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Le logiciel de gestion de projet et de comptabilité Kiwili s’améliore chaque mois ! Des évolutions et options sont publiés souvent pour vous permettre d’utiliser un ERP en ligne complet qui optimise encore plus votre gestion d’entreprise au quotidien.

Les nouveautés du mois de janvier 2023 sur l’ERP :

Vendeur dans les devis

Comme pour les factures, vous avez maintenant la possibilité d’ajouter un utilisateur comme vendeur sur vos devis.

Notez cependant que seuls vous avez accès à cette information, le client ne le verra pas.

Champs vendeur dans les devis en ligne

 

Bouton pour dupliquer la tâche ou l’enregistrer sans fermer depuis la tâche

Lorsque vous êtes dans votre tâche, vous avez maintenant la possibilité de l’enregistrer sans fermer pour continuer de travailler dessus par exemple.

Gestion des tâches dupliquer et enregistrer sans fermer

Vous avez également le bouton « dupliquer » qui vous permet de créer une nouvelle tâche identique directement depuis celle-ci.

Ajout de l’administrateur de projet et du vendeur au rapport de facturation

Dans votre rapport de factures, vous avez maintenant deux nouveaux filtres : l’administrateur de projet et le vendeur.

Ajout des champs admin projet et vendeur dans le rapport de facturation

 

Sauvegarder les préférences de l’importation du temps dans les factures

Lorsque vous allez importer du temps, toutes les options de facturation et d’insertion seront gardées en mémoire. Ainsi lors de la prochaine importation vous n’aurez pas besoin de cocher ou décocher vos options.

Options d'importation du temps pour la facturation

 

Ajout d’un filtre administrateur dans la recherche de la liste des contacts

Si vous souhaitez rechercher un contact et filtrer par administrateur du client vous avez maintenant la possibilité de le faire avec la petite loupe.

Filtre des contacts du CRM par administrateur de client

 

Feuilles de temps dans l’espace client

Votre client peut voir l’avancement des heures sur votre projet. Pour cela vous devez lui donner accès à son extranet dans sa fiche client.

Accès extranet au client

Ensuite vous allez ajouter les projets auxquels vous souhaitez qu’il ait accès. Il aura accès uniquement aux numéros, code, nom du projet ainsi que le nombre d’heures prévues et effectuées. Il n’aura pas accès aux données financières ni aux commentaires.

Ajouter les projets dans l'extranet à l'utilisateur client

Vous pouvez également ajouter le client manuellement dans chacun des projets dans l’onglet général de celui-ci.

Ensuite vous devez lui donner accès. Pour cela vous devez aller dans l’onglet « général » du projet et cocher la case « Accès sur l’extranet ».

Accès sur l'extranet

Ensuite lorsque votre client va se connecter à son extranet, il pourra voir dans son onglet « Projets », l’avancement de tous les projets auxquels il a accès.

Vue de l'avancement des projets par le client

Il peut aussi voir le détail des heures faites sur le projet.

Suivi des heures de projets par le client

Options de désactivation des notifications de suivi

Dans les paramètres de votre profil utilisateur, vous avez la possibilité d’activer ou non les notifications concernant les discussions sur les étapes des projets.

Activer ou non les notifications pour les discussions sur les projets

Rapport : Revenus/Dépenses ajouter la description

Dans votre rapport de revenus et dépenses, vous avez une nouvelle colonne : Description. Vous allez avoir la description que vous avez indiquée dans vos factures et dépenses pour tous vos produits, services et postes de dépenses.

Rapport revenus et dépenses ajout de la description des produits services et postes de dépenses

Temps prévu dans l’export simple des projets

Pour exporter vos projets avec l’exportation simple, vous avez maintenant la colonne « Temps prévus ».

Exportation XSLX des projets temps prévus

Ajout de colonnes au rapport « heures par client »

De nouvelles colonnes ont été ajoutées au rapport “Heures par client”. Vous avez le coût des heures ainsi que la prévision de revenus. Dans les filtres vous avez également les heures facturées ou non.

Rapport heures par client nouvelles colonnes heures facturables cout revenus

Page d’allocation des ressources

Vous avez un nouveau bouton “Charge de travail” qui se trouve dans votre onglet de “Projets”.

Charge de travail des projets 3

Il vous donnera accès à des graphiques et des tableaux de répartition de la charge de travail de vos collaborateurs sur l’ensemble des projets de l’entreprise.

Charge de travail des projets hebdomadaire

Dans ce tableau vous pourrez voir et ajuster les heures de travail alloués pour chaque étape de vos projets.

Charge de travail des projets 2

Transactions en transit dans la conciliation sans fichier

Lorsque vous allez faire votre conciliation sans fichier dans le logiciel, vous allez avoir une case à cocher “Afficher le sommaire des éléments en transit”.

Conciliation sans fichier transactions en transit

Conversion d’un devis en plusieurs factures à partir des montants

Votre devis est accepté, vous souhaitez le convertir en plusieurs factures ? Vous avez maintenant la possibilité de choisir de le diviser en différents montants ou pourcentage.

Sachez cependant que la conversion d’un devis en plusieurs factures va venir prendre un pourcentage de chacune des lignes de votre devis. Donc le montant va être l’équivalent d’un pourcentage. Dans notre exemple d’un devis à 5000, si on veut mettre une première facture à 760 on ne pourra pas, le logiciel va vous proposer 15% qui correspond à 750.

Conversion d'un devis en plusieurs factures montant

Ajout des dates pour les transactions en transit au rapport sommaire de rapprochements (conciliation)

Dans votre rapport de conciliation, lorsque vous souhaitez avoir les informations des transactions en transit vous avez les dates qui s’affichent.

Rapport de conciliation date

Ajout du numéro de paiement dans la fenêtre de conciliation

Dans votre conciliation avec fichier, vous avez maintenant une colonne “numéro de paiement”. Vous pouvez ainsi tout connaître des numéros de paiement.

Numéro de paiement dans la conciliation

Vous avez manqué certaines mises à jour de Kiwili ? Retrouvez les toutes dans nos articles par année :

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !