L'été approche, et avec lui son lot de vacances, de ralentissement d'équipe et de clients moins disponibles. C'est justement le bon moment pour reprendre la main sur son organisation. Automatisez ce qui peut l'être maintenant, et vous vous assurerez une rentrée plus légère en septembre. Voici 7 tâches concrètes à automatiser dans Kiwili avant l'été. Ainsi, vous pourrez continuer à facturer, suivre et piloter son entreprise même quand le rythme ralentit.
Pourquoi automatiser avant l'été plutôt qu'après ?
Juin est souvent le dernier mois « normal » avant que les équipes ne partent en congé par vagues. Mettre en place ses automatisations maintenant permet de :
- Continuer à encaisser pendant les périodes creuses, sans y penser
- Éviter les oublis de facturation ou de relance pendant les vacances
- Garder une vue claire sur la santé financière de l'entreprise, même à distance
- Repartir en septembre sans pile de tâches administratives en retard
Découvrez comment notre logiciel vous permet de mieux gérer vos projets, votre facturation, votre comptabilité et vos équipes au quotidien, tout en gagnant du temps et en simplifiant vos processus.
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7 automatisations à prioriser dans Kiwili pour les vacances :
1 - Automatiser les factures récurrentes
Si vous facturez les mêmes prestations chaque semaine, chaque mois ou chaque année (forfait d'entretien, abonnement, rétention mensuelle), il n'y a aucune raison de le faire manuellement. Kiwili permet de créer des factures récurrentes pour les services facturés régulièrement. Vous pouvez définir la fréquence, la date de début et, au besoin, une date de fin.
Concrètement, une fois configurée, vous avez plus qu'a générer la facture depuis le modèle, puis à l'envoyer. Vous pouvez donc préparer toutes vos factures à l'avances. De cette façon, c'est l'automatisation à mettre en place avant l'été. Vous gagnez du temps à votre retour de vacances, mais également durant toute l'année.
2 - Configurer les paramétres des paiements en ligne :
Pendant les vacances, proposer le paiement en ligne directement sur ses factures change tout. Le client n'a plus besoin d'attendre un chèque envoyé par la poste ou un virement programmé depuis son bureau. Il règle en un clic depuis son téléphone, où qu'il soit.
Avec l'intégration Stripe ou PayPal dans Kiwili, chaque facture envoyée inclut un bouton de paiement sécurisé. Le client paie immédiatement, l'encaissement est confirmé automatiquement. Ainsi, vous n'avez plus à relancer ou à faire de suivi manuel de votre côté. C'est particulièrement précieux l'été, quand vous et vos clients êtes tous les deux moins disponibles. Le paiement en ligne réduit les délais d'encaissement, limite les créances en attente qui traînent jusqu'en septembre, et protège votre trésorerie sans que personne n'ait à s'en occuper activement pendant les congés.
3 - Générer des rapports automatiques pour garder le contrôle à distance
Être en vacances ne veut pas dire perdre de vue son chiffre d'affaires, ses dépenses ou sa rentabilité par projet. Grâce aux fonctionnalités de reporting de Kiwili et aux différents indicateurs, les dirigeants disposent d'indicateurs clés pour suivre leurs performances. Ils peuvent anticiper la trésorerie et prendre des décisions stratégiques. Pouvoir consulter rapidement ces rapports (hebdomadaire ou mensuel) permet de garder un œil sur l'essentiel sans être connecté en permanence.
Action avant les vacances : définir les 3 à 5 indicateurs à suivre pendant l'été (trésorerie, factures en attente, heures facturables, indicateurs de projet...). Ensuite, configurez leur suivi dans Kiwili.
4 - Centraliser ses documents pour éviter la dispersion
Dernier point, souvent sous-estimé : la centralisation. Quand une équipe est dispersée (télétravail, vacances, remplacements), les documents éparpillés entre courriels, disques partagés et classeurs papier deviennent vite ingérables. Kiwili centralise en un seul logiciel la comptabilité, la facturation, la gestion de projets, le temps et le suivi client. Cela élimine le besoin de jongler entre plusieurs outils. En outre, la centralisation des clients, documents, facturation, gestion de projet et comptabilité en un seul logiciel permet à n'importe quel membre de l'équipe ou à un remplaçant temporaire de retrouver l'information sans dépendre d'une seule personne.
A faire avant ou pendant les vacances : migrer les derniers documents encore stockés « à l'ancienne » (factures papier, ententes en PDF isolés) vers Kiwili avant le départ en congé de l'équipe. Il est également possible de prendre le temps pendant l'été de migrer une fonctionnalité qui était encore sur un autre logiciel par exemple (les feuilles de temps, la facturation ou la comptabilité) vers Kiwili. Ainsi, à la rentrée l'ensemble des collaborateurs va débuter tout son travail sur un seul et même logiciel.
5 - Automatiser le suivi des heures et leur transformation en factures
Pour les entreprises de services, le suivi manuel des heures est une source classique d'erreurs et de facturation incomplète. Le logiciel récupère automatiquement les entrées de temps et les tarifs associés pour générer une facture détaillée, prête à être envoyée au client. Par ailleurs, chaque collaborateur peut saisir ses heures de travail dans Kiwili, par client, projet ou tâche.
Cette automatisation est particulièrement utile l'été. Même avec une équipe réduite ou des horaires flexibles, chaque heure travaillée reste tracée et facturable. Il n'y a plus de reconstitution a posteriori en septembre.
Pendant les vacances : s'assurer que tous les collaborateurs actifs pendant l'été savent saisir leurs heures directement dans Kiwili, par projet.
6 - Archiver ce qui est terminé pour garder des listes claires
Une fois vos automatisations en place, il reste un réflexe simple qui change beaucoup au quotidien : archiver. Dans Kiwili, il est possible de mettre en archive les clients, projets, devis, factures (annulées ou déjà payées) et dépenses qui ne demandent plus d'action.
Résultat : vos listes actives ne contiennent plus que ce qui compte réellement. Cela inclut les clients avec qui vous travaillez encore, et les factures ou devis qui nécessitent une action concrète (à envoyer, à relancer, à encaisser). C'est particulièrement utile avant l'été : une équipe réduite ou un remplaçant temporaire s'y retrouve immédiatement. Personne ne perd du temps à trier le passé du présent.
Action avant l'été : faire le ménage dans vos listes de clients, devis et factures. Ensuite, archivez tout ce qui est clos ou inactif avant le départ en congé.
7 - Profiter des vacances pour connecter Kiwili à vos autres outils (API)
L’été, avec son rythme plus calme, est idéal pour connecter Kiwili à vos autres applications. Grâce à son API et à ses intégrations, Kiwili échange des données avec vos outils quotidiens. Cela concerne notamment les CRM, plateformes de paiement, sites internet, répertoires clients et applications tierces. Ces connexions réduisent les doubles saisies et améliorent la circulation de l’information entre vos systèmes. Profitez de l’été pour cartographier vos outils et repérer les transferts de données encore manuels.
Vous pourrez ensuite les connecter à Kiwili et automatiser les échanges les plus répétitifs. Quelques heures investies maintenant vous feront gagner en fluidité toute l’année. Vous éviterez ainsi d’y revenir en septembre, lorsque le rythme s’accélère de nouveau.
Questions fréquentes automatisation avant les vacances :
Combien de temps faut-il pour mettre en place ces automatisations dans Kiwili ?
La plupart de ces réglages (factures récurrentes, paiements en ligne, rapports, archivage) se configurent en quelques heures au total, une fois que vos informations client sont à jour. Toutefois, seule la connexion via l'API à d'autres outils peut demander un peu plus de temps, selon le nombre d'applications à brancher.
Faut-il des compétences techniques pour connecter Kiwili à d'autres applications ?
Pas nécessairement. Les intégrations courantes (paiement en ligne, applications tierces) se configurent simplement depuis Kiwili. Pour des connexions plus avancées via l'API vous pouvez utiliser Zapier. Ou, si vous souhaitez le faire vous même, un minimum de connaissances techniques ou l'aide d'un collaborateur technique peut être utile.
Faut-il tout automatiser en même temps ?
Non. Vous pouvez prioriser selon votre réalité : commencer par les factures récurrentes et le paiement en ligne, qui ont l'impact le plus direct sur votre trésorerie. Puis enchaînez avec les rapports, la centralisation, l'archivage et enfin les connexions API.
En résumé
Avant l’été, sept gestes simples peuvent alléger votre gestion quotidienne.
- Automatisez vos factures récurrentes.
- Activez le paiement en ligne.
- Générez vos rapports.
- Centralisez vos documents.
- Suivez vos heures.
- Archivez les dossiers terminés.
- Connectez également Kiwili à vos outils grâce à l’API.
Chaque action demande peu de temps, mais l’ensemble simplifie votre facturation, votre trésorerie et la gestion de vos données. Vous traversez ainsi l’été sereinement et revenez en septembre sans retard à rattraper. Kiwili réunit ces automatisations dans un outil conçu pour les PME et les travailleurs autonomes. Vous gardez le contrôle, sans consacrer plus de temps que nécessaire à votre gestion.
Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise. Ce logiciel de gestion SaaS regroupe tous les outils essentiels : facturation, devis, comptabilité, gestion de projets et feuilles de temps. Accessible partout, Kiwili vous offre une solution centralisée et intuitive pour gérer efficacement toutes les activités de votre entreprise.