Fini le devis papier qui génère d’interminables allers-retours avant d’obtenir enfin son approbation tant attendue. Terminé également le tracas des soumissions envoyées par courrier électronique, perdues dans le labyrinthe des demandes de modifications disséminées, rendant tout suivi quasi impossible. La solution à cette frustration est simple : adoptez le système de devis en ligne.
En faisant ce choix, la communication avec vos clients devient d’une fluidité sans égale, le suivi des propositions se fait de manière automatisée et le processus d’acceptation est nettement accéléré. Dans ce guide, nous allons vous accompagner à travers les étapes de réalisation d’une soumission en ligne en utilisant l’efficacité du logiciel en ligne Kiwili. Dites adieu aux tracas administratifs et accueillez l’efficacité numérique !
Comment créer une soumission en ligne dans le logiciel Kiwili ?
Une fois que vous avez créé votre devis, dès que le statut «Brouillon» passe à un autre statut (dans la logiciel envoyé). Vous allez avoir une seconde ligne d’options qui va apparaitre.
- Voir sur l’espace client : Si vous cliquez sur ce bouton cela va ouvrir directement le devis en ligne.
- L’URL : Vous avez l’url de votre soumission en ligne en détail.
- Copier le lien : Vous allez pouvoir copier le lien de l’URL de votre devis en ligne.
Quels sont les options disponibles pour votre prospect avec la soumission en ligne ?
L’avantage de la soumission en ligne, c’est que vous pouvez interagir directement avec votre prospect.
Voici les différentes actions que votre prospect peut faire :
Accepter le devis en ligne :
Votre prospect va pouvoir accepter le devis directement en cliquant sur un simple bouton. Ensuite le statut, dans votre liste de devis, va se modifier automatiquement et passer à «Accepté». Ce bouton permet de simplifier les processus de validation mais également d’accélérer le temps de validation d’une soumission. Vous allez avoir la date et l’heure exacte à laquelle il a été accepté par votre prospect.
Vous avez également la possibilité de valider l’acceptation du devis par une signature en ligne. Si vous souhaitez avoir cette option vous devez cocher la case » Autoriser la signature des devis par le client» dans la partie configurations / Modèle Global.
Document PDF :
Votre prospect aura la possibilité de télécharger directement sa soumission au format PDF depuis son devis en ligne. De cette manière il n’a pas besoin de retourner dans ces mails, de chercher dans ces documents il peut à tout moment le télécharger sans vous solliciter.
Bon de commande :
De la même manière que pour le devis en PDF, votre prospect peut télécharger un bon de commande directement depuis la soumission en ligne.
Demande de changements :
Cette fonctionnalité est vraiment super pour centraliser les informations de demandes de changement et d’échanges avec votre prospect au bon endroit. Si votre prospect veut apporter des modifications, il suffit de les écrire via ce bouton. Ainsi de votre coté vous allez recevoir un mail vous informant qu’une demande de changement à été faite. Vous pourrez retrouver cette demande de changement sur la soumission en ligne, mais également dans l’historique de votre document.
Pourquoi utiliser une soumission en ligne plutôt qu’une traditionnelle ?
La transition vers le système de devis en ligne marque une évolution cruciale dans la gestion des processus administratifs et commerciaux. Loin des contraintes des devis papier et des soumissions électroniques fragmentées, cette solution offre une réponse concrète à la complexité croissante de la communication professionnelle.
En adoptant ce choix, vous établissez un nouveau standard de fluidité dans les échanges avec vos clients. L’automatisation du suivi des propositions et l’accélération du processus d’approbation témoignent de l’efficacité incontestable d’une telle démarche.
L’avantage d’utiliser un Software as a Service (SaaS) vous permet une gestion commerciale complète. Dès lors, l’envoi d’une URL pour un devis en ligne devient synonyme de modernité et de praticité.
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- Comment créer un nouveau devis ?
- Emettre et gérer les soumissions
- Convertir une soumission en projet
- Convertir un devis en facture
- Créer un bon de commande client et un bon de travail
- Suivi et gestion des soumissions
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !