Comment créer et gérer un projet multi-clients dans Kiwili

Vous gérez un mandat partagé entre plusieurs entreprises, un projet collectif ou un dossier financé par plusieurs partenaires ? Dans Kiwili, vous n’avez pas besoin de créer un projet distinct pour chaque client. La fonction projet multi-clients vous permet de regrouper plusieurs clients dans un seul et même projet.
Ce guide vous explique, étape par étape, comment créer un projet multi-clients, transformer un projet existant, suivre vos clients associés et éviter les erreurs les plus courantes.

Qu’est-ce qu’un projet multi-clients dans Kiwili ?

Définition et fonctionnement

Un projet multi-clients est un projet qui peut regrouper plusieurs clients à la fois, plutôt qu’un seul. Concrètement, vous pouvez créer des devis et des factures au nom de différents clients à l’intérieur du même projet.

Chaque fois que vous ajoutez une facture ou un devis au nom d’un client, ce client s’ajoute automatiquement à la liste des clients assignés au projet, visible dans l’onglet Général.

Dans quels cas utiliser un projet multi-clients ?

Ce type de projet est utile dès que plusieurs entités participent à un même mandat. Par exemple :

• Un mandat groupé partagé entre plusieurs entreprises ou organismes
• Un projet collaboratif mené avec des partenaires
• Un événement financé par plusieurs commanditaires
• Une situation de co-promoteurs, de copropriété ou de projet collectif

L’idée est simple : si un même projet doit générer de la facturation pour plus d’un client, le mode multi-clients est fait pour vous.

Différence entre un projet classique et un projet multi-clients

La distinction est facile à retenir :

• Projet classique : il est assigné à un seul client. Tous les devis et factures concernent ce client unique.
• Projet multi-clients : il n’est rattaché à aucun client en particulier au départ et peut accueillir des documents au nom de plusieurs clients.

Impacts sur la gestion, le suivi et la facturation :

Choisir le mode multi-clients change quelques éléments dans votre suivi :

• Facturation : vous pouvez émettre des devis et des factures pour différents clients dans le même projet.
• Suivi : tous les clients concernés apparaissent au même endroit, dans l’onglet Général du projet.
• Rapports : le projet n’apparaît pas sous chaque client individuel, mais sous un filtre « multi-clients » dédié (nous y revenons plus bas).

Créer un nouveau projet multi-clients :

Depuis un nouveau projet

Pour démarrer un projet multi-clients à partir de zéro :

• Cliquez sur Ajouter un projet.
• Dans le champ client/fournisseur, sélectionnez « Multi-clients ».
• Enregistrez votre projet.

À partir de là, chaque fois que vous ajoutez une facture ou un devis au nom d’un client, ce client vient s’ajouter dans la section Général → Clients assignés. Votre projet devient ainsi un véritable projet multi-clients, alimenté au fil de vos documents.

Transformer un projet existant en projet multi-clients

Vous avez déjà un projet assigné à un seul client et vous souhaitez y ajouter d’autres clients ? C’est possible en quelques secondes :

• Ouvrez le projet concerné.
• Cliquez sur le bouton « Convertir en multi-clients ».

Le projet n’est alors plus rattaché à un client unique. Vous pouvez désormais y créer des devis ou des factures au nom de plusieurs clients.

Restreindre un projet multi-clients à un seul client

Vous pouvez aussi faire l’inverse : ramener un projet multi-clients à un seul client. Pour cela, une condition doit être respectée :

• Le projet ne doit contenir que des devis ou factures associés à ce même client.

Une fois cette condition remplie, cliquez sur le bouton [Restreindre à ce client] dans la fiche du projet. Le projet devient alors accessible uniquement depuis le client assigné.

Changer le client d’un projet

Il arrive qu’un projet ait été créé pour le mauvais client, ou que vous souhaitiez le réattribuer. La règle à connaître : Aucun devis ni aucune facture ne doit être associé au projet pour pouvoir en changer le client.

Voici la marche à suivre :

• Dans la fiche du projet, cliquez sur [Convertir en multi-clients]. Le projet n’est alors plus assigné à un client en particulier.
• Créez un devis ou une facture au nom du nouveau client souhaité.
• Cliquez ensuite sur [Restreindre à ce client] dans la fiche du projet.

Le projet sera désormais accessible seulement depuis le client assigné.

Gérer le suivi d’un projet avec plusieurs clients

Consulter les clients associés au projet

Pour voir en un coup d’œil tous les clients liés à un projet, ouvrez l’onglet Général du projet, puis consultez la section Clients assignés. Vous y retrouvez la liste complète des clients ajoutés au fil des devis et des factures.

Filtrer ou retrouver les projets par client dans les rapports

Le mode multi-clients influence la façon dont vos projets s’affichent dans les rapports. Deux points importants :

• Dans les rapports : utilisez le filtre client et choisissez « Multi-clients ». Le projet n’apparaîtra pas sous un client individuel, mais uniquement sous ce filtre dédié.

• Dans la fiche d’un client : ouvrez l’onglet Projet. Vous y verrez tous les projets liés à ce client, qu’ils lui soient exclusifs ou qu’ils soient multi-clients.

Comprendre l’affichage dans la liste des projets

Les projets multi-clients apparaissent dans votre liste de projets au même titre que les autres. Dans la colonne client vous allez voir si le projet est lié à un ou plusieurs clients.

Cas d’usage concrets d’un projet multi-clients

Exemple d’un projet multi-client en architecture

Une firme reçoit un mandat partagé entre une ville et un promoteur pour un même bâtiment. Le projet multi-clients permet de regrouper tout le travail au même endroit, tout en facturant séparément la ville et le promoteur.

Pour en savoir plus sur la gestion de projet dédiée aux achitectes, vous pouvez lire notre article.

Exemple d’un projet multi-client en gestion immobilière ou copropriété

Un projet de rénovation concerne plusieurs copropriétaires ou entités d’un même immeuble. Chacun reçoit sa propre facture, mais le suivi reste centralisé dans un seul projet.

Exemple d’un projet multi-client en agence marketing

Une campagne est co-financée par deux entreprises. L’agence gère un seul projet et émet des devis et des factures au nom de chacune des deux entreprises partenaires.

Erreurs fréquentes à éviter dans la gestion des projets multi-clients

• Vouloir changer le client d’un projet qui contient déjà des factures ou des devis. C’est impossible : videz d’abord le projet de ses documents.
• Restreindre un projet à un client alors qu’il contient des documents d’autres clients. Le projet doit n’avoir des documents que pour un seul client.
• Chercher un projet multi-clients sous un client individuel dans les rapports. Il apparaît sous le filtre « multi-clients », pas sous chaque client séparément.
• Confondre les deux boutons : « Convertir en multi-clients » ouvre le projet à plusieurs clients, tandis que [Restreindre à ce client] le ramène à un seul.

Conclusion

Le projet multi-clients de Kiwili simplifie la gestion des mandats partagés entre plusieurs entreprises, partenaires ou copropriétaires. En quelques clics, vous pouvez créer un projet multi-clients, convertir un projet existant, le restreindre à un seul client ou changer son client.
L’essentiel à retenir : un projet classique est lié à un seul client, alors qu’un projet multi-clients en regroupe plusieurs, avec un suivi centralisé et une facturation distincte pour chacun. En gardant en tête les règles sur les devis et factures déjà associés, vous éviterez les principales erreurs et profiterez pleinement de cette fonctionnalité.

FAQ sur les projets multi-clients dans Kiwili

Combien de clients peut-on associer à un projet multi-clients ?

Il n'y a pas de limite. Chaque nouveau client s'ajoute automatiquement dès qu'un devis ou une facture est émis en son nom dans le projet.

La facturation est-elle séparée pour chaque client dans un projet multi-clients ?

Oui. Chaque client reçoit ses propres devis et factures, même si le suivi est centralisé dans un seul projet.

Peut-on ajouter un client après la création du projet multi-clients ?

Oui. Dès que vous créez un devis ou une facture au nom d'un nouveau client, celui-ci s'ajoute automatiquement aux clients assignés du projet.

Peut-on facturer plusieurs clients à partir du même projet ?

Oui, c'est justement l'intérêt du mode multi-clients : vous pouvez émettre des devis et des factures au nom de différents clients dans un seul projet.

Que se passe-t-il si l'on souhaite réduire le projet à un seul client ?

Vous pouvez utiliser le bouton Restreindre à ce client, à condition que le projet ne contienne que des documents liés à ce client. Le projet devient alors accessible uniquement depuis ce client.