Le logiciel de gestion de projet et de comptabilité Kiwili s’améliore chaque mois ! Des évolutions et options sont publiés souvent pour vous permettre d’utiliser un ERP en ligne complet qui optimise encore plus votre gestion d’entreprise au quotidien.
Les nouveautés du mois de mai 2023 sur le logiciel de facturation :
Sélection des taxes par ligne (devis, facture, dépense, bon de commande)
Dans chacun de vos documents, vous pouvez sélectionner un profil de taxe différent par ligne.
C’est-à-dire que vous pouvez vendre plusieurs produits ou services avec chacun une taxe différente (ou pas de taxe) sur un même devis, facture, dépense ou bon de commande.
Sélection de la taxe à appliquer par service/produit/poste de dépense
Pour chacun de vos produits, services et postes de dépenses, vous pouvez choisir un profil de taxe en particulier. Si votre produits ou service n’a pas de taxe, dans ce cas vous devez créer un profil sans taxe, et appliquer ce profil à votre produit, service ou postes de dépenses.
Option pour afficher le % de taxe dans le modèle global
Dans le modèle global, vous pouvez choisir d’afficher ou non le pourcentage de taxe sur l’espace client et les PDF.
Sur le PDF vous verrez le pourcentage des taxes de cette manière :
Possibilité de désactiver un profil de taxes
Vous pouvez maintenant désactiver un profil de taxes que vous n’utilisez plus. S’il est utilisé dans certains documents, mais que vous ne souhaitez plus l’avoir dans vos sélections (devis, factures, bons de commande, dépenses, produits, services, postes de dépenses), vous pouvez le désactiver grâce au bouton “Action” / “Désactiver”.
Par la suite, vous pourrez réactiver le profil en allant dans la liste des profils inactifs. Même quand vous désactivez un profil de taxes, toutes les données sont conservées.
Affichage du profil de taxe de la facture ou du devis sur la facture ou le devis
Lorsque vous allez créer une facture ou un devis vous pourrez choisir directement le profil de taxe qui s’applique au document.
Cette information est visible uniquement par vous, elle n’apparaîtra pas sur le devis ou la facture (PDF ou en ligne) de votre client.
Mise à jour de la page d’assistance dans l’application
La page assistance dans votre Kiwili à changée. Vous allez maintenant pouvoir retrouver les tutoriels de toutes les fonctionnalités afin de vous aider à optimiser votre utilisation du logiciel. L’assistant virtuel pour débuter avec Kiwili est toujours présent avec le bouton “Pour bien démarrer”.
Modification à l’affichage des couleurs des utilisateurs pour améliorer la lisibilité
Afin d’améliorer la lisibilité, nous avons modifié l’affichage des couleurs des utilisateurs dans les tâches.
Affichage des tâches en mode liste :
Affichage des tâches en mode tableau :
Affichage des tâches en mode calendrier :
Affichage des tâches en mode SPRINTS
Les éléments inactifs et archivés n’apparaissent plus dans la recherche globale
Afin de gagner en rapidité et en efficacité, nous avons enlevé les éléments inactifs et archivés de la recherche globale. Vous pouvez cependant toujours les rechercher avec la loupe de recherche dans la fonctionnalité.
Modification à l’affichage des discussions dans les tâches
Nous avons modifié l’affichage des discussions dans les tâches, afin d’avoir une meilleure lisibilité et la possibilité d’avoir et de voir une plus grande quantité de contenu.
Amélioration à l’import des tâches
Lorsque vous allez importer des tâches, vous aurez un tableau avec les indications sur le nombre de créations, de mises à jour et d’erreurs. Vous pouvez ensuite les trouver dans le tableau avec les couleurs qui correspondent (vert clair pour les créations, jaune clair pour les mises à jour et rouge pour les erreurs).
Les nouveautés du mois de février 2023 sur le logiciel de gestion :
API pour les tâches, projets et temps
L’API de Kiwili est désormais disponible pour les tâches, les projets et le temps. C’est-à-dire que vous allez pouvoir connecter Kiwili avec d’autres applications et transférer, modifier ou créer des données liées à vos projets, vos tâches et vos entrées de temps. Cette fonction vous permet de gagner du temps et d’automatiser l’échange de données. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre documentation.
* API disponible dès maintenant, Zapier en attente
Possibilité de marquer les bons de commande facturables au client
Vous pouvez maintenant indiquer si votre bon de commande est facturable à votre client ou non. Pour cela il vous suffit de cocher la case “Facturable au client” lors de la création de votre bon de commande.
Lorsque vous êtes dans votre liste de bons de commande, vous avez une colonne qui vous indique ceux qui sont facturables.
Avec la loupe de recherche, vous pouvez filtrer la liste des bons de commande facturable au client.
Lorsque vous allez convertir votre bon de commande en dépense, celle-ci sera automatiquement cochée comme facturable au client.
Sélection de la tâche depuis l’entrée de temps
Vous pouviez déjà ajouter votre temps de travail dans une tâche, mais vous pouvez maintenant lier votre entrée de temps à une tâche. Pour cela vous devez cliquer sur “Associer à une tâche” en dessous de la sélection du service dans votre entrée de temps.
Vous allez avoir ensuite la possibilité de filtrer et de sélectionner la tâche que vous souhaitez lier à votre entrée de temps.
Ajout d’une option pour transférer les fichiers attachés aux dépenses lors de la conversion vers une facture
Si vous ajoutez des fichiers à votre dépense, lorsque vous allez la convertir en facture, vous aurez la possibilité de copier les fichiers joints dans votre facture.
Dans le cas où vous importez une dépense dans votre facture, vous aurez également l’option de recopier les fichiers joints à votre dépense lors de l’importation.
Nouvel export PDF dans le rapport « Heures par clients » sans les informations de coût
Dans le rapport heures par client vous avez maintenant deux types d’exportation en PDF. La version complète avec toutes les informations du rapport, et celle pour le client sans la colonne ‘Coût’.
Les nouveautés du mois de janvier 2023 sur l’ERP :
Vendeur dans les devis
Comme pour les factures, vous avez maintenant la possibilité d’ajouter un utilisateur comme vendeur sur vos devis.
Notez cependant que seuls vous avez accès à cette information, le client ne le verra pas.
Bouton pour dupliquer la tâche ou l’enregistrer sans fermer depuis la tâche
Lorsque vous êtes dans votre tâche, vous avez maintenant la possibilité de l’enregistrer sans fermer pour continuer de travailler dessus par exemple.
Vous avez également le bouton « dupliquer » qui vous permet de créer une nouvelle tâche identique directement depuis celle-ci.
Ajout de l’administrateur de projet et du vendeur au rapport de facturation
Dans votre rapport de factures, vous avez maintenant deux nouveaux filtres : l’administrateur de projet et le vendeur.
Sauvegarder les préférences de l’importation du temps dans les factures
Lorsque vous allez importer du temps, toutes les options de facturation et d’insertion seront gardées en mémoire. Ainsi lors de la prochaine importation vous n’aurez pas besoin de cocher ou décocher vos options.
Ajout d’un filtre administrateur dans la recherche de la liste des contacts
Si vous souhaitez rechercher un contact et filtrer par administrateur du client vous avez maintenant la possibilité de le faire avec la petite loupe.
Feuilles de temps dans l’espace client
Votre client peut voir l’avancement des heures sur votre projet. Pour cela vous devez lui donner accès à son extranet dans sa fiche client.
Ensuite vous allez ajouter les projets auxquels vous souhaitez qu’il ait accès. Il aura accès uniquement aux numéros, code, nom du projet ainsi que le nombre d’heures prévues et effectuées. Il n’aura pas accès aux données financières ni aux commentaires.
Vous pouvez également ajouter le client manuellement dans chacun des projets dans l’onglet général de celui-ci.
Ensuite vous devez lui donner accès. Pour cela vous devez aller dans l’onglet « général » du projet et cocher la case « Accès sur l’extranet ».
Ensuite lorsque votre client va se connecter à son extranet, il pourra voir dans son onglet « Projets », l’avancement de tous les projets auxquels il a accès.
Il peut aussi voir le détail des heures faites sur le projet.
Options de désactivation des notifications de suivi
Dans les paramètres de votre profil utilisateur, vous avez la possibilité d’activer ou non les notifications concernant les discussions sur les étapes des projets.
Rapport : Revenus/Dépenses ajouter la description
Dans votre rapport de revenus et dépenses, vous avez une nouvelle colonne : Description. Vous allez avoir la description que vous avez indiquée dans vos factures et dépenses pour tous vos produits, services et postes de dépenses.
Temps prévu dans l’export simple des projets
Pour exporter vos projets avec l’exportation simple, vous avez maintenant la colonne « Temps prévus ».
Ajout de colonnes au rapport « heures par client »
De nouvelles colonnes ont été ajoutées au rapport “Heures par client”. Vous avez le coût des heures ainsi que la prévision de revenus. Dans les filtres vous avez également les heures facturées ou non.
Page d’allocation des ressources
Vous avez un nouveau bouton “Charge de travail” qui se trouve dans votre onglet de “Projets”.
Il vous donnera accès à des graphiques et des tableaux de répartition de la charge de travail de vos collaborateurs sur l’ensemble des projets de l’entreprise.
Dans ce tableau vous pourrez voir et ajuster les heures de travail alloués pour chaque étape de vos projets.
Transactions en transit dans la conciliation sans fichier
Lorsque vous allez faire votre conciliation sans fichier dans le logiciel, vous allez avoir une case à cocher “Afficher le sommaire des éléments en transit”.
Conversion d’un devis en plusieurs factures à partir des montants
Votre devis est accepté, vous souhaitez le convertir en plusieurs factures ? Vous avez maintenant la possibilité de choisir de le diviser en différents montants ou pourcentage.
Sachez cependant que la conversion d’un devis en plusieurs factures va venir prendre un pourcentage de chacune des lignes de votre devis. Donc le montant va être l’équivalent d’un pourcentage. Dans notre exemple d’un devis à 5000, si on veut mettre une première facture à 760 on ne pourra pas, le logiciel va vous proposer 15% qui correspond à 750.
Ajout des dates pour les transactions en transit au rapport sommaire de rapprochements (conciliation)
Dans votre rapport de conciliation, lorsque vous souhaitez avoir les informations des transactions en transit vous avez les dates qui s’affichent.
Ajout du numéro de paiement dans la fenêtre de conciliation
Dans votre conciliation avec fichier, vous avez maintenant une colonne “numéro de paiement”. Vous pouvez ainsi tout connaître des numéros de paiement.
Vous avez manqué certaines mises à jour de Kiwili ? Retrouvez les toutes dans nos articles par année :
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !