Il est parfois difficile de s’y retrouver entre le nombre de projets, d’étapes, de tâches, de collaborateurs qui sont affectés à différents projets ainsi que de leur temps de travail hebdomadaire. Grâce à la fonctionnalité de « Gestion de la charge de travail” de Kiwili, vous allez pouvoir optimiser la planification de l’utilisation des ressources humaines pour votre entreprise.

Répartition de la charge de travail entre les collaborateurs d’une étape d’un projet

Le logiciel Kiwili vous aide dans la planification de vos projets, aussi bien sur l’aspect financier que pour la gestion des ressources. Vous aurez une vision globale de l’allocation des heures de travail pour les prochains jours /semaines/mois. La fonctionnalité “Charge de travail” vous permet d’allouer le temps estimé de travail entre les utilisateurs par étape de projet.

Cette fonctionnalité est accessible dans vos Projets / Étape / Charge de travail. La charge de travail peut être distribuée uniquement aux utilisateurs sélectionnés dans l’étape.

Pour chacune des étapes de votre projet, vous allez pouvoir suivre la répartition de la charge de travail allouée versus le temps de travail réellement réalisé. Au cours du projet, vous pourrez donc ajuster la répartition des heures, vous rendre compte lorsque le temps de travail a dépassé l’estimation, mais également connaître la somme de la charge de travail de votre équipe.

Logiciel Gestion du personnel Charge de travail

Visualisation de sa propre charge dans un logiciel de gestion des ressources humaines

Une fois que l’administrateur du projet a réparti la charge de travail dans les étapes, chaque utilisateur peut avoir l’information dans son profil.

Pour cela vous devez vous rendre dans le Profil / Charge de travail. L’utilisateur va avoir une vision globale de toute sa charge de travail qu’il a sur les différentes étapes sur lesquelles il est affecté. Il peut également savoir combien d’heures il a déjà travaillé pour chaque étape. Ainsi il pourra encore mieux optimiser son horaire et ses tâches.

Logiciel Gestion du personnel Charge de travail Profil

Rapport d’analyse de la charge de travail générale du personnel

Un rapport “Charge de travail des employés” est disponible dans l’onglet des Rapports / Temps. Il permet d’avoir une vue globale, sur la charge de travail par utilisateurs, par étapes, par intervalle de date. Cette fonctionnalité est très utile, car le nombre de projets ou de tâches ne reflète pas toujours réellement la charge de travail. En effet, un utilisateur peut avoir une grosse charge de travail, mais peu de tâches à réaliser ou à l’inverse peu de charges de travail, mais être affecté à beaucoup de projets. Cette vision globale va permettre à l’administrateur de savoir à qui affecter les prochaines étapes.

Prenons comme exemple des collaborateurs qui doivent travailler 40h par semaine et donc 160h pour 4 semaines (un mois environ). Il va pouvoir sélectionner l’intervalle des 4 semaines et se rendre compte quels utilisateurs sont proches ou non des 160h allouées. Cette fonctionnalité est très utile en management de projet, car elle va vous permettre d’éviter de surcharger vos collaborateurs et de rentabiliser le temps de travail.

Un second exemple est la planification annuelle de l’allocation des ressources humaines prévisionnelles. Pour une entreprise qui gère de nombreux projets et collaborateurs, elle a besoin d’avoir une vision globale de la répartition des heures de travail de chaque projet. Avec cet outil de gestion RH, elle pourra planifier de manière détaillée les heures de travail de ses collaborateurs pour l’année à venir.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour le plan “Entreprise”.

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !