Comment créer et gérer les services dans Kiwili?

Dans Kiwili, un service représente un type de travail réalisé ou facturé par votre entreprise. Il peut être utilisé dans les entrées de temps, les projets, les devis et les factures et indirectement lors de votre comptabilité.

Une bonne configuration des services facilite la saisie du temps, la facturation, la comptabilité, l’analyse de la rentabilité et des rapports comptables.

À quoi sert la gestion des services dans Kiwili?

Un service correspond à une activité, une expertise ou un type de travail réutilisable dans votre compte Kiwili.

Exemples :

• Consultation;
• conception architecturale;
• gestion de projet;
• développement Web;
• formation;
• visite de chantier;
• rédaction;
• soutien technique.

Il est important de distinguer le service de l’étape de projet. Le service décrit la nature du travail, tandis que l’étape correspond à une phase du mandat.

Différence entre service, tâche et étape de projet

Ces trois éléments peuvent être utilisés ensemble, mais ils ne répondent pas au même besoin :

• Service : le type de travail réalisé ou facturé, par exemple « Design graphique ».
• Étape de projet : la phase du mandat, par exemple « Conception ».
• Tâche : l’action précise à accomplir, par exemple « Créer la page d’accueil ».

Une entrée de temps pourrait donc contenir :

• Projet : Refonte du site Web;
• Étape : Conception;
• Service : Design graphique;
• Tâche : Création de la page d’accueil.

Cette structure permet d’analyser un projet par phase, mais aussi de déterminer quels services consomment le plus de temps ou génèrent le plus de revenus.

Comment créer un service dans Kiwili?

Vous pouvez créer vos services manuellement dans Configuration > Services ou les importer à partir d’un fichier.

Chaque fiche de service contient plusieurs paramètres.

Nom du service

Choisissez un nom clair et facilement reconnaissable.

Si vous utilisez des services similaires, mais que certains sont facturables et d’autres non, précisez-le dans leur nom.

Exemple :

• Analyse facturable;
• Analyse non facturable.

Cela réduit les risques d’erreur lors de la saisie du temps.

Numéro du service

Le numéro permet d’identifier et de classer vos services. Vous pouvez utiliser une structure adaptée aux catégories ou aux activités de votre entreprise.

Code comptable

Chaque service doit être associé au bon code comptable.

Lorsqu’il est utilisé dans une facture, ce code est repris dans les rapports comptables. Cette configuration permet d’automatiser la ventilation comptable des ventes et de limiter les saisies manuelles.

Statut actif ou inactif

Un service déjà utilisé dans une entrée de temps ou une facture ne peut plus être supprimé. Vous pouvez toutefois le rendre inactif.

Les services désactivés restent disponibles dans l’onglet Inactifs et peuvent être réactivés au besoin.

Catégorie

Les catégories permettent de regrouper plusieurs services similaires, par exemple : Architecture, administration, formation, gestion de projet, soutien technique….

Elles facilitent la sélection de groupe de services dans les projets et réduisent la longueur des listes dans les devis et les factures.

Description

La description du service apparaît par défaut dans la colonne correspondante de vos devis et factures.

Elle peut ensuite être modifiée ou complétée directement dans le document commercial, sans changer la fiche du service.

Service facturable ou non facturable

Vous pouvez indiquer si un service est facturable.

Lors de l’importation du temps dans une facture, Kiwili propose uniquement les entrées de temps liées à des services facturables.

Cette distinction permet également d’analyser séparément le temps facturable et non facturable.

Taux du service

Vous pouvez attribuer un tarif par défaut à chaque service.

Si votre projet utilise une méthode de facturation par service, ce tarif est appliqué lors de l’importation des entrées de temps dans la facture.

Dans une facture traditionnelle, le tarif est également ajouté automatiquement lorsque vous sélectionnez le service. Il reste modifiable au besoin.

Profil de taxe

Chaque service peut être associé à un profil de taxe particulier.

Par exemple, un service non taxable peut être lié à un profil « Sans taxes ». Lorsque le service est ajouté à une facture, le bon profil est appliqué automatiquement.

Nombre d’utilisations

La fiche du service indique le nombre de fois où il a été utilisé dans les entrées de temps et les factures.

Cette information permet d’identifier les services les plus utilisés et ceux qui pourraient être regroupés ou désactivés.

Comment restreindre les services par utilisateur?

Dans chaque fiche utilisateur, l’onglet Services permet de limiter les services accessibles.

Cette configuration est utile lorsque les employés occupent des rôles différents.

Par exemple, dans un cabinet d’architecture :

• les architectes utilisent les services liés à la conception, aux rencontres clients et aux visites de chantier;
• les employés administratifs utilisent les services liés à la comptabilité;
• les gestionnaires utilisent les services de supervision et de gestion de projet.

En affichant uniquement les services pertinents, vous simplifiez la saisie du temps et réduisez les erreurs.

Services et gestion du temps

Lorsqu’un utilisateur ajoute une entrée de temps, il peut notamment sélectionner : la date, le nombre d’heures, le client, le projet, l’étape, le service, la tâche, une description du travail effectué.

Le service précise la nature du travail réalisé pendant les heures saisies.

Pour saisir du temps dans certains projets ou certaines étapes, l’utilisateur doit auparavant y être assigné.

Kiwili utilise les heures décimales. Par exemple, 30 minutes correspondent à 0,50 heure, et non à 0,30 heure.

Services et projets

Un même service peut être utilisé dans plusieurs projets, tandis que les étapes sont généralement propres à la structure d’un projet ou d’un modèle de projet.

Dans un cabinet d’architecture, le service « Visite de chantier » pourrait être associé à différentes étapes :

• Surveillance des travaux;
• administration du contrat;
• livraison;
• correction des déficiences.

Cette combinaison permet d’analyser :

• le temps et les coûts par phase du projet;
• le temps et les revenus par type de service.

Services, devis et factures

Les services peuvent être utilisés comme des lignes standardisées dans les devis et les factures.

Lorsqu’il est ajouté à un document, les informations configurées dans sa fiche sont automatiquement récupérées.

Dans une facture basée sur le temps, Kiwili peut importer les entrées de temps facturables. Le montant est alors calculé selon le nombre d’heures et le tarif applicable (si la méthode de facturation est par service dans le projet).

Rentabilité et rapports

Les services sont utilisés dans plusieurs rapports Kiwili.

La majorité des rapports de temps permettent d’appliquer un filtre par service afin d’analyser :

• les heures consacrées à chaque service;
• les services utilisés par projet ou par utilisateur;
• le temps facturable et non facturable;
• les revenus associés aux services;
• les services les plus fréquemment utilisés.

Deux rapports sont également consacrés aux services dans la catégorie Général :

• le rapport Services;
• le rapport Services par client.

Importation et exportation

Les services peuvent être importés dans Kiwili à partir d’un fichier CSV ou XLSX.

Cette option est particulièrement utile lors de la configuration initiale d’un compte contenant plusieurs dizaines ou centaines de services.

Ils peuvent également être exportés avec d’autres données comme les produits, les projets, les tâches, les entrées de temps, les factures et les dépenses.

Différence entre produit et service

Les produits et les services peuvent tous les deux contenir un prix, une description, un code comptable et un profil de taxe.

Leur utilisation est toutefois différente :

• un produit correspond généralement à un article matériel vendu ou acheté, pouvant être lié aux achats et à l’inventaire;
• un service correspond généralement à du travail, du temps ou une expertise vendue.

Il n’est pas possible de saisir du temps sur un produit, tandis qu’un service ne peut pas être comptabilisé dans l’inventaire.

Comment bien structurer vos services?

Vos services doivent être assez précis pour distinguer vos principales activités, sans rendre la sélection trop complexe.

Évitez de créer un service pour chaque petite action. Les détails précis peuvent plutôt être ajoutés dans les tâches ou dans la description de l’entrée de temps.

Par exemple, plutôt que de créer les services « Appeler le client », « Envoyer un courriel » et « Préparer une réunion », vous pourriez utiliser un service plus général comme « Communication client ».

Une liste bien structurée permet d’obtenir des rapports plus utiles et de réduire les erreurs de sélection.

En résumé

La gestion des services relie plusieurs parties de Kiwili :

Service → Entrée de temps → Projet → Facturation → Comptabilité → Rapports

Un service peut servir :

• de catégorie de travail;
• de tarif de facturation;
• de ligne dans les devis et les factures;
• de critère de suivi du temps;
• de paramètre fiscal et comptable;
• de donnée d’analyse pour les projets et la rentabilité.

Une configuration claire des services permet de gagner du temps, de simplifier la facturation et d’obtenir des rapports plus précis.