Le retour de vacances s’accompagne souvent d’une accumulation de courriels, de tâches, de projets en attente et de suivis commerciaux. Le risque est de vouloir tout traiter immédiatement, sans ordre clair, et de perdre plusieurs jours à réagir aux urgences.
Dans notre article Back to work, c’est la rentrée au travail pour vous aussi !, nous présentions la rentrée comme une occasion de fixer de nouveaux objectifs, de relancer les devis et de remettre de l’ordre dans l’entreprise. Ce nouveau guide propose une approche plus opérationnelle : une action prioritaire par jour pour reprendre le contrôle sans vous disperser.
Jour 1 du plan de reprise: faire le tri et définir les priorités
Avant de répondre à tous vos courriels, commencez par dresser un état des lieux. Regroupez les demandes reçues, les tâches non terminées, les échéances à venir, les validations en attente et les décisions que votre équipe attend.
Classez ensuite les tâches en trois catégories :
Urgentes et importantes :
Elles bloquent un client, un paiement ou un collaborateur ; (mettre !!! dans Kiwili pour le niveau d'urgence, statut "en cours"). De cette manière, les tâches seront en rouge, en haut de votre colonne "en cours". Vous allez donc vous mettre dessus en premier.
Importantes, mais planifiables :
Ces tâches la doivent avancer dans la semaine. Pour celle-ci vous pouvez les mettre en priorité 2. Il est également possible d'utiliser les Sprints pour organiser toutes les tâches a terminer dans la semaine.
Secondaires :
Elles peuvent être reportées ou déléguées. Dans ce cas, vous pouvez les affecter à une autre personne, changer l'urgence pour ! (peu urgent) ou l'ajouter à un SPRINT pour dans quelques semaines.
Limitez-vous à trois priorités principales pour la semaine. Une longue liste ne permet pas de savoir ce qui compte réellement.
Découvrez comment notre logiciel vous permet de mieux gérer vos projets, votre facturation, votre comptabilité et vos équipes au quotidien, tout en gagnant du temps et en simplifiant vos processus.
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Comment le faire dans le logiciel Kiwili ?
Dans Kiwili, vous pouvez centraliser les tâches, définir leur priorité, ajouter une échéance et les attribuer aux bonnes personnes. Vérifiez les tâches échues, mettez à jour leur statut et reportez celles dont la date n’est plus réaliste.
La fonction d’édition en lot permet également de modifier rapidement le statut, la priorité ou l’affectation de plusieurs tâches.
Objectif du jour : savoir ce qui doit être fait, par qui et pour quand.
Jour 2 du retour de vacances : relancer les devis en attente
Les devis envoyés avant les vacances sont souvent oubliés à la rentrée. Pourtant, ils représentent des occasions commerciales déjà avancées et demandent généralement moins d’efforts que la recherche de nouveaux prospects.
Repérez en priorité les devis envoyés sans réponse, les propositions qui arrivent à expiration, les dossiers à forte valeur et les prospects qui avaient demandé un délai de réflexion.
Évitez les relances génériques. Rappelez brièvement le besoin du client, la proposition envoyée et la prochaine étape attendue.
De quelle manière relancer les devis dans Kiwili ?
Le module de devis de Kiwili permet de consulter les propositions envoyées et de suivre leur statut depuis un même tableau de bord. Vous pouvez repérer les devis encore en attente, vérifier leur date d’envoi et organiser vos relances. Grace à la loupe vous pouvez rechercher les devis : envoyés et lu afin de les relancer.
Après chaque échange, ajoutez une note ou une tâche de suivi.
Lorsqu’un devis est accepté, vous pouvez le convertir en facture ou en projet sans ressaisir toutes les informations.
Objectif du jour : donner à chaque devis prioritaire un statut clair et une prochaine action.
Jour 3 du plan de reprise : remettre les projets sur les rails
Le troisième jour doit être consacré aux projets actifs, notamment ceux qui ont pris du retard ou dont l’avancement est difficile à évaluer.
Pour chaque projet, vérifiez quatre éléments :
- L’avancement : quelles étapes sont terminées ?
- Les échéances : les dates prévues sont-elles encore réalistes ?
- Les ressources : les responsables ont-ils assez de temps ?
- Le budget : les heures et les dépenses correspondent-elles au travail réalisé ?
Un projet en difficulté doit déboucher sur une décision concrète : modifier une échéance, réaffecter une tâche, demander une validation au client, ajuster le périmètre ou prévoir des ressources supplémentaires.
De quelle manière faire le suivi de projet dans Kiwili ?
Dans Kiwili, les tâches, les étapes, le temps, les dépenses, le budget et la facturation peuvent être reliés au même projet. Le calendrier des projets offre une vue d’ensemble des échéances, tandis que la charge de travail aide à repérer les collaborateurs surchargés.
Comparez les heures planifiées aux heures saisies, vérifiez les tâches en retard et mettez à jour les responsables. Cette analyse permet d’intervenir avant qu’un retard ne devienne un problème majeur.
Objectif du jour : établir un plan de correction pour chaque projet à risque.
Jour 4 de la rentrée du travail : traiter les factures impayées
Les factures impayées ont un impact direct sur votre trésorerie. Elles ne doivent donc pas être reléguées à la fin de votre liste.
Classez-les selon leur montant, leur ancienneté, l’historique du client et l’existence éventuelle d’un litige. Avant de relancer, vérifiez la cause du retard. La facture peut avoir été envoyée à la mauvaise personne, attendre une validation interne ou contenir une information manquante.
Une relance adaptée permet souvent de débloquer la situation plus rapidement qu’une succession de messages automatiques.
Comment relancer les factures dans Kiwili ?
Kiwili permet de suivre les factures, les paiements reçus et les soldes dus. Consultez les factures échues, confirmez les paiements enregistrés pendant votre absence et préparez les relances prioritaires. Utilisez les différents rapports de factures qui sont à votre disposition.
Vous pouvez également envoyer un état de compte au client afin de présenter clairement les factures, les paiements et le solde restant. Après un appel ou un courriel, ajoutez une note et planifiez le prochain suivi.
Objectif du jour : attribuer une action et une date de suivi à chaque facture impayée.
Jour 5 du plan de reprise: réactiver les clients et les prospects
Une fois les urgences internes et financières traitées, consacrez la cinquième journée à la reprise commerciale.
Identifiez les anciens clients qui pourraient avoir un nouveau besoin, les clients réguliers devenus inactifs, les prospects qui avaient montré de l’intérêt et les contacts pouvant vous recommander.
Évitez le simple message « Nous sommes de retour ». Donnez une raison utile à votre prise de contact : faire le point sur un projet terminé, proposer une amélioration, anticiper un besoin récurrent ou signaler vos disponibilités.
De quelle manière relancer les prospects dans Kiwili ?
Kiwili centralise les coordonnées, les notes, les devis, les projets et les factures associés à chaque client ou prospect. Avant de recontacter une personne, consultez son historique afin de personnaliser votre message. Vous avez également la possibilité de créer vos propres catégories, afin de mieux organisé et filtrer vos fiches clients - prospects, grâce aux champs personnalisés.
Après l’échange, ajoutez une note et créez une tâche pour la prochaine action. Si une nouvelle occasion se précise, vous pouvez créer un devis directement dans Kiwili et poursuivre tout le cycle commercial dans le même environnement.
Objectif du jour : réactiver les contacts les plus prometteurs et définir la prochaine étape commerciale.
Installer une routine après la reprise
Ce plan en cinq jours remet rapidement l’entreprise en mouvement. Pour éviter une nouvelle accumulation, réservez ensuite trente minutes chaque semaine pour vérifier les tâches prioritaires, les devis sans réponse, les projets en retard, les factures échues et les clients à recontacter.
En centralisant ces informations dans Kiwili, vous conservez une vision claire de votre activité et passez plus facilement du constat à l’action.
Conclusion
Une reprise réussie ne consiste pas à tout faire dès le premier jour. Elle consiste à avancer dans le bon ordre : prioriser les tâches, relancer les devis, sécuriser les projets, traiter les impayés et réactiver les clients.
Avec un plan réparti sur cinq jours, vous réduisez la dispersion et reprenez progressivement le contrôle de votre entreprise. Kiwili vous aide à relier les tâches, les projets, les devis, les factures et les contacts dans un même outil afin de transformer votre rentrée en véritable plan d’action.
Kiwili est un ERP en ligne tout-en-un, conçu pour simplifier la gestion complète de votre entreprise. Ce logiciel de gestion SaaS regroupe tous les outils essentiels : facturation, devis, comptabilité, gestion de projets et feuilles de temps. Accessible partout, Kiwili vous offre une solution centralisée et intuitive pour gérer efficacement toutes les activités de votre entreprise.