Une fois que votre client a accepté le devis, vous pouvez commencer à travailler sur le projet. Apprenez à convertir simplement un devis en projet et à facturer votre temps de travail rapidement avec Kiwili !
Créer un projet à partir d’un devis
En convertissant un devis en projet, toutes les informations associées à votre devis seront automatiquement associées à votre projet : le client, les services, etc.
Pour convertir le devis, allez dans l’onglet “devis” puis sélectionnez le devis choisi.
Sous convertir, sélectionnez le mode de conversion :
- par étapes : les descriptions de chaque service du devis seront converties en une étape du projet.
- par tâches : les descriptions de chaque service seront transformées en tâches dans votre projet.
Confirmez votre choix.
En quelques clics, vous voilà à la page d’accueil du projet, où s’affiche un graphique d’indicateurs. Ici vous pouvez suivre votre projet en un clin d’œil : Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire et la Marge (Factures – Dépenses – Salaires = Marge).
Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section “Rapports” de votre Kiwili.
Facturer son temps avec le logiciel de gestion Kiwli
1) Ajouter une entrée de temps dans le projet
Vous avez deux possibilités pour ajouter une entrée de temps à votre projet :
Depuis votre projet, dans “étapes”, en sélectionnant une étape puis en cliquant sur l’horloge sous “heures”.
Ou depuis “tâches”, en créant ou sélectionnant la tâche, puis en cliquant sur l’horloge en haut à droite.
2) Paramétrez l’entrée de temps dans Kiwli, logiciel de gestion de temps
Lorsque vous êtes dans l’entrée de temps, les champs se mettent à jour automatiquement avec les informations du projet : client, étapes, service et tâche s’il y a lieu, s’affiche dans ‘note’.
Pour saisir le temps travaillé, vous pouvez indiquer directement le nombre d’heures dans ‘heures’ ou choisir une heure de début et une heure de fin, le champ ‘heure’ se calcule alors automatiquement.
Si vous souhaitez ajouter une demi-heure de travail, indiquez 0.50 dans ‘heure’.
Une fois votre entrée de temps terminée, cliquez sur ‘ajouter votre entrée de temps’.
Vous pouvez consulter toutes vos heures à tout moment dans ‘Temps’ sous forme d’agenda.
3) Facturer vos heures avec le logiciel de comptabilité Kiwili
Pour facturer les heures précédemment enregistrées, créez une facture en cliquant sur l’onglet “Facture” dans votre projet puis sur “Nouvelle facture”.
Une facture se crée en renseignant automatiquement les champs ‘client’ et ‘projet’, liés à votre projet.
Vous pouvez à présent importer votre temps pour le facturer. Cliquez sur l’onglet ‘Importer’ puis sur ‘Temps’.
Toutes les entrées de temps facturables en lien avec le projet s’affichent à l’écran. Vous pouvez modifier la période et sélectionner la ou les entrées de temps que vous souhaitez facturer en cochant la case la case à gauche.
- Dans les options de facturation, vous pouvez :
- choisir d’arrondir vos heures au minimum, à 5, 10, 15, 20, 30 minutes ou 1 heure. Par exemple, si vous avez travaillé 12 heures et 15 minutes, vous pouvez arrondir pour facturer uniquement 12 heures de travail.
- choisir de regrouper des éléments sur une même ligne de votre facture. Vous pouvez regrouper par service, par service et utilisateur, par profession, par date ou par étape. Les informations seront alors affichées sur une seule ligne dans la facture et le total des heures et du montant se fera automatiquement. Par exemple, si vous avez saisi plusieurs entrées d’heures pour la même étape, il sera possible d’avoir une seule ligne regroupant le nombre d’heures total pour l’étape.
- trier par usager ou par date pour avoir les informations par ordre chronologique sur votre facture.
Les options d’insertion vous permettent de choisir les champs qui apparaissent sur la facture.
Une fois que vous avez sélectionné les entrées de temps, ajoutez-les à l’aide du bouton ‘Ajouter le temps facturable’ en bas de page.
Votre facture est prête ! Pensez à bien l’enregistrer.
Maintenant que vous avez votre facture, il ne reste plus qu’à l’envoyer.
Envoyez votre facture avec le logiciel de facturation en ligne Kiwili
Pour envoyer la facture au client, il suffit de cliquer sur le bouton ‘envoyer’ !
Vous êtes prêt à passer d’un devis à une facture en quelques étapes simples !
Pour avoir plus de détails sur les fonctionnalités de facturation qu’offre le logiciel de gestion Kiwili, rendez-vous ici !
Notez qu’il est également possible de convertir un devis en facture(s).
Retrouvez dès à présent nos autres vidéos tutoriels :
1 – Les 5 étapes essentielles pour bien commencer avec Kiwili
2 – Émettre un devis avec Kiwili
3 – Gérer un projet avec Kiwili
4 – Émettre une facture avec Kiwili
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Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !