Grâce au logiciel de gestion de projet Kiwili, vous allez pouvoir facturer votre travail suivant un échéancier préétabli, indépendamment de l’avancement réel. Avec Kiwili vous avez deux possibilités de créer des factures progressives : depuis la conversion d’un devis en projet ou l’ajout de devis dans les étapes de votre projet. Nous allons détailler les deux méthodes ensemble.
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Convertir un devis en projet pour gérer la facturation progressive
La facturation progressive d’un projet est possible uniquement si elle est reliée à un devis. En effet, Kiwili doit connaître le temps de travail estimé afin de connaître la progression de votre projet. Nous allons donc vous expliquer la première possibilité, c’est-à-dire de convertir un devis en projet (Étapes).
Création du devis en ligne
Lorsque vous allez réaliser votre devis, gardez bien en tête que la description des services deviendra le nom des étapes de votre projet et les quantités le nombre d’heures prévues.
Conversion du devis en projet
Après avoir cliqué sur « Convertir en projet (étapes) », toutes les informations de votre devis vont être présentes sur votre projet. Vous pouvez remarquer que les services proposés dans votre devis sont déjà présélectionnés. La méthode de facturation est le taux horaire par services. Vous pouvez ensuite compléter, ajuster ou modifier les informations qui composent votre projet.
Sur l’onglet indicateur de votre projet, vous allez retrouver les étapes qui ont été créées automatiquement depuis votre devis. Ainsi que le nombre d’heures estimées pour chacune d’elles.
Lier les étapes d’un projet à un devis pour gérer la facturation progressive
La seconde manière d’utiliser la facturation progressive est de partir d’un projet que vous aurez créé au préalable, puis de le lier à un devis.
Vous allez devoir choisir pour chacune des étapes une ligne d’un devis. Une fois que vous aurez lié chacune de vos étapes à une ligne de devis. Vous pourrez commencer à créer vos factures progressives.
En ce qui concerne la gestion de projet à proprement parler, c’est à vous d’ajouter manuellement les informations. Elles ne s’ajoutent pas automatiquement comme avec la conversion du devis en projet. Mais vous pouvez utiliser la fonction de facturation progressive même si vous n’avez pas ajouté les informations. Il suffit d’avoir lié les étapes au devis.
Création de factures progressives
Maintenant vient le moment de facturer de manière progressive. Allez à l’onglet « Factures » de votre projet et cliquez sur « Nouvelle facture progressive ».
Si vous souhaitez que les dernières entrées de temps et factures, soient prises en compte, n’oubliez pas de modifier la date de facturation.
La première colonne « estimé » représente le nombre d’heures ainsi que le montant provenant du devis, ce qui correspond au budget entendu avec le client. À noter que ces chiffres ne peuvent être modifiés sans modifier le devis.
La seconde colonne « Effectué » regroupe les entrées de temps des différents utilisateurs sur une même étape. Vous avez également le montant (temps x taux choisi dans le projet) et le pourcentage d’avancement (différence entre les heures estimées et effectuées).
La troisième colonne « Facturé » vous informe du nombre d’heures ainsi que leur montant qui a déjà été facturé à votre client. Ainsi vous pouvez voir le pourcentage d’heures facturées par rapport aux heures estimées.
La dernière colonne « À facturer » indique ce que vous allez facturer à votre client dans votre nouvelle facture progressive. Vous allez retrouver ici le montant et le pourcentage d’heures qui ont été effectuées et non facturées. Si vous souhaitez tout facturer, il vous suffit de cliquer sur « Créer une facture ». Sachez que ces cases sont modifiables donc vous pouvez choisir de facturer uniquement un certain montant ou pourcentage des heures. Les calculs vont se mettre à jour automatiquement pour la prochaine facture progressive.
Si vous réalisez plus d’heures de travail que ce que vous avez estimé, les informations s’afficheront en rouge dans la colonne « Effectué » et le pourcentage d’avancement dépassera le 100%. Cela permet de voir rapidement les étapes qui ont pris plus de temps que prévu. Notez qu’il n’est cependant pas possible de facturer plus de 100% du montant estimé
Si la case “Marquer les heures comme facturées” est cochées, toutes les heures incluses dans la factures seront marquées “Facturée” et ne seront plus proposées lors de la création de la prochaine facture,
Enfin, le montant “À facturer” est recalculé en fonction du pourcentage “À facturer” et seulement 2 décimales sont possibles sur le pourcentage.
Une fois que vous avez généré la facture progressive, vous pouvez ajouter ou modifier des informations.
Toutes les lignes de vos étapes de projet vont s’importer dans votre facture. Si vous ne souhaitez pas que certaines apparaissent, il suffit de cliquer sur la petite poubelle au bout de la ligne.
Une fois la facture créée vous pouvez utiliser le modèle spécifique à la facture progressive en cliquant sur le l’icône à double chevrons opposés dans la barre bleu ciel de la facture.
Ce modèle présente la facturation actuelle par rapport au budget du devis et la facturation passée.
Voilà vous connaissez maintenant tout à la facturation progressive avec le logiciel de gestion Kiwili. Cette méthode de facturation vous facilite la vie. Elle vous permet de ne pas oublier d’heure et de facturer au fur et à mesure de l’avancement de votre projet.
La fonctionnalité de facturation progressive est disponible uniquement avec le forfait Entreprise.
Si vous souhaitez consulter d’autres tutoriels en lien avec la facturation, vous lire nos articles :
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- Facturation en multidevises
- Configuration des taxes dans les factures
- Créer et gérer des factures avec le logiciel de facturation Kiwili
- Convertir facilement un devis en facture
- Gestion des paiements de factures avec Kiwili
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !