La santé financière d’une entreprise est l’une des choses les plus importantes. Elle passe en particulier par la gestion des comptes à recevoir (appelés également comptes clients). N’oubliez pas qu’elle est aussi importante que la gestion des comptes à payer.
Un logiciel de comptabilité en ligne vous facilite la vie, tout est enregistré et automatique. Ainsi avoir un rapport de comptes à recevoir complet et détaillé va vous permettre d’avoir un suivi de vos revenus optimal. Suivez notre tutoriel pour tout connaître.
Le rapport en ligne des comptes à recevoir
Pour accéder au rapport des comptes à recevoir, vous devez aller dans l’onglet « Comptabilité » puis cliquer sur le rapport « Comptes à recevoir » ou dans l’onglet « Rapports » puis dans la catégorie “Comptabilité” vous le trouverez également.
Ici vous aurez la liste de toutes les factures que doivent encore payer vos clients (les factures déjà payées n’apparaissent donc pas). Notez que ce rapport contient uniquement les informations des factures et non pas les entrées de journal.
Dans le rapport des comptes à recevoir, vous aurez plusieurs options.
Filtrer les factures dans les comptes à recevoir
Vous pourrez filtrer les factures en fonction de leur date et du type (date de facturation ou date d’échéance). C’est-à-dire que vous pouvez par exemple sélectionner la date du jour et avoir la liste de toutes les factures qui doivent être payées en fonction de leur délai.
Prenons par exemple une facture émise le 1er juillet à payer le 15 juillet, avec un rapport des comptes à recevoir en date du 8 août.
- Si vous optez pour le filtre par “date de facturation”. La facture va apparaître dans la colonne 30-60 jours, car elle a été émise il y a 30 à 60 jours.
- Si vous choisissez le filtre “date d’échéance». Elle va être dans la colonne 0 à 30 jours, car la date du paiement attendu est le 15 juillet, donc il y a moins de 30 jours.
Les factures sont triées en fonction de différents délais : 0-30 jours / 30-60 jours / 60-90 jours / +90 jours.
Choisir les informations à afficher dans le rapport des comptes à recevoir
Avec la molette de gauche, vous pouvez choisir les colonnes à afficher ou à masquer. Par exemple afficher uniquement les factures à percevoir dans les 0 à 30 jours.
Vous avez également la possibilité d’avoir une vue globale ou détaillée. La vue globale vous donnera une liste de tous vos clients qui ont des factures à percevoir alors que la vue détaillée va vous donner le détail de toutes les factures à percevoir.
La case description vous permet d’afficher ou non la description qui est indiquée dans les factures.
Vous pouvez avoir un message d’alerte en rouge comme sur l’image avec une icône triangle rouge. Cela vous indique qu’il y a des paiements qui sont enregistrés sur les factures ou une annulation, mais à une date postérieure de celle du rapport.
Par exemple, si votre rapport de comptes à recevoir est fait le 1er septembre, mais que sur certaines factures vous avez ajouté un paiement en date du 15 septembre (par exemple un chèque que vous avez reçu, mais que vous encaissez le 15). Le paiement est donc bien enregistré dans votre Kiwili, mais il sera effectif plus tard, c’est pour cela que la facture apparaît quand même dans le rapport.
Suivi et envoi d’état de compte avec les comptes à recevoir
Suivi client dans le rapport des états de compte
Lorsque vous êtes dans la liste des comptes à recevoir, vous pouvez cliquer sur le nom de votre client pour consulter sa fiche ou bien ajouter directement un commentaire de suivi dans la bulle de discussion.
Envoie des états de compte aux clients
Vous avez le choix de sélectionner uniquement les factures que vous souhaitez ou bien la totalité grâce aux cases sur le côté droit. Ensuite il vous suffit de cliquer sur le bouton “Envoyer les états de compte aux clients sélectionnés”. Et voilà, vos états de compte sont envoyés et vos clients relancés en seulement quelques clics.
Vous savez maintenant comment envoyer les états de compte à vos clients et gérer vos comptes à recevoir. Si vous souhaitez le faire maintenant pour votre entreprise, il suffit d’essayer la fonctionnalité Comptabilité gratuitement (incluse avec l’essai gratuit).
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !