Pour utiliser la facturation électronique dans Kiwili, vous devez connecter votre compte Kiwili à Recommand, la plateforme utilisée pour l’échange de documents électroniques sur le réseau Peppol.
La configuration se fait en plusieurs étapes :
- créer votre compte Recommand ;
- créer votre profil de facturation ;
- configurer votre entreprise ;
- ajouter votre identifiant Peppol ;
- faire vérifier votre entreprise ;
- créer une clé API ;
- ajouter les informations de connexion Recommand dans Kiwili.
Important : la vérification de votre entreprise dans Recommand est indispensable. Si votre entreprise n’est pas vérifiée et activée, la connexion avec Kiwili ne pourra pas fonctionner correctement.
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Étape 1 : Créer votre compte sur Recommand
Rendez-vous sur le site de Recommand et créez votre compte.
Une fois connecté, Recommand vous demandera de créer un profil de facturation avant de pouvoir configurer votre entreprise. Complétez les informations demandées.
Étape 2 : Configurer votre entreprise dans Recommand
Après la création de votre profil, Recommand vous propose de configurer votre première entreprise. Cette configuration comporte plusieurs étapes.
Indiquer le pays et les informations légales de l’entreprise
Sélectionnez France comme pays. Renseignez ensuite votre numéro de TVA si votre entreprise en possède un.
Recommand permet également d'indiquer un numéro d’entreprise. Pour une entreprise française, il s’agit du numéro SIREN à 9 chiffres. Un numéro SIRET peut également être ajouté comme identifiant Peppol supplémentaire. Il est important d'ajouter votre SIREN ou SIRET pour que la configuration fonctionne.
Vérifiez attentivement ces informations : elles permettent d’identifier correctement votre entreprise sur le réseau de facturation électronique.
Conseil : utilisez les mêmes informations légales que celles renseignées dans votre Profil d’entreprise Kiwili, notamment votre raison sociale, votre SIREN/SIRET, votre adresse et votre numéro de TVA.
Dans Kiwili, le bouton « Récupérer depuis le SIRET-SIREN » permet notamment de compléter plus rapidement les informations de l’entreprise.
Étape 3 : Vérifier les coordonnées de l’entreprise
Recommand reprend certaines informations de votre profil de facturation. Vérifiez et complétez les informations.
Étape 4 : Choisir comment utiliser Recommand
Recommand vous demande ensuite comment votre entreprise souhaite utiliser le réseau Peppol. Trois possibilités sont proposées :
- Envoyer uniquement des documents (cette option permet uniquement d’envoyer des factures électroniques à vos clients).
- Recevoir uniquement des documents (cette option permet à vos fournisseurs de vous envoyer des factures électroniques par l’intermédiaire du réseau Peppol).
- Envoyer et recevoir des documents (cette option permet d’utiliser les deux fonctions : envoyer vos factures clients et recevoir les factures de vos fournisseurs).
Pour profiter de l’intégration complète de la facturation électronique avec Kiwili, sélectionnez « Envoyer et recevoir des documents ». Cliquez ensuite sur « Créer une entreprise ».
Étape 5 : Ajouter l’identifiant Peppol de votre entreprise
Vous devez ensuite configurer l’adresse Peppol permettant d’identifier votre entreprise sur le réseau. Recommand peut créer certains identifiants automatiquement à partir des informations légales renseignées précédemment. Si aucun identifiant n’apparaît, cliquez sur : « Ajouter un identifiant »
Vous pourrez alors renseigner :
- le schéma de l’identifiant ; 0225 pour la France
- l’identifiant de votre entreprise.
Ajoutez le shéma et l’identifiant correspondant à votre entreprise puis cliquez sur « Ajouter ».
Une fois l’identifiant ajouté, cliquez sur « Continuer ».
Attention : ne renseignez pas un identifiant au hasard. Les informations utilisées doivent correspondre aux données officielles de votre entreprise et à celles utilisées dans Kiwili.
Étape 6 : Vérifier votre entreprise
La dernière étape de la configuration consiste à faire vérifier votre entreprise.
Cette étape est importante : elle confirme que vous êtes autorisé à représenter l’entreprise et à envoyer ou recevoir des documents électroniques en son nom.
Cliquez sur : « Lancer la vérification »
Vérifier l’identité du représentant
Indiquez le prénom et le nom de la personne autorisée à représenter l’entreprise. Vous devez ensuite accepter les conditions.
Si vous n’êtes pas la personne habilitée à réaliser cette démarche, Recommand permet de :
- transférer la vérification à une autre personne ;
- copier l’URL de vérification afin de la transmettre à la personne concernée.
Ensuite vous allez devoir scanner le QR code, afin de vérifier votre identité :
Étape 7 : Attendre la validation de votre entreprise
Dans certains cas, la vérification n’est pas immédiate et doit faire l’objet d’un examen manuel. Recommand affichera alors le message : « Vérification en cours d’examen ». Vous n’avez rien d’autre à faire pendant cette période. Vous pouvez fermer la page et revenir plus tard : la page sera mise à jour lorsque l’examen sera terminé.
Important : attendez que votre entreprise soit correctement vérifiée avant de finaliser la connexion avec Kiwili.
Étape 8 : Vérifier que l’entreprise est bien active
Une fois la validation terminée, retournez dans le menu « Entreprises » de Recommand. Vérifiez que votre entreprise apparaît correctement et que son statut de vérification est valide.
Si la vérification n’est pas terminée, ne poursuivez pas encore la configuration dans Kiwili.
Étape 9 : Créer une clé API pour Kiwili
Une fois votre compte Recommand et votre entreprise configurés, vous devez créer les identifiants qui permettront à Kiwili et Recommand de communiquer.
Dans Recommand, ouvrez le menu de votre compte en bas à gauche puis cliquez sur : « Clés API »
Dans le champ « Nouveau nom de clé API », vous pouvez par exemple inscrire : Kiwili. Dans le type d’authentification, sélectionnez : « Authentification basique ». Cliquez ensuite sur : « Créer une clé API »
Étape 10 : Copier les trois informations nécessaires à Kiwili
Lorsque la clé est créée, Recommand affiche plusieurs informations. Vous devez conserver :
- Clé API ;
- Secret.
ATTENTION : La page Recommand précise que les nouveaux identifiants doivent être sauvegardés car ils ne seront affichés qu'une seule fois.
Très important : enregistrez immédiatement votre Secret. Une fois la fenêtre fermée, vous risquez de ne plus pouvoir le consulter. Il faudra alors créer une nouvelle clé API. Ne partagez pas ces informations publiquement : elles permettent d’autoriser la connexion entre votre compte Recommand et Kiwili.
Étape 11 : Ajouter les informations Recommand dans Kiwili
Retournez maintenant dans votre compte Kiwili. Ajoutez les informations dans votre profil d'entreprise. Pour la suite de la procédure dans Kiwili consulter notre article tutoriel. Vérifiez également que les informations légales de votre Profil d’entreprise Kiwili sont complètes et correspondent à celles enregistrées dans Recommand.
Que faire si la connexion avec Recommand ne fonctionne pas ?
Avant de contacter le support, vérifiez les éléments suivants :
- votre entreprise est bien vérifiée dans Recommand ;
- le SIREN/SIRET et les informations légales correspondent entre Kiwili et Recommand ;
- un identifiant Peppol a correctement été ajouté à l’entreprise ;
- vous avez créé une clé API avec Authentification basique ;
- le Team ID, la Clé API et le Secret ont été copiés sans espace ou caractère supplémentaire ;
- la clé API utilisée est toujours active.
Si vous avez perdu le Secret de votre clé API, créez une nouvelle clé dans Recommand puis remplacez également les informations dans Kiwili.
Une fois cette configuration terminée, votre entreprise est prête à utiliser les fonctionnalités de facturation électronique de Kiwili via Recommand et le réseau Peppol.
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