Kiwili vous permet de générer facilement vos fichiers de transferts de fonds électroniques (TFE) directement depuis votre module Comptabilité, afin de payer vos fournisseurs par virement bancaire. Ce tutoriel vous guide à travers toutes les étapes nécessaires.
Sommaire
Qu'est-ce qu'un TFE ?
Un transfert de fonds électronique (TFE) est un fichier standardisé que vous transmettez à votre institution financière pour effectuer des paiements par virement bancaire à vos fournisseurs.
Découvrez comment notre logiciel vous permet de mieux gérer vos projets, votre facturation, votre comptabilité et vos équipes au quotidien, tout en gagnant du temps et en simplifiant vos processus.
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Configurer les informations dans votre compte Kiwili avant d'utiliser les TFE.
Avant de générer votre premier fichier TFE, assurez-vous que les éléments suivants sont bien configurés.
1. Les coordonnées bancaires de vos fournisseurs
Chaque fournisseur à qui vous souhaitez effectuer un virement doit avoir ses coordonnées bancaires renseignées dans sa fiche fournisseur. Sans cette information, il ne sera pas possible d'inclure le paiement de ses dépenses dans un fichier TFE.
2. Les informations de votre compte bancaire
Le compte bancaire à partir duquel vous effectuerez les virements doit contenir les informations suivantes :
- TFE : Identifiant de l'initiateur (Originator ID Number)
- TFE : Numéro du centre de traitement
Si ces informations ne sont pas déjà configurées dans Kiwili, votre institution financière pourra vous les fournir. Contactez votre conseiller ou le service aux entreprises de votre institution pour les obtenir.
Pour les ajouter vous devez aller dans Configuration - Comptes bancaire - Choisir le compte bancaire.
Générer un fichier TFE
Une fois que vous avez terminé le paramétrage des informations de banques de votre coté ainsi que celui de vos fournisseurs. Vous devez aller dans Comptabilité - Section de gestion des transferts de fonds électroniques (TFE).
Choisir "Nouveau fichier de transfert", choisir le bon format en fonction de votre banque.
Voici les informations de votre TFE :
- Montant (il va être calculé automatiquement)
- Date (par défaut ce sera la date du jour)
- Choissir un mode de paiement (dans le cas du TFE vous ne devez rien mettre)
- Compte bancaire (vous devez choisir le compte bancaire d'ou l'argent sera débité)
- Codes d'ACP* (vous devez choisir le bon pour votre virement)
- Numéro du fichier (par défaut le numéro va toujours s'incrémenter de +1 mais vous pouvez le modifier)
- Description ajoutée à chacun des paiements (optionnel)
- Ajouter des paiements aux dépenses et marquer les dépenses comme payées, (si cette option est cochée, Kiwili créera automatiquement un paiement pour chacune des dépenses sélectionnées, et les marquera comme payées dans votre comptabilité. Si elle est décochée, le fichier TFE sera généré, mais vous devrez enregistrer les paiements manuellement par la suite.).
Une fois que vous avez vérifié que toutes les informations sont correctes, vous pouvez cliquer sur le bouton : « Générer le fichier TFE ». Le fichier est alors créé et prêt à être transmis à votre institution financière.
Code ACP :
*Les codes ACP (Association canadienne des paiements, aujourd'hui Paiements Canada) sont des codes numériques à 3 chiffres qui indiquent la nature ou le motif d'une transaction électronique dans un fichier ACP 005 (AFT – Automated Funds Transfer).
En d'autres mots, lorsqu'une entreprise envoie un paiement électronique (dépôt direct ou prélèvement), elle doit préciser pourquoi ce paiement est effectué. C'est le rôle du code ACP.
Exemples
| Code ACP | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| 200 | Dépôt de paie | Salaire versé à un employé |
| 230 | Pension | Versement d'une pension |
| 250 | Dividende | Paiement de dividendes aux actionnaires |
| 430 | Paiement de facture | Paiement d'un fournisseur |
| 450 | Paiement divers | Paiement qui ne correspond pas à une catégorie précise |
| 451 | Paiement à un client | Remboursement à un client |
| 452 | Remboursement de dépenses | Remboursement des frais de déplacement d'un employé |
Transmettre le fichier à votre institution financière
Une fois le fichier TFE généré et téléchargé, il ne vous reste qu'à le transmettre à votre institution financière selon la méthode habituelle (portail en ligne de votre institution, service dédié, mail...).
Conlusion :
Grâce à la gestion des transferts de fonds électroniques dans Kiwili, vous pouvez simplifier et accélérer le paiement de vos fournisseurs. Une fois vos informations bancaires et celles de vos fournisseurs correctement configurées, il vous suffit de sélectionner les dépenses à payer, de générer le fichier TFE, puis de le transmettre à votre institution financière. Vous centralisez ainsi vos paiements dans Kiwili tout en maintenant votre comptabilité à jour.
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