Les organismes à but non lucratif (OBNL) dépendent souvent des subventions pour financer leurs projets, leurs programmes et leurs activités. Pour assurer une bonne reddition de comptes, il est essentiel de savoir combien a été reçu, combien a été dépensé et quel montant de la subvention reste disponible.
Avec le logiciel Kiwili, vous pouvez centraliser le budget du projet, les dépenses, le temps de travail, les coûts salariaux et les revenus liés à la subvention dans un même projet.
Il existe principalement deux façons de gérer une subvention dans Kiwili :
- avec l'option Comptabilité+, enregistrer la subvention dans une entrée de journal et la rattacher au projet : c’est la méthode la plus complète ;
- sans Comptabilité+, utiliser le budget du projet et, selon votre fonctionnement, une facture liée au projet afin de suivre la consommation de la subvention.
Créer le projet financé par la subvention
Dès la création de votre projet dans Kiwili, vous pouvez ajouter des informations prévisionnelles afin d’anticiper sa réalisation : montant disponible, étapes, temps prévu et coûts associés.
Dans notre exemple, nous allons utiliser un projet financé entièrement par une subvention.
Découvrez comment notre logiciel vous permet de mieux gérer vos projets, votre facturation, votre comptabilité et vos équipes au quotidien, tout en gagnant du temps et en simplifiant vos processus.
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Ajouter le montant de la subvention au budget du projet
Dans la section Budget du projet, indiquez le montant prévu pour réaliser votre projet (vous pouvez aussi établir le budget par étape, ce qui donnera par la suite le budget global de votre projet). Si la subvention finance la totalité du projet, ce budget peut correspondre au montant de la subvention accordée.
Vous pouvez ensuite répartir ce budget entre les différentes étapes du projet. Cette répartition permet de comparer progressivement le budget prévu et les coûts réellement engagés.
Une fois le budget renseigné, les indicateurs du projet permettent de suivre son évolution et ses différentes marges.
Prévoir le temps et le coût salarial du projet pour un OBNL
Une subvention ne sert pas uniquement à payer des achats ou des fournisseurs. Une partie importante peut également être consacrée aux ressources humaines.
Dans Kiwili, ajoutez au projet les employés et bénévoles qui vont participer à sa réalisation. Vous pouvez ensuite prévoir leur temps dans la charge de travail, pour chaque étape du projet.
Cette planification permet de visualiser :
- le nombre d’heures prévues ;
- la répartition du travail entre les membres de l'équipe ;
- le coût salarial prévisionnel ;
- le budget restant pour les autres dépenses du projet.
Comment gérer le temps des bénévoles ?
Les bénévoles peuvent également saisir leur temps dans le projet. Vous obtenez ainsi une information précieuse sur le nombre réel d'heures nécessaires à la réalisation de votre mission, même si ce temps ne représente pas une dépense salariale.
Si vous ne souhaitez pas que ces heures génèrent un coût dans les indicateurs du projet, renseignez un coût salarial à 0 pour l'utilisateur concerné.
Suivre la consommation de la subvention pendant le projet
Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les membres de l'équipe saisissent leurs heures et les dépenses sont rattachées au projet.
Le coût réel du projet se construit alors progressivement à partir notamment :
- du coût des heures travaillées ;
- des dépenses et achats liés au projet ;
- des autres coûts affectés au projet.
Vous pouvez comparer ces montants à votre budget initial pour vérifier si la consommation de la subvention correspond à vos prévisions.
Pour obtenir un suivi encore plus précis, il est préférable d'enregistrer également dans Kiwili le montant de la subvention réellement reçu.
Comment enregistrer une subvention dans Kiwili ?
Méthode 1 : enregistrer la subvention avec une entrée de journal
C'est la méthode recommandée lorsque votre compte dispose de l'option Comptabilité+.
Kiwili permet de créer des entrées manuelles dans le journal général et d'affecter les lignes comptables à un projet. L'option Comptabilité+ comprend notamment le journal général, les entrées de journal et les principaux rapports comptables.
Lors de la réception de la subvention :
- Rendez-vous dans Comptabilité > Entrée manuelles du journal général.
- Créez une nouvelle entrée de journal.
- Enregistrez la subvention dans les comptes comptables appropriés.
- Sélectionnez le projet correspondant à la subvention sur la ligne concernée.
- Enregistrez puis validez votre écriture.
Le choix des comptes comptables utilisés pour comptabiliser la subvention dépend de votre organisation et de la nature du financement. Au besoin, validez l'écriture avec votre comptable.
Pourquoi lier l'entrée de journal au projet ?
C'est cette association qui permet de faire le lien entre la comptabilité et la gestion opérationnelle du projet.
La subvention enregistrée et affectée au projet est ensuite prise en compte dans les indicateurs du projet. Dans le fonctionnement présenté actuellement par Kiwili pour les OBNL, cette entrée apparaît notamment dans la partie correspondant aux revenus/factures du projet.
Vous pouvez alors mettre en relation :
Subvention reçue → dépenses → coûts salariaux → heures → budget → marge du projet.
Méthode 2 : gérer une subvention sans l'option Comptabilité+
Si votre forfait ne comprend pas l’option Comptabilité+, la meilleure façon de suivre une subvention dans Kiwili est d’utiliser directement le budget du projet.
Lors de la création du projet, indiquez dans la partie Budget le montant total de la subvention accordée. Par exemple, si votre OBNL reçoit une subvention de 50 000 $ pour réaliser un projet, vous pouvez inscrire un budget de 50 000 $ dans Kiwili.
Vous pouvez ensuite répartir ce budget entre les différentes étapes du projet afin de prévoir comment la subvention sera utilisée.
Au fur et à mesure de l’avancement du projet, les membres de votre équipe vont :
- saisir leur temps de travail ;
- enregistrer les dépenses liées au projet ;
- suivre les coûts salariaux ;
- comparer les coûts réels avec le budget initial.
Les indicateurs du projet vous permettent ainsi de suivre progressivement la consommation de la subvention et de savoir quelle part du budget reste disponible.
Cette méthode permet donc de gérer efficacement une subvention au niveau de la gestion de projet, même sans utiliser le module Comptabilité+.
Quelle méthode choisir pour gérer une subvention dans Kiwili ?
Si vous disposez de Comptabilité+, la méthode la plus complète consiste à enregistrer la subvention avec une entrée de journal liée au projet. Le montant reçu peut ainsi être intégré aux indicateurs financiers du projet.
Si vous ne disposez pas de Comptabilité+, utilisez le budget du projet comme enveloppe correspondant au montant de la subvention. Vous pourrez ensuite suivre sa consommation grâce aux heures, aux coûts salariaux et aux dépenses enregistrées dans le projet.
Utiliser les indicateurs pour préparer la reddition de comptes
L'intérêt de centraliser la subvention dans le même outil que votre projet est de ne pas attendre la fin du financement pour analyser vos résultats.
Vous pouvez régulièrement vérifier :
- le montant initialement budgété ;
- le montant de la subvention reçu ;
- les dépenses réellement engagées ;
- le coût salarial du projet ;
- les heures prévues et réalisées ;
- les écarts entre prévisions et réalité ;
- le montant encore disponible.
Kiwili permet également d'analyser les revenus, dépenses, temps et coûts par projet, ce qui facilite la préparation des informations nécessaires à la reddition de comptes auprès du bailleur de fonds.
Pour un OBNL, la meilleure méthode consiste à associer gestion de projet et comptabilité : le budget permet de planifier l'utilisation de la subvention, tandis que les heures, dépenses et écritures comptables permettent de suivre ce qui a réellement été consommé.
Vous obtenez ainsi une vision beaucoup plus claire de chaque financement et disposez de données structurées pour anticiper les dépassements et préparer votre reddition de comptes.
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