Vous souhaitez envoyer des devis pour vos clients ou prospects ? Nous vous expliquons toutes les démarches à suivre pour créer et émettre un devis professionnel avec Kiwili en intégrant facilement toutes les informations indispensables. Une fois qu’il est créé et approuvé, il est facile de le convertir en facture, vous faire payer en ligne et ensuite commencer le boulot.
Saviez-vous qu’en plus de nos articles tutoriels nos experts proposent
des formations spécialisées en visioconférence pour vous aider à utiliser au mieux Kiwili ?
Créer un devis en ligne, étape par étape avec Kiwili
Avant de commencer, assurez-vous d’avoir bien configuré votre profil et celui de vos contacts.
Création :
Pour créer un devis, cliquez sur l’onglet correspondant.
Puis cliquez sur “ajouter un devis”.
Vous pouvez sélectionner votre client dans le menu déroulant ou taper les premières lettres de son nom pour le retrouver facilement.
Si le client n’y figure pas encore, vous pouvez cliquer sur “ajouter un nouveau prospect”, puis remplir les champs requis.
Si vous devez modifier une information sur votre client, cliquez sur “aller à la fiche client”.
Vous pouvez accéder à sa fiche dans une nouvelle fenêtre.
Une fois le client sélectionné, enregistrez le !
Informations générales :
À droite, le numéro du devis est inscrit automatiquement en fonction du précédent. Mais vous pouvez le modifier manuellement. Dans ce cas, notez que les prochains suivront ce nouveau numéro.
En dessous du numéro, la date du jour s’affiche, mais vous pouvez la modifier grâce au calendrier.
Vous pouvez également ajouter une courte description à votre devis ou l’associer à un projet.
Ajout des produits ou services :
Ajouter ensuite les produits et services dans la case “Services/Produits”. Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire.
Dans le menu déroulant, vous pouvez aussi cliquer sur “ajouter un produit ou service”. Si vous ne l’avez pas encore configuré.
La description, le prix, la quantité et les taxes s’affichent automatiquement selon vos paramètres. Mais vous pouvez toujours les modifier manuellement.
Options disponibles :
En haut, le cadenas vous permet de protéger l’accès à ce devis par un mot de passe.
En cliquant sur le trombone, vous pouvez ajouter des fichiers en pièce jointe au devis. Une fois les documents téléchargés, vous pouvez cocher la case « publique » pour que votre client ait accès à ces documents. Si la case n’est pas cochée, vous seul pourrait voir le document.
À côté vous pouvez avoir un historique des modifications qui ont eu lieu concernant ce document.
Une fois le devis terminé vous pouvez le télécharger au format PDF.
Dans les onglets en dessous, le statut de votre devis est par défaut au “brouillon”. Il sera actualisé automatiquement dès lors que vous aurez effectué une action (tel que l’envoi ou la facturation au client).
Vous pouvez dupliquer votre devis en cliquant sur “dupliquer”, un numéro différent lui sera automatiquement attribué.
Comment envoyer un devis en ligne avec Kiwili ?
Pour envoyer votre devis à un client par courriel, cliquez sur “envoyer”. Choisissez le destinataire et mettez en copie d’autres contacts si vous le souhaitez.
Vous pouvez également ajouter ou modifier le sujet et le texte de votre courriel.
Convertir en projet et suivi :
Vous pouvez aussi convertir votre devis en facture ou projet. Regarder notre article à ce sujet !
Dans l’onglet “notifier”, vous pouvez choisir que d’autres personnes de votre équipe soient informées par courriel des changements de votre devis.
Grâce au bouton “bon de commande client”, vous pouvez télécharger votre devis en bon de commande.
Une fois que le devis n’est plus au statut “brouillon”, vous pouvez voir l’aperçu du devis que recevra votre client. Cliquez sur le lien et l’aperçu s’affichera dans une nouvelle fenêtre.
Lorsque vous envoyez votre devis au client, celui-ci a la possibilité de l’accepter en le signant de manière légale en ligne, ou de demander des changements, que vous recevrez par courriel. Les membres de l’équipe précédemment notifiés en seront aussi avertis.
Le client peut aussi l’enregistrer en PDF ou en bon de commande.
Notez que lorsque le client accepte votre devis, celui-ci ne peut plus être modifié.
Personnalisez votre modèle de devis avec Kiwili
Rendez-vous à la section « Modèle global » sous l’onglet « Configuration » afin d’éditer le gabarit et le design de défaut de vos devis Kiwili en français, anglais et espagnol.
Notez qu’il est possible de modifier :
- les options de présentation des devis en ligne et format PDF,
- les éléments (colonnes) qui s’afficheront dans vos devis,
- les conditions et modalités,
- les notes de fin de document,
- le texte de pied de page.
Dans les options de présentation du devis, vous pouvez modifier la couleur du texte et des en-têtes, choisir l’emplacement et la taille de votre logo ou encore renommer votre devis de différentes manières (Offre de service, offre commerciale, soumission, etc.).
Pour modifier les éléments qui s’affichent dans vos offres de services, il vous suffit de décocher la case de la colonne correspondante. Par exemple, si vous ne souhaitez pas afficher les taxes, il suffit de décocher les cases à côté du nom.
Vous verrez toujours les informations dans la page d’édition du devis, mais elles n’apparaîtront pas sur celui du client. Voici comment le client voit le devis :
Les propositions d’offres sont souvent le premier contact avec votre client potentiel. En soignant cette étape, vous vous donnez les moyens de signer de nouveaux contrats. Kiwili vous aide à créer des soumissions et des offres de service professionnelles et complètes.
Visionnez le tutoriel Émettre un devis avec Kiwili
Si vous voulez en apprendre plus, regardez nos vidéos !
1 – Bien démarrer avec Kiwili : configurez votre compte
2 – Configurez vos entreprises avec Kiwili
4 – Gérer un projet avec Kiwili
5 – Émettre une facture avec Kiwili
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !