Vous souhaitez envoyer des devis pour vos clients ou prospects ? Nous vous expliquons toutes les démarches à suivre pour créer et émettre un devis professionnel avec Kiwili en intégrant facilement toutes les informations indispensables. Une fois le devis créé et approuvé, il est facile de le convertir en facture, vous faire payer en ligne et ensuite commencer le boulot.

Créer un devis en ligne, étape par étape avec Kiwili

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir bien configuré votre profil et celui de vos contacts.

Pour créer un devis, cliquez sur l’onglet correspondant.

Devis dans le logiciel de gestion et de facturation en ligne

Puis cliquez sur “ajouter un devis”.

Ajouter un devis dans le logiciel de gestion et de facturation

Vous pouvez sélectionner votre client dans le menu déroulant ou taper les premières lettres de son nom pour le retrouver facilement.
Si le client n’y figure pas encore, vous pouvez cliquer sur “ajouter un nouveau prospect”, puis remplir les champs requis.

Devis dans le logiciel de gestion de projet et de facturation

Si vous devez modifier une information sur votre client, cliquez sur “aller à la fiche client”.
Vous pouvez accéder à sa fiche dans une nouvelle fenêtre.

fiche client dans le logiciel de gestion de projet

Une fois le client sélectionné, enregistrez votre devis !

enregistrer un devis dans le logiciel de gestion en ligne

À droite, le numéro du devis est inscrit automatiquement en fonction du précédent. Mais vous pouvez le modifier manuellement. Dans ce cas, notez que les prochains devis suivront ce nouveau numéro.

En dessous du numéro, la date du jour s’affiche, mais vous pouvez la modifier grâce au calendrier.

Vous pouvez également ajouter une courte description à votre devis ou l’associer à un projet.

modification des devis dans le logiciel de gestion et de facturation en ligne

Ajouter ensuite les produits et services dans la case “Services/Produits”. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire.
Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi cliquer sur “ajouter un produit ou service”. Si vous ne l’avez pas encore configuré.

La description, le prix, la quantité et les taxes s’affichent automatiquement selon vos paramètres. Mais vous pouvez toujours les modifier manuellement.

création de devis dans le logiciel de gestion et de facturation

En haut, le cadenas vous permet de protéger l’accès à ce devis par un mot de passe.

En cliquant sur le trombone, vous pouvez ajouter des fichiers en pièce jointe au devis. Une fois les documents téléchargés, vous pouvez cocher la case « publique » pour que votre client ait accès à ces documents. Si la case n’est pas cochée, vous seul pourrait voir le document.

À côté vous pouvez avoir un historique des modifications qui ont eu lieu concernant ce devis.

Une fois le devis terminé vous pouvez le télécharger au format PDF.

Logiciel de gestion et de comptabilité

Dans les onglets en dessous, le statut de votre devis est par défaut au “brouillon”. Il sera actualisé automatiquement dès lors que vous aurez effectué une action (tel que l’envoi ou la facturation au client).

Vous pouvez dupliquer votre devis en cliquant sur “dupliquer”, un numéro différent lui sera automatiquement attribué.

Comment envoyer un devis en ligne avec Kiwili ?

Pour envoyer votre devis à un client par courriel, cliquez sur “envoyer”. Choisissez le destinataire et mettez en copie d’autres contacts si vous le souhaitez.
Vous pouvez également ajouter ou modifier le sujet et le texte de votre courriel.

envoyer une soumission avec le logiciel de gestion et de facturation

Vous pouvez aussi convertir votre devis en facture ou projet. Regarder notre article à ce sujet !

Dans l’onglet “notifier”, vous pouvez choisir que d’autres personnes de votre équipe soient informées par courriel des changements de votre devis.

Grâce au bouton “bon de commande client”, vous pouvez télécharger votre devis en bon de commande.

Une fois que le devis n’est plus au statut “brouillon”, vous pouvez voir l’aperçu du devis que recevra votre client. Cliquez sur le lien et l’aperçu s’affichera dans une nouvelle fenêtre.

Devis en ligne dans le logiciel de gestion et de comptabilité

Lorsque vous envoyez votre devis au client, celui-ci a la possibilité de l’accepter en le signant de manière légale en ligne, ou de demander des changements, que vous recevrez par courriel. Les membres de l’équipe précédemment notifiés en seront aussi avertis.

Le client peut aussi l’enregistrer en PDF ou en bon de commande.
Notez que lorsque le client accepte votre devis, celui-ci ne peut plus être modifié.

aperçu du devis client en ligne

Personnalisez votre modèle de devis avec Kiwili

Rendez-vous à la section « Modèle global » sous l’onglet « Configuration » afin d’éditer le gabarit et le design de défaut de vos devis Kiwili en français, anglais et espagnol.

Notez qu’il est possible de modifier :

  • les options de présentation des devis en ligne et format PDF,
  • les éléments (colonnes) qui s’afficheront dans vos devis,
  • les conditions et modalités,
  • les notes de fin de document,
  • le texte de pied de page.

Dans les options de présentation du devis, vous pouvez modifier la couleur du texte et des en-têtes, choisir l’emplacement et la taille de votre logo ou encore renommer votre devis de différentes manières (Offre de service, offre commerciale, soumission, etc.).

Pour modifier les éléments qui s’affichent dans vos devis, il vous suffit de décocher la case de la colonne correspondante. Par exemple, si vous ne souhaitez pas afficher les taxes, il suffit de décocher les cases à côté du nom.

éléments du devis dans le logiciel de gestion et de facturation

Vous verrez toujours les informations dans la page d’édition du devis, mais elles n’apparaîtront pas sur le devis client. Voici comment le client voit le devis :

devis client dans le logiciel de gestion et de facturation

 

Les propositions d’offres sont souvent le premier contact avec votre client potentiel. En soignant cette étape, vous vous donnez les moyens de signer de nouveaux contrats. Kiwili vous aide à créer des soumissions et des offres de service professionnelles et complètes.

Visionnez le tutoriel Émettre un devis avec Kiwili

Si vous voulez en apprendre plus, regardez nos vidéos !

1 – Bien démarrer avec Kiwili : configurez votre compte
2 – Configurez vos entreprises avec Kiwili
4 – Gérer un projet avec Kiwili
5 – Émettre une facture avec Kiwili 

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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !