Un logiciel de gestion du temps pour un cabinet d’architecture va vous permettre d’optimiser le suivi des heures passées sur vos projets et les tâches qui peuvent y être associées, de pouvoir facturer facilement à différents taux horaires, mais également d’utiliser le système de banque d’heures pour certains projets, sans oublier que chaque architecte pourra remplir très simplement ses feuilles de temps.
Architectes : Facturez en fonction de différents taux horaires
Dans votre cabinet d’architectes, vous travaillez avec des architectes juniors et d’autres seniors. Chacun d’eux peut avoir un taux de facturation et un salaire horaire différent. Avec Kiwili, il vous suffit de renseigner ces informations dans la section « Configuration/ Utilisateurs/ Taux et salaire ».
Ensuite, dès que vous facturez du temps à vos clients, le prix va s’adapter (« le taux horaire par personnel » doit être sélectionné comme méthode de facturation de votre projet). Si vous êtes amenés à constater des dépassements d’honoraires, vous pouvez également renseigner un taux de facturation en heures supplémentaires et un taux de salaire payé en heures supplémentaires.
Ainsi, tout se fait automatiquement, si un Architecte junior (Facturé 100$/H, payé 60$/H), à passé 5h de travail pour la réalisation de maquettes, qu’un autre architecte senior (Facturé 150$/H, payé 100$/h) à travaillé lui 3h sur cette réalisation de maquette. Une fois le temps importé dans votre facture. Le client devrait payer 950$. De votre côté vous aurez tous les détails pour faire les paies, mais également pour surveiller la rentabilité de votre projet.
Architectes : Créer et gérer vos feuilles de temps rapidement en ligne
Renseigner son temps via la gestion des tâches
Pour remplir votre feuille de temps, en un clic, entrez votre temps directement depuis votre tâche. Prenons un exemple concret d’un cabinet d’architecture. Vous allez sur votre tâche « Réalisation de maquette » et lorsque vous ajoutez votre temps de travail, 6h par exemple, toutes les informations seront déjà renseignées : nom du client, projet, étape, service et dans les notes les informations de votre tâche. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez avant de valider votre entrée de temps.
Renseigner son temps manuellement via la gestion du temps
La seconde manière est d’entrer votre temps directement dans l’onglet « Temps », ce sera à vous de renseigner toutes vos informations.
Renseigner son temps avec l’aide d’un chronomètre
Cette option est peu utilisée par les cabinets d’architecture, mais elle peut-être utile pour certaines tâches bien spécifiques. Vous avez accès à des chronomètres que vous pouvez lancer simultanément et mettre en pause quand vous le souhaitez. Ensuite, il suffit de valider son temps.
Avez-vous remarqué la barre d’avancement ? Elle vous permet de savoir où vous en êtes sur votre projet de rénovation (heures effectuées /heures estimées).
- Blanc, pas encore commencé
- Vert, avancement de 0 à 90%
- Orange, il reste moins de 10%
- Rouge, le temps estimé est dépassé
Architectes, gérez les banques de temps de vos clients
Lorsque vous vendez une banque d’heure à vos clients pour un projet d’architecture, vous allez pouvoir les créer et les gérer dans Kiwili.
L’architecte gestionnaire va créer son projet avec des étapes (plans préliminaires) et des tâches (réalisation des plans, documentation…) différentes (chacune aura un nombre d’heures estimées). Tous les architectes du projet pourront entrer leur temps de travail sur les différentes tâches de ce projet d’architecture (construction d’un bâtiment commercial).
À chaque fois que l’architecte à qui est assignée la tâche travaille, il va entrer son temps. La banque va se mettre à jour sur le temps qu’il reste alloué pour cette tâche en particulier. Cette méthode est pratique et rapide.
Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir gérer le temps de travail et les banques d’heures pour votre cabinet d’architecture facilement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Architecture : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
- Créer et gérer un projet d’architecture en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Réaliser et gérer la comptabilité de votre cabinet d’architecture grâce à l’option COMPTABILITÉ+ en ligne de Kiwili.
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !