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Le logiciel de gestion d’entreprise Kiwili évolue tout le temps ! Des améliorations et ajouts sont publiés régulièrement pour vous offrir un ERP en ligne complet qui optimise encore plus votre gestion d’entreprise, jour après jour.

Mises à jour de septembre du logiciel ERP Kiwili

Poignée de déplacement explicite sur les tâches

Vous avez maintenant une poignée de déplacements pour les tâches dans la vision en mode tableau. Cette amélioration va faciliter la manipulation de Kiwili pour les utilisateurs sur tablette.

Poignée de défilement gestion des tâches

Indicateur de compte bancaire différent entre les transactions bancaires et les transactions de Kiwili

Si le compte bancaire d’un paiement à été modifié alors que le paiement avait déjà été concilié un indicateur va apparaître pour vous en informer.

Il n’y aura donc plus d’erreur de compte bancaire dans votre conciliation !

Conciliation bancaire erreur de paiement

Mises à jour d’aout du logiciel ERP Kiwili

Dans le détail des entrées de temps, filtrer les projets inactifs

Lorsque vous allez gérer les entrées de temps des utilisateurs, vous avez maintenant un nouveau filtre concernant les projets. Vous pouvez choisir d’avoir tous les projets ou alors de restreindre le résultat de recherche avec uniquement les projets actifs ou archivés.

Gestion des entrées de temps filtre des projets

Enrichissement de la gestion des tâches depuis l’onglet correspondant dans les projets et les étapes

Lorsque vous êtes dans un projet en particulier, vous avez maintenant le bouton « Actions » qui vous permet de faire les mêmes choses que lorsque vous êtes dans la fonctionnalité générale des tâches. Vous pouvez donc cocher les tâches que vous souhaitez du projet et modifier en un seul clic leur statut, les dupliquer, archiver ou faire une édition en lot.

Gestion des taches dans un projet en ligne

Information sur la personne ayant facturé une heure dans la fenêtre de saisie de temps

Vous pouvez maintenant savoir quel est l’utilisateur qui a facturé les heures de travail ainsi que la date et l’heure en cliquant directement sur l’entrée de temps.

Indication du temps de travail facturé en ligne

Le filtre de recherche est maintenant mémorisé dans la liste des projets

Votre résultat de recherche des projets est maintenant mémorisé. Donc à chaque fois que vous allez retourner sur l’onglet de fonctionnalité « Projet » vous aurez directement le dernier résultat de recherche. Si vous souhaitez avoir accès à tous les projets, il suffit de cliquer sur la petite croix à gauche pour supprimer le filtre.

Filtre de recheche des projets du logiciel

Mises à jour de juillet du logiciel de facturation et gestion de projets Kiwili

Ajout de du graphique d’avancement au rapport statut de projet

Lorsque vous êtes dans le rapport de statut des projets, vous pouvez voir en un seul coup d’oeil l’avancement au niveau temps de tous vos projets.

Avancement rapport statut gestion de projet en ligne

Envoie des états de compte seulement aux clients sélectionnés depuis la page de compte à recevoir

Dans le rapport de comptes à recevoir, vous avez maintenant la possibilité de sélectionner uniquement certains clients.

Comptes a recevoir selection de factures en fonction du delai de paiement

Défacturation des heures importées lors de l’annulation d’une facture

Si vous aviez importé des heures dans votre facture, puis que vous annulez votre facture par la suite, vous aurez le choix de conserver les heures comme facturées ou non. Si vous décochez la case, les heures seront automatiquement décochées (elles apparaitront donc non facturées) et vous pourrez les importer à nouveau dans une nouvelle facture.

Importation du temps de travail dans les factures annulées

Mises à jour de juin du logiciel de gestion d’entreprise Kiwili

Bouton pour payer les factures depuis la fiche client

Vous pouvez maintenant ajouter les paiements de vos factures directement depuis la fiche de votre client.

Ajouter un paiement depuis la fiche client

Restriction des factures au contact sur l’espace client

La visibilité des factures dans l’état de compte et dans l’historique a changé. Vous avez la possibilité de cocher la case, dans la fiche client, pour restreindre la visibilité des factures au contact uniquement. Ensuite, lorsqu’une facture est adressée à un contact en particulier elle sera visible uniquement par celui-ci dans l’historique et l’état de compte (mais reste accessible via le lien). Et pour qu’il soit reconnu, il doit se connecter à son espace client.

Gestion des factures en ligne restreindre la facture à un contact

Restriction des services

Vous pouvez maintenant attribuer uniquement certains services par utilisateur. Pour cela vous devez aller dans la fiche utilisateur, puis dans l’onglet “Services”. Ainsi vous pourrez choisir de restreindre ou non certains services.

Par exemple ici l’utilisateur “Assistance Kiwili” fait uniquement de l’analyse, de la comptabilité et de la consultation. Elle ne pourra donc pas avoir de tâches ou faire d’entrées de temps dans des services comme “Conception de sites web” ou “Campagnes marketing”. Cela permet de limiter la liste des services, ainsi que de préciser les tâches qui peuvent être réalisées lors du calcul de la charge de travail (disponible seulement pour certains forfaits).

Restriction des services par utilisateur dans le logiciel de gestion Kiwili

Raccourcis claviers

Vous avez maintenant accès à des raccourcis clavier dans le logiciel Kiwili ( appuyer sur F1 pour les voir).

Raccourci clavier logiciel de gestion

Mises à jour de mai du logiciel de facturation et comptabilité Kiwili

Heures travaillées et avancement dans la liste des tâches

Vous avez maintenant plusieurs colonnes dans la liste des tâches qui vous informent sur le temps de travail budgété / restant / effectué. Vous pouvez donc savoir en un coup d’œil où en est l’avancement de vos tâches.

Liste des tâches informations temps d'avancement - effectué

Onglet résumant la charge de travail dans un projet

Vous avez maintenant un nouvel onglet dans vos projets : « Charge de travail ». Dans cet onglet vous pourrez retrouver toutes les informations concernant la charge de travail de vos collaborateurs liées à ce projet. Vous avez également le détail des heures de travail en fonction des tâches.

Projet onglet charge de travail

Vous avez également une nouvelle colonne dans les indicateurs de projet qui vous montre le coût de la charge de travail allouée.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité charge de travail vous pouvez consulter notre tutoriel en ligne.

Affichage des informations des tâches dans l’onglet des indicateurs de la fiche de projet

Dès la page des indicateurs de votre projet, vous avez un tableau de synthèse de vos tâches avec la répartition du temps entre les utilisateurs et le statut des tâches.

Tableau des tâches dans les indicateurs de projets

Ajout de la marge prévisionnelle aux indicateurs de projets

Une nouvelle colonne est présente sur votre graphique d’indicateurs de projet : la marge prévisionnelle. Elle correspond au montant du devis moins les dépenses prévisionnelles moins la charge de travail allouée.

Multisélection et pagination dans les listes des devis, factures, dépenses et bons de commande dans la fiche client/fournisseur

Dans les fiches de vos prospects, clients et fournisseurs, vous avez maintenant la pagination et les mêmes actions que lorsque vous êtes dans la liste des devis, factures, dépenses ou bons de commande. Par exemple, si vous souhaitez archiver plusieurs devis de votre client vous pouvez maintenant le faire directement depuis sa fiche en un seul clic.

Mutiselection action et pagination dans les fiches clients et fournisseurs

Commentaires dans les devis, factures, dépenses, bons de commande

Vous pouvez maintenant discuter avec les autres utilisateurs sur vos devis, factures, dépenses et bons de commande grâce aux petites icônes « Commentaire » qui se trouvent en haut à droite.

Commentaire dans les devis factures dépenses et bons de commande

Mises à jour d’avril du logiciel de gestion d’entreprise Kiwili

Ajout du visuel du crédit disponible dans la fenêtre de paiement

Lorsque vous souhaitez ajouter un paiement dans une facture vous allez savoir directement en un coup d’œil, si votre client à un crédit ou non. Vous pourrez par la suite sélectionner le mode de paiement « crédit » pour l’appliquer à sa facture.

Facture gestion de credit client

Ajout du délai moyen de paiement du client dans la facture

Pour choisir la date d’échéance de votre facture, vous avez maintenant un indicateur qui vous informe du délai moyen de paiement réel de votre client. Ainsi vous pouvez ajuster la date d’échéance pour être payé le plus tôt possible.

Facture délai moyen de paiement du client

Ajout des heures des tâches à l’onglet Charge de travail des étapes

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail dans les projets évolue. Vous avez maintenant toutes les informations concernant le temps de travail budgété, travail restant et travail effectué (en fonction des entrées de temps) des tâches de l’étape qui sont présentes dans l’onglet « charge de travail ».

Gestion de la charge de travail - temps des tâches

N° de facture pour refacturation dans la liste des dépenses

Dans votre liste des dépenses, vous pouvez voir directement le numéro de facture qui correspond à la refacturation de votre dépense.

Numero de facture dans la refacturation des dépenses

Possibilité de passer une dépense annulée au statut «À payer«

Si vous avez une dépense qui est par erreur au statut “annulée”, vous pouvez maintenant la passer au statut “À payer” et conserver ainsi toutes les informations sans devoir la recréer.

Gestion des dépenses statut annulée à payer

Possibilité de réordonner les étapes

Vous pouvez maintenant réorganiser les étapes comme vous le souhaitez grâce aux boutons dans les étapes. Par défaut, elles seront classées par ordre de création ou par ordre du devis.

Gestion de projet organisation des étapes

Produits composés de sous-produits

Pour votre gestion d’inventaire, vous avez maintenant la possibilité de créer des produits composés. Par exemple, si vous vendez des tables, dans votre inventaire vous pouvez relier les planches, les clous et autres outils dont vous avez besoin pour la construction de cette table.

Pour plus d’informations sur la gestion de votre inventaire vous pouvez consulter notre article tutoriel.

Gestion d'inventaire Sous produits

Mises à jour de mars du logiciel de gestion et facturation Kiwili

Amélioration à la recherche de tâches

Vous pouvez choisir plusieurs réponses dans une même recherche de tâche. Par exemple, vous pouvez filtrer pour avoir les tâches assignées à plusieurs personnes en particulier. Cette nouveauté est disponible également pour le statut de la tâche ainsi que sa priorité.

Recherche des taches à faire améliorée

Ajout du champ de bon de commande au projet

Vous pouvez maintenant inscrire un numéro de bon de commande client à vos projets.

Bon de commande client lié au projet

Par la suite, ce numéro de bon commande client sera présent sur toutes les factures liées à votre projet.

Bon de commande client lié au projet - Factures

Gestion des licences reliées aux utilisateurs

Lorsque vous souhaitez ajouter un nouvel utilisateur, maintenant il vous suffit de cliquer sur « Ajouter un utilisateur ». Kiwili vous proposera d’acheter une licence supplémentaire si vous n’en possédez pas assez.

Ajout de nouvelles licences utilisateurs

Ensuite vous serez redirigé vers la gestion de votre forfait directement.

Ajout de nouvelles licences utilisateurs 2

Cette nouveauté est également disponible lorsque vous souhaitez supprimer un utilisateur. Kiwili vous proposera alors de retirer une licence utilisateur.

Suppression de licences utilisateur

Cette nouveauté vous aide à éviter les erreurs et à payer uniquement les licences utilisées.

Ajout de la marge estimée au graphique de la page de projet

Sur le graphique des indicateurs de vos projets, vous avez maintenant une nouvelle information qui est la marge estimée de votre projet. Elle correspond au montant de vos devis moins vos dépenses et salaires.

Gestion de projet rapport Graphique Marge estimée

Ajout de la marge estimée au rapport de suivi financier des projets

Dans votre rapport « Suivi financier des projets » vous avez maintenant l’information de votre marge estimée, c’est-à-dire le montant de vos devis moins les dépenses et salaires.

Gestion de projet rapport suivi financier par projet

Ajout des numéros de projets aux rapports

Dans tous vos rapports de performances liés à vos projets, vous avez l’information du numéro de projet disponible.

Gestion de projet ajout du numero aux rapports de performances 2

Gestion de projet ajout du numero aux rapports de performances

Prix par défaut dans les postes de dépenses

Vous pouvez maintenant indiquer un prix pour chacun de vos postes de dépenses. Ainsi vous allez gagner du temps lors de la création de vos dépenses, car le prix unitaire sera déjà indiqué (vous pouvez toujours le modifier avant de valider votre dépense).

Si vous avez accès au module d’achat, ce prix est surchargé par celui du catalogue fournisseur.

Gestion des frais d'entreprise - Prix dans les postes de dépense

Ajout de tous les champs des tâches à la liste des tâches

Votre liste de tâches s’enrichit. Vous avez maintenant l’intégralité des tâches des options incluses dans les tâches présentes comme colonnes. Cela vous donne encore plus d’informations et vous permet une meilleure flexibilité de votre gestion des tâches.

Sachez que vous pouvez toujours utiliser l’icône tout à gauche pour afficher ou masquer les colonnes que vous souhaitez.

Tableau gestion des tâches enrichit

Tableau gestion des tâches enrichit 2

Ajout d’informations à la liste des soldes des comptes bancaires

Dans la liste des soldes de vos comptes bancaires, vous avez maintenant beaucoup plus d’informations. Vous avez les informations concernant les transactions, la date du solde d’ouverture ainsi que le solde d’ouverture. Vous avez également une alerte lorsque le solde d’ouverture ne correspond pas au solde de fermeture précédent.

Soldes

Historique des suivis dans les comptes à recevoir

Dans votre rapport des comptes à recevoir, lorsque vous cliquez sur l’icône « Suivi » vous avez maintenant accès à l’ensemble de l’historique des contacts avec le client.

Comptes à recevoir historique de suivis

Mises à jour de février du logiciel de gestion d’entreprise et comptabilité Kiwili

Inclusion des étapes terminées dans le rapport de charge de travail

Des nouveautés ont été apportées dans le rapport “Charge de travail”. Les informations concernant les étapes terminées sont maintenant accessibles. Vous avez le menu déroulant qui vous permet de choisir si vous souhaitez les inclure ou non dans le rapport.

Rapport charge de travail ajout des étapes du projet

Changement de l’utilisateur dans les entrées de temps à partir de la page de gestion

La personne en charge de la gestion des entrées de temps pourra modifier l’utilisateur qui est attribué à une entrée de temps en cliquant sur celle-ci dans le module de gestion des entrées de temps.

Gestion des entrées de temps en ligne changement d'utilisateur

Cible d’heures facturables

Vous pouvez maintenant déterminer un objectif de nombres d’heures facturables à réaliser par usager. Pour cela vous devez aller dans Configuration / Utilisateurs / Horaire / Définir le pourcentage d’heures facturables cibles.

Heures facturables cibles

Ensuite vous pourrez analyser les résultats grâce au rapport heures par employés.

Graphique des heures cibles facturables

Fonction disponible uniquement pour les forfaits Entreprise

Amélioration de la vitesse de chargement des rapports comptables

Les données des rapports comptables se chargent plus vite afin de vous offrir un résultat rapide.

Changement de client d’un projet même si on ne lui affecte pas de devis ou facture.

Lorsque vous allez créer un projet, vous pouvez ensuite lui affecter un client directement sans avoir besoin d’avoir un devis ou une facture liée.

Changer un client d'un projet

Appliquer les couleurs du modèle global dans les factures progressives

Vous pouvez maintenant personnaliser vos factures qui ont un modèle progressive.

Pour cela, vous devez préalablement cocher la case pour appliquer les couleurs de caractère et d’arrière-plan aux factures progressives.

Personnalisation de la facturation progressive

Mises à jour de janvier du logiciel de gestion de projet et facturation Kiwili

Possibilité d’adjoindre le numéro ou code de projet aux documents

Vous avez maintenant la possibilité d’adjoindre au nom de votre projet son code ou son numéro pour qu’il apparaisse sur vos factures, dépenses, devis ou bons de commande.

Pour cela vous devez ajouter l’option dans le modèle global.

ERP Adjoindre code ou numero de projet dans les factures

Ensuite le code de votre projet va apparaître à côté du nom du projet sur votre document.

ERP Adjoindre code ou numero de projet dans les documents

Adresse de l’entreprise recopiée dans le contact

Un nouveau bouton vous permet de copier directement l’adresse de l’entreprise dans la fiche de vos contacts si vous le souhaitez.

CRM copie de l'adresse de l'entreprise dans les contacts

Lien vers les entrées de temps détaillées dans la fiche de projet

Pour la gestion de vos projets, vous avez maintenant accès directement depuis le projet aux entrées de temps des utilisateurs.

Logiciel Gestion de projet - Lien direct rapport des heures

Devis en devise étrangère

Comme pour la facture, vous pouvez maintenant envoyer également des devis en multidevise.
Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône « Devise » en haut à droite puis sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez voir votre devis.

ERP Devis multidevise

Ajout d’une colonne « Marge estimée » au rapport de Coût et revenu de projets

Une nouvelle information est disponible dans le rapport « Revenu et coût des projets » c’est la marge estimée. Elle correspond au Budget du projet — les salaires liés au projet- les dépenses liées au projet.

ERP Rapport Revenu et cout des projet Marge estimée

Ajout des informations du contact aux comptes à recevoir, et possibilité d’ajouter un suivi depuis le rapport

Dans votre rapport de comptes à recevoir, vous avez maintenant toutes les informations de votre client (Nom et prénom du contact, courriel et numéro de téléphone).

Vous pouvez ajouter directement des notes de suivi en cliquant sur l’icône de discussion à droite du client. Ainsi la note de suivi que vous allez ajouter depuis le rapport des comptes à recevoir va s’ajouter automatiquement dans la fiche de votre client.

Logiciel Comptabilité Comptes à recevoir suivi

Vous avez manqué certaines mises à jour de Kiwili ? Retrouvez les toutes dans nos articles par année :

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !