Vous avez envoyé des factures professionnelles à vos clients avec Kiwili ? Il est maintenant temps de vous faire payer pour vos services. En plus des moyens de paiement traditionnels, le logiciel Kiwili offre un moyen rapide et efficace de recevoir vos paiements directement en ligne via Stripe ou PayPal.
Facturer ses clients en ligne avec Stripe et PayPal
Quoi de plus simple que d’avoir tout le paiement de vos factures en ligne ? Grâce aux fonctionnalités de paiements du logiciel Kiwili, vos clients trouveront directement des boutons sur leur facture en ligne pour vous payer. Ainsi, vous gagnerez du temps dans la gestion de vos paiements, le choix du type de paiement est facilité et vous ne perdez pas de temps à entrer les paiements manuellement sur vos factures.
Configuration de vos comptes Stripe ou PayPal
Ajouter votre compte Stripe ou PayPal dans Kiwili en quelques clics :
1) Rendez-vous dans la configuration de votre entreprise (cliquez sur sur configuration puis Profil de l’entreprise).
2) Cochez « Permettre le paiement des factures par Stripe » ou « Permettre le paiement des factures par PayPal ».
3) Ajoutez les informations de votre compte Stripe ou de PayPal.
4) Enregistrez.
Voilà vous venez de terminer la configuration des moyens de paiement Stripe et PayPal pour votre entreprise.
Paiement en ligne avec Stripe ou PayPal :
Une fois la configuration de vos paiements en ligne effectuée vous trouverez sur vos factures en ligne 1 ou 2 boutons (en fonction des moyens de paiement que vous avez sélectionnés) Stripe et PayPal. Vos clients n’auront plus qu’à cliquer dessus pour ajouter leur paiement.
Si vos clients vous paiement en ligne, le statut de votre facture va passer automatiquement de « émise » à « payée ». Cela vous fait gagner beaucoup de temps dans la gestion des paiements de votre entreprise.
Interdire le paiement en ligne
Il se peut que vous ne vouliez pas que vos clients vous paient en ligne pour toutes les factures. Il est donc possible dans le logiciel de facturation de bloquer ce paiement. En effet, en bas de chaque facture vous avez deux cases à cocher ou décocher pour donner l’accès ou non au paiement en ligne de cette facture en particulier.
Gestion des paiements traditionnels sur une facture
Entrer un paiement sur une facture manuellement
Dans le cas où votre client vous paie par chèque, virement bancaire, argent comptant ou autre, ajoutez le paiement en suivant ces étapes. Attention vous devez avant configurer les moyens de paiements que vous proposez dans votre entreprise ainsi que vos comptes bancaires (si vous en avez plusieurs).
1) Rendez-vous à la section « Factures ».
2) Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez entrer le paiement.
3) Cliquez sur le bouton « Entrer un paiement »
4) Entrez les champs suivants :
-
- Montant du paiement
- Mode de paiement
- Compte bancaire
- Date du paiement
- Notes (au besoin)
- Enregistrez
Annuler un paiement sur une facture
Si vous avez fait une erreur, vous souhaitez annuler ou modifier le paiement de votre facture. Vous devez cliquer sur le paiement pour que le détail s’affiche.
Ensuite vous allez cliquer sur la poubelle au bout de la ligne du paiement.
Cela va créer une écriture inversée de votre paiement. Vous pourrez ensuite de nouveau ajouter un nouveau paiement sur votre facture. Attention cependant lors de votre conciliation vous devez concilier toutes les transactions de Kiwili (la première entrée, l’écriture inversée et le paiement réel) avec la transaction de votre relevé.
Consulter les paiements de factures
Pour voir la liste complète des paiements entrés dans Kiwili, rendez-vous à la section « Factures » et cliquez sur le bouton « Paiements ».
Vous aurez ainsi la liste de tous les paiements liés à vos factures.
Utilisez la loupe afin de faire une recherche parmi votre liste de paiements.
Il est également possible de faire des paiements groupées pour cela vous pouvez suivre notre tutoriel dédié.
Si vous tardez à recevoir le paiement de facture d’un client, n’hésitez pas à prendre exemple sur nos modèles de lettre de relance de facture pour envoyer des messages de relance.
Vous souhaitez en savoir sur la gestion des factures dans le logiciel ? Retrouvez l’ensemble des tutoriels d’aide liés à la gestion de la facturation.
FACTURATION
Comment faire passer ma facture au statut "Payée" ?
Dans Kiwili, une facture est considérée payée si un paiement y a été affecté. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton paiement dans la facture et de renseigner les informations qui y sont demandées.
Comment faire passer ma facture au statut "Payée" ?
Dans Kiwili, une facture est considérée payée si un paiement y a été affecté. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton paiement dans la facture et de renseigner les informations qui y sont demandées.
Comment ajouter mon logo dans les factures et devis ?
Pour ajouter votre logo, accédez à la section de Configuration > "Profil de l’entreprise" et cliquez sur le bouton "Sélectionner" pour parcourir les fichiers sur votre poste de travail.
Vous pourrez changer sa disposition dans la rubrique Configuration > "Modèle global"
Est-ce que je peux mettre en forme le texte d’une facture (gras, italique, etc.) ?
Kiwili permet de modifier la mise en forme du texte sur vos documents.
Il vous suffit d'insérer le mot que vous voulez mettre en forme entre ces symboles :
**gras**
__souligné__
| | italique | |
~~barré~~
++gros++
Par exemple : Tasse | | Couleur verte | |
Pourquoi est-ce qu’il y a écrit brouillon sur ma facture ?
Vous voyez la mention "BROUILLON" car votre facture est encore en brouillon. Cela évite que vous envoyiez un brouillon de facture par erreur.
Cette mention disparaîtra lorsque vous passerez votre facture au statut "émise"
Comment faire un crédit sur une facture ?
Voici la procédure pour appliquer un crédit sur une facture :
- Dupliquez la facture que vous souhaitez créditer.
- Appliquez des valeurs négatives sur chacun des prix.
- Votre facture affichant un total négatif équivalent à la précédente, vous pouvez maintenant l'envoyer à votre client.
Comment faire un paiement dans plusieurs devises ?
Le paiement en multi-devises se fait automatiquement. Il vous suffit d’envoyer votre facture dans la devise de votre choix, et de recevoir votre paiement en ligne via Paypal ou Stripe.
Voici un exemple de procédure :
Votre client vous doit 100 $US.
Faites-lui une facture en $CAN et indiquez dans les remarques que le paiement en ligne permettra la conversion automatique dans sa propre devise ($ US, Euros, etc.).
Envoyez-lui la facture en ligne.
Quand votre client choisira de payer avec Paypal ou Stripe, le montant converti avec les taux du jour sera automatiquement prélevé.
Vous obtiendrez l'équivalent du 100 $US dans votre compte en $ CAN et la facture sera soldée.
Votre client aura payé dans sa propre monnaie avec le taux du jour.