Le module d’achat de Kiwili vous permet de gérer vos stocks plus facilement. Vous y trouverez de nombreuses fonctionnalités comme les bons de commande, le catalogue fournisseur ou encore l’inventaire. Cet article vous décrit étape par étape comment configurer votre module d’achat avant d’utiliser ses diverses fonctionnalités.

Paramétrez vos fiches produits pour le module d’achat en ligne

Dans Kiwili, les produits sont utilisés pour de la vente (factures) et les postes de dépenses comme de l’achat (dépenses). Afin de pouvoir utiliser les fonctionnalités du module d’achat et ainsi faire le lien entre l’achat et la vente de produits, vous devez associer vos produits (destinés à de l’achat/revente) à des postes de dépenses.

Chaque fiche produit souhaitée doit être liée à un poste de dépense afin d’être considérée comme produits pour l’achat. Ces produits pourront ainsi être liés aux différents catalogues de fournisseurs comprenant le poste de dépense associé.

Lorsqu’un produit est associé à un poste de dépense, le code comptable du poste de dépense s’associe aussi automatiquement au produit. Le produit aura donc deux codes comptables associés, un pour la vente et l’autre pour l’achat. La comptabilité sera alors automatiquement mise à jour dès que le produit sera utilisé en fonction.

Module d'achat en ligne Code comptable Vente et depense

Pour calculer le prix de vente du produits, deux choix s’offrent à vous: spécifier un prix fixe de vente ou calculer le prix de vente en fonction du prix d’achat (moyen ou dernier) et de la marge souhaitée. Dans le deuxième cas, la marge souhaitée peut être variable (en %) et/ou fixe.

Remarque : vous pouvez ajouter des frais supplémentaires pour votre produit. Ces frais seront proposés directement par le système lors de la création de devis ou facture et vous pourrez choisir de les appliquer ou non.

Module d achat en ligne Prix de vente Prix d achat

Chaque produit créé peut être ajouté à votre inventaire. Pour cela, allez sur l’onglet “Inventaire” de la fiche produit et cochez la case “Activer l’inventaire”. Le bouton “Ajouter une nouvelle entrée” vous permet d’entrer du stock de ce produit dans l’inventaire.

Module d achat en ligne Inventaire

Le stock de l’inventaire est ensuite affecté par les différentes factures et dépenses que vous créez. Si le statut d’une dépense pour l’achat de ce produit est « À payer » ou “Payée”, le stock augmente de la quantité achetée. A l’inverse, si la facture de la vente de ce même produit à un client est au statut « Émise » ou “Payée”, le stock diminue de la quantité vendue.

Lorsque que le stock minimum est atteint, une alerte apparaît dans votre inventaire et dans la section indicateurs de votre Kiwili pour vous avertir d’en ajouter.

En allant dans configuration / inventaire, vous pourrez voir la liste de tous les produits en inventaire ainsi que leur stock actuel.

Module d achat en ligne inventaire stocks

Gérez vos stocks avec vos fournisseurs en ligne

Les fiches de produits étant complètes et associées correctement à des postes de dépenses, il est temps de configurer vos fournisseurs.

En allant sur vos fiches fournisseurs, vous pourrez retrouver les onglets “Bons de commande” et “Catalogue”

L’onglet “Bons de commande” liste tous les bons de commande créés pour le fournisseur en question. Vous pourrez voir les informations principales de ces bons de commande et les sélectionner pour les modifier. Il est aussi possible de créer directement un bon de commande assigné à ce fournisseur depuis cet onglet.

Module d achat en ligne Bon de commande

L’onglet “Catalogue” liste, quant à lui, les produits que vous achetez chez ce fournisseur. Chaque produit est lié à un poste de dépense et une quantité minimum d’achat. Une fois que le produit est inscrit dans le catalogue, le fournisseur apparaît en tant que fournisseur référencé lorsqu’un bon de commande pour un de ses produits est créé.

Module d achat en ligne Catalogue

Le rapport d’inventaire en ligne

Dans l’onglet “Rapports” de votre Kiwili, dans la section “général”, se trouve le rapport d’inventaire. Ce rapport vous permet de faire le point sur vos différents produits en inventaire.

Plusieurs informations sont prises en comptes pour chaque produit :

  • Quantité en inventaire : montre la quantité disponible, actuellement en stock.
  • Quantité minimum : montre la quantité minimum de stock à avoir, si elle est atteinte vous recevez une alerte dans la section indicateurs pour commander du stock.
  • Quantité réservée : montre la quantité demandée par le client après avoir accepté un devis, c’est la quantité de stock que vous devez livrer aux clients.
  • Quantité en commande : montre la quantité de stock commandé via des bons de commande, c’est la quantité qui devrait s’ajouter au stock après livraison du fournisseur.
  • Prix d’achat moyen : montre le prix d’achat moyen parmi tous les prix des fournisseurs référencés.
  • Dernier prix d’achat : montre le dernier prix d’achat utilisé dans une dépense fournisseur.
  • Prix de vente moyen : montre le prix de vente moyen adressé aux clients.
  • Dernier prix de vente : montre le dernier prix de vente utilisé dans une facture client.

Vous pouvez donc garder un œil sur la gestion de vos stocks et des commandes dans sa globalité.

Le rapport d’inventaire en ligne Module d achat

Votre module d’achat étant dorénavant configuré, il ne vous reste plus qu’à utiliser ses fonctionnalités. Pour plus de précision concernant la gestion des bons de commandes, vous pouvez lire notre article d’aide sur le sujet.

N’hésitez pas à nous contacter sur le support en ligne pour toute autre question, ou vous référer directement à nos autres articles d’aide.

Merci d’utiliser Kiwili et à bientôt !

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