter également qu’il n’est pas possible de désactiver le contact principal de votre client. Vous devez dans un premier temps indiquer qu’il n’est plus contact principal puis par la suite le rendre inactif.

 

États de compte groupés par 30 jours de retard :

Pour activer l’état de compte groupés par 30 jours vous devez cocher la case dans le modèle global.

 

Vous pourrez voir les différentes couleurs qui regroupent les factures de l’état de compte par 30 jours (0-30 / 30-60 / 60-90 / +90). Ainsi la lecture sera beaucoup plus claire pour votre client.

Consultez notre article dédié à la gestion des états de compte pour en savoir plus. 

 

Explorez les dernières améliorations apportées à Kiwili en septembre !

Possibilité de réordonner les groupes d’étapes :

Lorsque vous créez des groupes d’étapes vous pouvez maintenant les réorganiser comme vous le souhaitez grâce aux flèches au bout de la ligne.

Déplacement des dates d’étapes automatique :

Si vous avez organisé votre projet avec des étapes pré requises, lorsque vous allez changer les dates vous aurez l’option de décaler automatiquement les prochaines étapes afin de conserver le même temps. De cette manière la suite de votre projet s’ajuste automatiquement, vous gagnez donc du temps à ne pas modifier toutes les dates en cas de retard ou d’avancement d’une étape.

Agrégats dans le rapport des heures travaillées :

Le rapport des heures travaillées est maintenant présenté avec des totaux partiels. Vous avez le choix d’activer (et mettre à jour) ou non les agrégats afin d’avoir une vision détaillée ou groupée (ancienne version) des données.

Découvrez les nouveautés du logiciel en ligne Kiwili pour le mois de mai !

Nouveau graphique de charge de travail dans la fiche projet

Vous avez désormais accès directement au graphique de la charge de travail dans votre fiche projet (dans l’onglet Général). Ce graphique évolue également avec de nouvelles données : en plus de la charge de travail liée à la gestion du temps, la dimension financière est maintenant intégrée.

Les nouvelles lignes du graphique :

• Salaires effectués/restants : calculés à partir des heures effectuées et restantes.
• Honoraires effectués/restants : calculés à partir des heures effectuées et restantes, selon la méthode de facturation du projet.
• Honoraires prévus : calculés à partir des heures prévues, selon la méthode de facturation.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez désormais prévoir, ajuster et analyser vos données de temps et de budget au début, au cours et à la fin de chaque projet.

Fermeture mensuelle / Intermédiaire :

Une nouvelle fonctionnalité vous permet de faire des fermetures intermédiaires. C’est-à-dire que vous pouvez bloquer la modification, la suppression ou l’ajout des factures, dépenses, entrées de journal et paiements jusqu’à une certaine date (par exemple : faire une fermeture intermédiaire tous les mois une fois que tout a été vérifié).

Notez que les fermetures intermédiaires ont uniquement pour but de bloquer les actions jusqu’à une certaine date, mais n’ont aucun impact sur la comptabilité (contrairement à la fermeture annuelle).

Pour plus d’informations vous pouvez consulter notre article dédié aux fermetures intermédiaires. 

Nouvelles mises à jour du logiciel de gestion d’entreprise Kiwili pour le moi d’avril !

Possibilité de supprimer les données lors de l’abonnement :

Lors de votre essai, vous avez la possibilité de saisir de “fausses” données afin de tester les différentes fonctionnalités. Vous aurez la possibilité, pendant la période d’essai comme lors du passage à l’abonnement, de supprimer toutes les données de test afin de démarrer dans un nouveau Kiwili vierge.

Si vous souhaitez effectuer vos tests directement avec de vraies données, vous pourrez également les conserver par la suite.

Pour plus de détails, consultez notre article détaillé sur la réinitialisation des données.

Transfert des données calculées de l’onglet “Charge de travail” vers le budget de l’étape :

Pour faciliter la création du budget et l’estimation du temps de réalisation d’un projet, vous pouvez désormais copier directement les données (en un clic) présentes dans l’onglet “Charge de travail” d’une étape vers le budget de l’étape dans la partie “Général” de celle-ci.

Cela vous permet d’obtenir immédiatement une projection réaliste, soit pour :

• visualiser l’impact des changements dans l’allocation des heures sur un projet en cours,
• créer un budget directement à partir des heures allouées dans chacune des étapes.

Pour effectuer le transfert, il vous suffit de cliquer sur la flèche correspondante.

Une fois que vous avez cliqué sur la flèche les données vont s’actualiser dans l’onglet “Général” de l’étape et globalement dans le projet.

Quelles sont les nouveautés pour mars 2025 concernant le logiciel Kiwili ?

Option de masquer la colonne « montant » pour les devis et les factures

Dans la configuration du modèle global, vous avez l’option de masquer la colonne “Montant” pour les devis et les factures. Pour cela, il suffit de décocher la case.

Si vous utilisez Kiwili dans différentes langues, n’oubliez pas de le faire dans toutes les langues utilisées.

 

Février 2025 – Découvrez les nouvelles fonctionnalités de votre logiciel de gestion Kiwili

Nous sommes ravis de vous présenter nos nouvelles fonctionnalités de février 2025, conçues pour rendre votre expérience toujours plus fluide. Les nouveautés de ce mois concernent la gestion et la visualisation des PDF ainsi que l’édition des numéros de dépenses et de bons de commande.

Nouveau moteur de rendu plus performant

Grâce à un moteur plus rapide, la génération et l’aperçu de vos documents PDF sont plus fluides et fiables, ce qui réduit le temps d’attente et améliore votre productivité. Vous avez désormais la possibilité d’avoir une prévisualisation globale du PDF en vous rendant dans Configuration > Modèle global.

Ajustement de la taille du logo

Pour mieux s’adapter à vos préférences de présentation, vous pouvez ajuster la taille du logo dans l’onglet Configurations > Modèle global.

Note : la case « Formater les PDF pour les enveloppes à fenêtre » doit être décochée pour activer ce réglage.

Ajustement de la position des adresses (enveloppes à fenêtre)

Assurez-vous que les adresses de vos clients apparaissent correctement sur les enveloppes à fenêtre. Pour configurer cette fonction :

• Rendez-vous dans Configurations > Modèle global
• Cochez la case « Formater les PDF pour les enveloppes à fenêtre (le logo est réduit) »
• Cliquez sur « Réglage de fenêtres »

Option pour l’affichage des mentions TTC et HT

Activez ou désactivez l’affichage des mentions TTC ou HT en fonction de vos besoins fiscaux et de votre clientèle.
Pour l’activer, rendez-vous dans Configurations > Modèle global, puis cochez l’option correspondante.

Présentation des propriétés du document en tableau

La présentation des propriétés du document sous forme de tableau vous offre un meilleur contrôle sur l’aspect visuel de vos PDF, une lecture plus claire et une personnalisation plus fine.

Activez cette option via Configurations > Modèle global > Options de présentation des fichiers PDF, puis cochez « Présenter les propriétés du document en tableau ».

Option pour afficher la description du document sous les adresses

Pour un gain de place et une meilleure visibilité, vous pouvez désormais afficher la description du document juste en dessous des adresses. Cela vous permet d’optimiser l’espace et de donner plus de clarté à vos informations.

Activez cette fonction dans Configuration > Modèle global en cochant la case « Afficher la description du document sous les adresses ».

Édition des numéros de dépenses et de bons de commande

Il est désormais possible d’éditer les numéros attribués à vos dépenses et bons de commande afin d’adapter la numérotation à vos besoins comptables ou administratifs. Cette flexibilité vous permet de mieux aligner Kiwili sur votre organisation interne.

Nous espérons que ces nouvelles fonctionnalités vous permettront de gagner en efficacité dans la gestion de vos documents. N’hésitez pas à nous faire part de vos retours et suggestions afin que nous continuions à améliorer votre expérience.

 

Vous avez manqué certaines mises à jour de Kiwili ? Retrouvez les toutes dans nos articles par année :

• Mises à jour 2018
• Mises à jour 2019
• Mises à jour 2020
• Mises à jour 2021
• Mises à jour 2022
• Mises à jour 2023
• Mises à jour 2024