Utiliser un logiciel de gestion de projet pour un cabinet d’architecture va vous permettre de piloter vos projets, d’en définir les étapes, de répartir les tâches entre les différents architectes, de suivre l’avancement de vos projets et surtout d’analyser leur rentabilité afin d’optimiser vos coûts.
Comment gérer un projet d’architecture en ligne avec Kiwili ?
Une fois que vous aurez créé votre projet (explication en détail plus bas), vous allez pouvoir suivre son évolution en temps réel. Sur la première page de votre projet vous avez un graphique avec les indicateurs principaux : montant des Devis, Factures, Dépenses, Dépenses prévisionnelles, Bon de commande, Salaire des architectes et la Marge ( Factures – Dépenses – Salaires = Marge).
Kiwili vous propose les rapports principaux d’analyse d’un projet : Diagramme de Gantt, Suivi financier par projet, Postes budgétaires par projet ainsi que l’état de compte du projet. Vous pouvez également retrouver un grand nombre de rapports détaillés dans la section « Rapports » de votre Kiwili.
Vous pouvez visionner en un coup d’œil le temps passé sur votre projet et sur les différentes étapes.
Comment créer un projet d’architecture en ligne avec Kiwili ?
Pour débuter la création de votre projet d’architecture, vous avez deux possibilités: Personnaliser totalement votre projet que vous pourrez ensuite réutiliser comme template ou convertir un devis en projet.
Créer un projet d’architecture avec le logiciel de gestion Kiwili
Lorsque vous allez créer votre projet d’architecture, vous allez choisir plusieurs informations :
- Le nom du projet, Ex : Construction du Musée d’art
- Le code du projet, par exemple pour vos projets d’architecture commerciaux CO+Numéro et pour ceux individuels IN+Numéro.
- Lier le client, Ex : Ville de Montréal
- Le contact client principal du projet d’architecture
- Une brève description de votre projet, Ex : Construction du nouveau musée d’art de Montréal, 5 étages.
- La méthode de facturation (5 différentes disponibles)
- L’administrateur du projet d’architecture (un user de votre Kiwili)
- Sélectionner les services qui seront utilisés dans votre projet, comme par exemple : Étude d’esquisse, Études d’avant-projet, Plans d’exécution, Gestion du chantier…
- Les architectes et collaborateurs qui vont participer au projet
- Un accès à l’espace client pour que ce dernier puisse collaborer avec vous sur ce projet d’architecture (Disponible uniquement sur le forfait Entreprises).
Une fois que vous avez paramétré l’aspect général de votre projet, nous allons passer aux étapes.
Gestion des étapes d’un projet de conception d’un bâtiment avec le logiciel de gestion Kiwili
Vous allez pouvoir organiser votre projet en plusieurs étapes. Dans un premier temps, créez la liste des différentes étapes que nécessite votre projet d’architecture comme par exemple : Faisabilité du projet architectural et autorisation, Planification de la construction, Chantier, Livraison du bâtiment au maître d’ouvrage…
Pour chacune de vos étapes, vous allez pouvoir renseigner des informations.
Informations générales de l’étape d’un projet d’architecture.
- Le nom de l’étape (déjà ajouté précédemment)
- Le client du projet (lien déjà ajouté)
- Associé au devis, vous pouvez sélectionner un devis du projet pour le lier à cette étape-ci, ou à l’inverse lorsque vous allez convertir un devis en projet/étapes, le lien vers le devis sera ajouté automatiquement dans l’étape.
- Service par défaut, c’est le service qui sera proposé en premier lors d’une entrée de temps liée à cette étape, par exemple pour l’étape : Faisabilité du projet architectural et autorisation le service par défaut peut être « Rencontre avec les architectes ».
- Date de début et de fin, si vous ajoutez des dates à vos étapes elles seront ensuite organisées de manière chronologique.
- Heures, le nombre d’heures travaillées pour cette étape va se mettre à jour automatiquement en fonction des entrées de temps des architectes.
- Temps prévu, c’est le temps que vous estimez que les architectes vont mettre pour réaliser cette étape, c’est à vous de l’ajuster manuellement (ce sont des chiffres à titre indicatif, si les architectes passent plus de temps dessus les entrées de temps sont toujours possibles).
- Avancement estimé, c’est le pourcentage d’avancement entre le temps prévu et le nombre d’heures travaillées réellement.
- Avancement réel, c’est à vous de l’ajuster manuellement, car il peut évoluer par rapport au temps prévu de base.
- Description, c’est une description de votre étape
- Administrateur, vous pouvez sélectionner des administrateurs différents du projet, pour chacune de vos étapes.
- Usagers du projet, vous pouvez cocher les architectes et collaborateurs qui sont assignés à cette étape.
- Étape prérequise, vous pouvez cocher si une étape doit être terminée avant de commencer celle-ci. Prenons par exemple, les étapes « Chantier » et « Livraison du bâtiment ». L’étape « Chantier » doit être terminée, pour pouvoir entamer l’étape « Livraison du bâtiment ». Cela permet d’avoir une vision globale de l’évolution du projet d’architecture.
- Terminée, vous pouvez cocher la case pour clôturer l’étape. Une fois l’étape terminée vous ne pouvez plus faire d’ entrées de temps pour cette étape.
Discussion interne dans l’étape d’un projet d’architecture.
La partie « Discussion » des étapes dans le logiciel de gestion de projet Kiwili permet aux différents architectes d’échanger ensemble et de garder une trace des commentaires avec l’heure et la date.
Nous aborderons le thème des tâches un peu plus bas. Vous avez la possibilité d’ajouter des tâches qui font partie spécifiquement d’une étape. Concernant la partie charge de travail, cela permet d’avoir une vision générale de la charge de travail par étape / projet / architectes, et ainsi d’affecter ou non un nouveau projet à tel ou tel architecte.
Optimisation des tâches d’un projet d’architecture avec le logiciel de gestion Kiwili
Vous avez la possibilité d’organiser vos tâches (rendez-vous chez le client, présentation des résultats d’esquisse, rendez-vous sous-traitant pour maîtrise d’œuvre… ) en fonction des différentes étapes ou alors de les ajouter directement au projet d’architecture global. Comme pour l’étape vous retrouvez des informations dédiées à la tâche. Vous pouvez également discuter avec les autres architectes sur cette tâche en particulier, ajouter du temps et des fichiers.
Chaque architecte peut choisir d’assigner des tâches à une autre personne, mais peut rester l’administrateur (pour cela, la personne doit avoir le bon droit d’accès). Vous pouvez avoir une vision par tableau, calendrier ou liste de vos tâches à effectuer.
Gestion du temps de travail des architectes dans un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet « Temps » de votre projet, vous retrouverez toutes les informations concernant les entrées de temps liées à ce projet. En fonction du mode de facturation que vous avez sélectionné pour votre projet, les calculs vont s’adapter.
Ici vous pourrez en savoir plus sur la gestion du temps d’un cabinet d’architecture.
Regroupement des devis, factures, bons de commande et dépenses d’un projet avec le logiciel de gestion Kiwili
Dans l’onglet « Devis » de votre projet d’architecture :
Vous allez retrouver tous les devis qui sont liés à votre projet. Pour lier un devis à un projet, vous avez 3 solutions :
- Convertir directement un devis en projet. Toutes les informations de votre devis seront reprises pour la création de votre projet. Vous avez la possibilité de convertir votre devis en projet/étapes ou projet/tâches. En général c’est la conversion projet/étapes qui est sélectionnée par nos architectes.
- Ajouter le projet dans le champ « projet » de votre devis
- Ajouter les devis qui ont le même client qui sont suggérés dans la partie « devis » de votre projet.
Dans l’onglet « Factures » de votre projet d’architecture :
Vous retrouverez également la liste de vos factures liées à votre projet d’architecture sur le même concept que les devis. C’est ici que vous pouvez utiliser la fonctionnalité de facturation progressive.
Dans l’onglet « Dépenses » de votre projet d’architecture :
Comme pour vos devis et factures, vous retrouverez ici toutes les dépenses liées à votre projet d’architecture. Vous avez également la possibilité d’ajouter des dépenses prévisionnelles. Ce qui vous permet d’avoir une vue sur les dépenses globales du projet et ainsi de la marge que vous allez dégager.
Dans l’onglet « Bon de commande » de votre projet d’architecture :
Comme pour les factures, devis et dépenses, si vous utilisez la fonctionnalité bons de commande. Vous retrouverez ici tous les bons de commande liés à votre projet.
Gestion des avances de votre client pour un projet d’architecture
En fonction de la méthode de facturation que vous utilisez, vous pouvez demander une avance à votre client et l’ajouter dans votre suivi de projet d’architecture ici. L’avance s’ajoute directement dans le « Crédit » de la fiche de votre client. À tout moment, vous pouvez utiliser cette avance pour payer une des factures de votre client liées à ce projet.
Pour des détails sur les avances, les crédits et les avoirs vous pouvez consulter notre article.
Suivi de l’avancement de votre projet avec vos architectes
Sachez que vous pouvez créer votre propre suivi de projet dans les configurations. Ensuite tous les architectes et collaborateurs du projet pourront discuter, interagir, valider, dater ou décrire des actions liées au projet.
La fonctionnalité Gestion de projet est disponible uniquement pour les plans Pro et Entreprise.
Vous avez maintenant toutes les informations pour gérer au mieux votre projet d’architecture. N’hésitez pas à partager cet article avec vos collaborateurs pour les aider. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Architecture : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
- Gérer et facturer les heures de travail en ligne en tant qu’architecte avec Kiwili
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre cabinet d’architecture grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !