Adopter un nouveau logiciel ne suffit pas pour améliorer la productivité d’une entreprise. Encore faut-il que les employés sachent réellement l’utiliser. De la même manière, l’arrivée d’un nouvel employé ne se résume pas à lui donner ses identifiants et une liste d’outils : il doit comprendre rapidement comment ces outils s’intègrent dans les processus de l’entreprise.
C’est là que la formation continue prend toute son importance.
Former les employés au moment de l’implantation d’un logiciel, lors de leur arrivée dans l’entreprise et tout au long de leur parcours permet de gagner du temps, d’améliorer les méthodes de travail et d’utiliser pleinement les outils dans lesquels l’entreprise investit déjà.
Sommaire
- Pourquoi la formation continue est-elle importante en entreprise?
- Nouveau logiciel : pourquoi former les employés dès le départ?
- Former un nouvel employé pour le rendre autonome plus rapidement
- Formation aux logiciels : un moyen d'améliorer les processus de l'entreprise
- Les formations Kiwili pour maîtriser votre logiciel de gestion
- La formation doit devenir un réflexe, pas une action ponctuelle
Pourquoi la formation continue est-elle importante en entreprise?
La formation continue permet aux employés de maintenir leurs connaissances à jour et de développer de nouvelles compétences au fur et à mesure que leur environnement de travail évolue.
Cela est particulièrement important avec les outils numériques. Les logiciels évoluent : de nouvelles fonctionnalités apparaissent, certaines méthodes sont automatisées et les processus internes changent.
Un employé qui utilise le même logiciel depuis plusieurs années peut donc très bien maîtriser ses habitudes de travail… tout en ignorant des fonctionnalités capables de lui faire gagner du temps.
La formation continue permet notamment de :
- maintenir les connaissances des équipes à jour;
- découvrir de nouvelles fonctionnalités;
- améliorer et standardiser les méthodes de travail;
- réduire les erreurs et les manipulations inutiles;
- automatiser certaines tâches répétitives;
- favoriser l’autonomie des employés;
- mieux exploiter les logiciels déjà payés par l’entreprise.
Il ne s’agit donc pas uniquement d’acquérir de nouvelles connaissances. Une formation peut aussi être l’occasion de remettre en question certaines habitudes et de découvrir une manière plus efficace d’effectuer une tâche quotidienne.
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Nouveau logiciel : pourquoi former les employés dès le départ?
Lorsqu’une entreprise adopte un nouveau logiciel de gestion, un ERP, un outil comptable ou une plateforme de gestion de projets, elle modifie une partie de ses habitudes de travail.
L’erreur consiste parfois à penser qu’un logiciel intuitif ne nécessite aucune formation.
Un employé peut effectivement découvrir seul comment créer une facture, ajouter une tâche ou enregistrer un client. Mais savoir effectuer une action ne signifie pas nécessairement comprendre la meilleure manière d’utiliser le logiciel dans les processus de l’entreprise.
Une formation dès le démarrage permet de poser de bonnes bases.
Les utilisateurs comprennent comment les différentes fonctionnalités sont reliées entre elles et quelles informations doivent être saisies. Ils découvrent également les bonnes pratiques à adopter avant de développer leurs propres méthodes.
C’est particulièrement important avec un logiciel de gestion centralisé. Une mauvaise saisie au début d’un processus peut avoir des conséquences ailleurs : suivi d’un projet, facturation, comptabilité, rapports ou analyse de la rentabilité.
Quelques heures consacrées à la formation peuvent ainsi éviter de nombreuses heures de corrections et de recherches par la suite.
Former un nouvel employé pour le rendre autonome plus rapidement
L’intégration d’un nouvel employé représente un autre moment stratégique pour la formation.
Une nouvelle recrue doit généralement assimiler plusieurs éléments simultanément : son rôle, les procédures internes, les clients, les projets en cours et les différents logiciels utilisés par l’entreprise.
Sans parcours structuré, elle dépend souvent de ses collègues pour comprendre comment effectuer chaque opération.
Cette méthode d’apprentissage fonctionne, mais elle présente plusieurs limites. Les informations sont transmises progressivement, parfois différemment selon la personne qui explique le processus. Le nouvel employé peut également hésiter à poser certaines questions ou reproduire une mauvaise pratique sans le savoir.
Prévoir une formation aux outils de l’entreprise dès l’onboarding permet au contraire de lui donner rapidement une vue d’ensemble.
L’objectif n’est pas nécessairement de lui apprendre toutes les fonctionnalités. Il est plus pertinent de lui montrer celles dont il aura besoin pour son rôle et de lui expliquer comment elles s’intègrent dans le fonctionnement global de l’entreprise.
Par exemple, un employé peut apprendre à saisir son temps, gérer ses tâches et consulter ses projets, tandis qu’un gestionnaire aura aussi besoin de comprendre les rapports, la charge de travail ou le suivi de la rentabilité.
Formation aux logiciels : un moyen d'améliorer les processus de l'entreprise
Une formation ne bénéficie pas uniquement à la personne qui la suit.
Elle peut révéler des incohérences dans les processus internes.
Lorsque plusieurs employés expliquent qu’ils effectuent la même opération de différentes manières, cela peut être le signe qu’une méthode commune doit être définie. Lorsqu’une tâche nécessite de nombreuses manipulations manuelles, une fonctionnalité ou une automatisation peut peut-être simplifier le processus.
La formation devient alors un outil d’amélioration continue.
L’entreprise peut profiter de ces moments pour répondre à plusieurs questions : utilisons-nous correctement notre logiciel? Certaines tâches peuvent-elles être automatisées? Saisissons-nous des informations qui ne servent jamais? Existe-t-il des fonctionnalités que nous payons mais que personne n’utilise?
Le véritable retour sur investissement d’un logiciel dépend donc autant de ses fonctionnalités que de la capacité des équipes à les exploiter.
Les formations Kiwili pour maîtriser votre logiciel de gestion
Kiwili regroupe dans un même environnement plusieurs fonctions utilisées au quotidien par les entreprises, notamment la gestion des projets et des tâches, le suivi du temps, la facturation, les dépenses et la comptabilité.
Pour aider les équipes à mieux exploiter ces fonctionnalités, Kiwili propose des formations en ligne de groupe ainsi que des formations personnalisées. Les formations peuvent ainsi se concentrer sur les fonctionnalités réellement utilisées par les participants ou être adaptées aux méthodes de travail propres à une entreprise.
Cette approche peut être particulièrement intéressante dans trois situations :
Vous commencez avec Kiwili :
Une formation permet de comprendre la logique du logiciel et de mettre en place de bonnes méthodes dès le départ.
Vous intégrez de nouveaux employés :
Ils peuvent être formés directement sur les fonctionnalités qu’ils utiliseront dans leur travail afin de devenir autonomes plus rapidement.
Vous utilisez déjà Kiwili depuis plusieurs années :
Une formation de mise à niveau permet de découvrir des fonctionnalités ou des méthodes de travail que votre équipe n’exploite peut-être pas encore.
Kiwili met également à disposition un guide de démarrage et de nombreux tutoriels couvrant les principales fonctionnalités du logiciel. La formation vient compléter ces ressources lorsqu’une entreprise souhaite un accompagnement plus structuré et adapté à ses propres processus.
La formation doit devenir un réflexe, pas une action ponctuelle
Former une équipe uniquement lors du lancement d’un logiciel est une première étape, mais ce n’est pas toujours suffisant.
Les outils évoluent, les employés changent et les processus de l’entreprise se transforment. Une bonne stratégie consiste donc à intégrer la formation à différents moments : arrivée d’un nouvel employé, implantation d’un nouvel outil, changement de responsabilités ou mise à niveau périodique des connaissances.
L’objectif est simple : faire en sorte que la technologie simplifie réellement le travail au lieu de simplement ajouter un outil supplémentaire.
Une entreprise qui investit dans un logiciel devrait donc également investir dans la capacité de ses équipes à bien l’utiliser. La formation continue permet de transformer cet investissement technologique en gains concrets : plus d’autonomie, des processus plus cohérents et une meilleure efficacité au quotidien.
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