De plus en plus d’entreprises souhaitent optimiser et moderniser leurs processus. Cela passe en partie par le choix d’un ERP adapté à ses besoins. Étant donné que de nombreux cabinets d’architecture font confiance à Kiwili. Nous allons prendre un cas concret pour expliquer la manière dont il est possible de gérer le changement pour un cabinet d’architecture.
Contexte de changement de logiciel :
Le cabinet d’architectes XYZ, composé d’environ 20 personnes, a décidé de moderniser ses processus opérationnels en adoptant un nouveau logiciel de gestion d’entreprise. L’objectif principal est d’améliorer l’efficacité, la collaboration et la gestion de projets. Nous devons atteindre cet objectif tout en assurant une transition transparente pour l’ensemble du personnel.
Problématique du cabinet d’architectes :
Le cabinet d’architectes utilise actuellement des méthodes manuelles. Il se sert également de divers outils logiciels disparates pour la gestion des projets, la comptabilité, la facturation, et la communication interne. Cette fragmentation entrave la productivité et la communication.
L’adoption d’un nouvel ERP est perçue comme une opportunité pour résoudre ces problèmes. En contrepartie elle représente un défi en termes de gestion du changement.
En effet, comme pour un changement de domicile pour une maison plus grande et plus fonctionnelle. Il faut bien organiser son déménagement. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans la maison de vos rêves, mais sans savoir où sont vos affaires.
Étapes de la gestion du changement du cabinet d’architectes :
Identification des parties prenantes au changement :
- Dirigeants et partenaires du cabinet
- Architectes et équipes de projet
- Services administratifs et comptabilité
Pour chacune des parties prenantes, le changement va être plus ou moins important. Cela va impacter de différentes manières leur quotidien et leur manière de faire. Il se peut par exemple que pour la productivité globale du cabinet, un des services revoie en grande partie leur manière de travailler.
Communication proactive :
Annonce officielle de l’intention d’adopter un nouveau logiciel :
Afin d’initier le processus de transition vers un nouveau logiciel de gestion d’entreprise, le cabinet d’architectes XYZ va commencer par une annonce officielle, formulant clairement son intention d’adopter une solution plus moderne. Cette déclaration marquante va servir de point de départ. Elle va instaurer une communication transparente et ouverte au sein de l’organisation.
Sessions d’information pour expliquer les avantages et les objectifs du changement
Pour garantir une compréhension approfondie des enjeux et des bénéfices attendus, des sessions d’information vont être minutieusement planifiées. Ces sessions vont offrir aux membres du cabinet d’architecture l’occasion de découvrir les avantages tangibles du changement, ainsi que les objectifs stratégiques sous-jacents à cette initiative.
Mise en place d’un comité de communication :
Parallèlement, conscient du besoin d’interaction et de dialogue continu, un comité de communication peut être mis en place pour répondre aux questions. Il servira à écouter les préoccupations individuelles. Dans un second temps, vous pouvez créer un espace propice à l’expression des points de vue au sein de l’équipe du cabinet d’architecture.
En orchestrant ces actions, le cabinet d’architectes XYZ va s’efforcer de construire une base solide pour une transition réussie, nourrie par une compréhension partagée et un engagement collectif.
Évaluation des besoins et formation :
Évaluation des compétences actuelles des membres du cabinet d’architecture :
Une étape cruciale dans le processus de gestion du changement pour le cabinet d’architectes XYZ va être l’évaluation approfondie des compétences actuelles de son personnel. Celle-ci doit être conjuguée à l’identification minutieuse des besoins en formation. Cette analyse préalable va permettre de cibler les domaines spécifiques nécessitant un renforcement des compétences. Elle sera la garante d’ une adoption fluide du nouveau logiciel de gestion d’entreprise.
Par exemple, la manière que vos architectes vont avoir de gérer leurs projets et d’entrer les informations liées va avoir une incidence sur la manière de facturer. Cela va souvent leur permettre de lier les données plus simplement, mais le mécanisme n’est plus le même.
Mise en place de sessions de formation :
En réponse à ces résultats, des sessions de formation vont être soigneusement élaborées, sur mesure pour répondre aux besoins uniques de chaque département au sein du cabinet. Ces sessions sont conçues avec une approche pédagogique adaptée, visant à fournir un apprentissage efficace et pertinent.
Par exemple, avant les architectes envoyaient leur nombre d’heures par mail à la personne responsable de la facturation. Elle allait ensuite faire sa facture dans un logiciel en recopiant les différentes informations des dizaines de mails qu’elle a reçus. Maintenant on va apprendre aux architectes à ajouter leur temps dans leur projet. On formera également la personne de la facturation à créer une facture grâce aux données qui sont dans le projet.
La facturation sera beaucoup plus fluide et le suivi de projet beaucoup plus complet. Mais pour cela les équipes doivent savoir comment le faire.
Accompagnement individuel pour assurer la maîtrise du nouveau logiciel :
Cependant, conscient que chaque individu a des besoins particuliers, le cabinet peut mettre en place un programme d’accompagnement individuel. Cela garantit non seulement une compréhension approfondie du nouveau logiciel, mais aussi une maîtrise pratique, permettant à chaque membre du personnel de se sentir confiant et compétent dans l’utilisation de cette nouvelle technologie.
En adoptant une approche proactive de développement des compétences, le cabinet d’architectes XYZ s’assure que chaque membre de son équipe est équipé. Cela garantit leur réussite dans cette transition vers une efficacité opérationnelle accrue.
Personnalisation du logiciel aux besoins spécifiques du cabinet :
Afin d’adapter le nouveau logiciel de gestion d’entreprise aux besoins spécifiques du cabinet d’architectes XYZ, une étape déterminante va être la personnalisation méticuleuse de l’ERP. Les équipes vont travailler en étroite collaboration pour identifier les fonctionnalités essentielles et les ajustements nécessaires. Cela va permettre de garantir ainsi que le logiciel réponde de manière optimale aux exigences opérationnelles spécifiques du cabinet.
Implémentation progressive :
Pour minimiser les perturbations opérationnelles potentielles, le cabinet peut opter pour une implémentation progressive. Cette approche réfléchie va permettre aux membres de l’équipe de s’acclimater progressivement aux nouvelles fonctionnalités. En outre, cela va éviter ainsi des interruptions majeures dans les processus quotidiens. Grâce à cette personnalisation judicieuse et à une mise en œuvre graduelle, le cabinet d’architectes XYZ s’efforce d’assurer une transition en douceur vers un environnement logiciel optimisé. Cette transition sera aligné précisément sur les besoins spécifiques de son fonctionnement.
Gestion des résistances au changement :
La reconnaissance préalable des points de résistance potentiels va être une étape fondamentale dans la gestion du changement au sein du cabinet d’architectes XYZ. En anticipant les zones où les employés pourraient exprimer des réticences, le cabinet va pouvoir élaborer un plan d’action stratégique.
Pour faciliter un dialogue ouvert et constructif, il faut établir des canaux de communication, permettant aux employés d’exprimer librement leurs préoccupations et leurs appréhensions. Ce processus de feedback va jouer un rôle crucial dans la mise en œuvre de mesures d’atténuation ciblées.
Afin d’encourager l’engagement actif des membres du personnel dans le processus de changement, le cabinet peut introduire des incitations et des avantages spécifiques. Cette approche proactive vise à reconnaître et à récompenser ceux qui s’investissent pleinement dans l’adoption du nouveau logiciel de gestion d’entreprise.
En établissant un dialogue ouvert, en identifiant les points de résistance et en offrant des incitations, le cabinet d’architectes XYZ cherche à créer un environnement où les employés se sentent entendus, soutenus et motivés à embrasser positivement cette période de transformation.
Pilotes et retours d’expérience :
Lancement de pilotes dans certains départements du cabinet d’architecture :
Pour garantir le succès de la transition vers le nouveau logiciel de gestion d’entreprise, le cabinet d’architectes XYZ va opter pour une approche progressive et itérative. Le processus va débuter par le lancement de pilotes dans certains départements spécifiques, offrant ainsi une opportunité d’évaluer concrètement l’efficacité du logiciel dans des conditions réelles.
Collecte de retours d’expérience du changement de logiciel :
Cette phase pilote sera accompagnée d’une collecte méthodique des retours d’expérience. Cela permettra au cabinet d’identifier les points forts et les domaines d’amélioration potentiels avant le déploiement complet.
Suivi régulier de l’utilisation du logiciel :
L’évaluation continue constitue une composante essentielle de cette démarche. Cella va également avec un suivi régulier de l’utilisation du logiciel et une collecte systématique des retours des utilisateurs.
En adoptant cette approche proactive, le cabinet s’engage à résoudre rapidement les problèmes émergents et à ajuster le logiciel en fonction des besoins évolutifs du cabinet. Ainsi, cette stratégie d’adaptation continue, alimentée par des retours d’expérience concrets, reflète l’engagement du cabinet d’architectes XYZ envers une mise en œuvre réussie et une intégration transparente du nouveau logiciel.
Résultats attendus de la gestion du changement du cabinet d’architecture :
Amélioration de l’efficacité opérationnelle du cabinet d’architectes :
Les résultats escomptés de la transition vers le nouveau logiciel de gestion d’entreprise au sein du cabinet d’architectes XYZ sont ambitieux et orientés vers une amélioration globale. Tout d’abord, le cabinet anticipe une nette amélioration de son efficacité opérationnelle grâce à la rationalisation des processus et à l’utilisation optimisée du nouveau logiciel.
Renforcement de la collaboration entre les équipes :
En parallèle, cette transition est conçue pour renforcer la collaboration entre les équipes au sein du cabinet. Cela favorise un échange d’informations plus fluide et une approche plus intégrée des projets.
Réduction des erreurs et des retards :
On s’attend également à une réduction significative des erreurs et des retards. C’est le résultat de l’automatisation accrue et de la précision facilitées par le nouveau système.
Amélioration de la satisfaction des employés du cabinet d’architecture :
Enfin, le cabinet cherche à accroître la satisfaction des employés en leur offrant un environnement de travail modernisé, simplifié et plus efficace.
Les phases majeures de la gestion du changement:
Pour résumer, voici les différentes phases par lesquelles vous devez passer pour avoir une bonne gestion du changement :
1- Choisir un nouveau logiciel
2- Identifiez les différents groupes de parties prenantes qui seront impactés par le changement
3- Communiquer avec les équipes, recueillir leurs questions
4- Évaluer le besoin en formation de chacun
5- Intégration et formation
6- Implémentation par phases
7- Retour d’expérience
8- Implémentation complète
9- Suivi des avantages et progressions de l’entreprise
En adoptant une approche méthodique et en plaçant les employés au centre du processus de changement, le cabinet d’architectes XYZ aspire à maximiser les avantages du nouveau logiciel. Il va également, atténuer les perturbations potentielles liées à cette transition significative.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !