Un logiciel de gestion du temps pour un cabinet d’architecture va vous permettre d’optimiser le suivi des heures passées sur vos projets, de pouvoir facturer facilement à différents taux horaires, mais également d’utiliser la gestion de la charge de travail, sans oublier que chaque architecte pourra remplir très simplement ses feuilles de temps.
Feuille de temps et suivi d’avancement
Facturation du temps de travail à taux horaire
Optimisation de la charge de travail des architectes
Feuilles de temps et suivi du temps de travail des architectes :
Création des feuilles de temps par les architectes :
Pour ajouter votre temps vous avez différentes manières de faire. Nous vous conseillons cependant de passer par le projet et l’étape ou d’entrer directement le temps depuis la tâche. De cette manière tous les champs seront automatiquement remplis. Cela vous fait gagner du temps et évite les erreurs.
Prenons un exemple concret d’un cabinet d’architecture. Vous allez sur votre tâche « Réalisation de maquette » et lorsque vous ajoutez votre temps de travail, 6h par exemple, toutes les informations seront déjà renseignées : nom du client, projet, étape, service et dans les notes les informations de votre tâche. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez avant de valider votre entrée de temps.
Suivi de l’avancement du temps de travail sur les projets d’architecture :
Avez-vous remarqué les barres d’avancement ? Elles vous permettent de savoir où vous en êtes sur votre projet d’architecture (heures effectuées /heures estimées).
- Blanc, pas encore commencé
- Vert, avancement de 0 à 80%
- Orange, il reste moins de 20%
- Rouge, le temps estimé est dépassé (les entrées de temps sont toujours possible)
Vous allez également retrouver ces barres d’avancement dans la partie de suivi de vos projets.
Toutes les entrées de temps des différents architectes vont être centralisées dans vos projets. Vous pourrez donc avoir uns suivi en temps réel de l’avancement en temps de vos projets. Les feuilles de temps créées vont également vous permettre de faire le suivi de ressources humaines de votre cabinet d’architecture.
Rapports d’analyse du temps de travail :
Vous allez avoir une dizaine de rapports qui vont vous permettre d’analyser le temps de travail des architectes. Par exemple le temps pourcentage de temps facturable et non facturable, le temps par semaine, par projet, par client, le type de service, l’avancement de la facturation du temps et bien d’autres.
Architectes : Facturez votre temps à différents taux horaires
Lorsque vous allez réaliser vos projets, vous souhaitez pouvoir facturer de différentes manières. Ça tombe bien dans l’ERP Kiwili, vous allez pouvoir facturer vos projets en forfaitaire à l’avancement pour vos mandats de base, mais également à taux horaire (avec importation des heures dans la facture) pour les mandats additionnels. Il existe en tout 6 méthodes de facturation (par personnel, personnel et projet, services, projet, forfaitaire, forfaitaire à l’avancement).
Facturation à taux horaire par personne :
Dans votre cabinet d’architectes, vous travaillez avec des architectes juniors et d’autres seniors. Chacun d’eux peut avoir un taux de facturation et un salaire horaire différent. Avec le logiciel Kiwili, il vous suffit de renseigner ces informations dans la section « Configuration/ Utilisateurs/ Taux et salaire ».
Ensuite, dès que vous facturez du temps à vos clients, le prix va s’adapter (« le taux horaire par personnel » doit être sélectionné comme méthode de facturation de votre projet). Si vous êtes amenés à constater des dépassements d’honoraires, vous pouvez également renseigner un taux de facturation en heures supplémentaires et un taux de salaire payé en heures supplémentaires.
Ainsi, tout se fait automatiquement, si un Architecte junior (Facturé 100$/H, payé 60$/H), à passé 5h de travail pour la réalisation de maquettes, qu’un autre architecte senior (Facturé 150$/H, payé 100$/h) à travaillé lui 3h sur cette réalisation de maquette. Une fois le temps importé dans votre facture. Le client devrait payer 950$. De votre côté vous aurez tous les détails pour faire les paies, mais également pour surveiller la rentabilité de votre projet.
Facturation à taux horaire par service :
De la même manière que la méthode précédente, vous pouvez facturer en fonction du service effectué. Par exemple, vous allez facturer un taux différent en fonction si vos architectes font de la consultation, de la supervision… Dans ce cas, vous allez sélectionner le taux horaire par service. Lorsque vous allez importer le temps dans votre facture, le logiciel va aller multiplier le nombre d’heures par le taux du service.
Vous pouvez également utiliser cette méthode si vous avez plusieurs taux horaires par architectes. Vous allez dans ce cas créer des services comme par exemple : «Architecte A taux 1», «Architecte A taux 2″…. Puis dans les entrées de temps vous allez pouvoir sélectionner le bon taux.
Répartition de la charge de travail de vos architectes sur les projets:
La fonctionnalité de charge de travail va vous permettre plusieurs choses. Dans un premier temps, vous allez pouvoir avoir une estimation des coûts salariaux et des honoraires en fonction du temps que vous allez allouer pour chacun des architectes et des étapes de vos projets. Dans un second temps, cette répartition va vous donner une vision globale de la charge de travail pour chacun des architectes sur l’ensemble des projets du cabinet.
Allocation des ressources d’un cabinet d’architecture :
Pour chacun de vos projets, dans la partie «Charge de travail» des étapes vous allez pouvoir allouer un nombre d’heures par architectes. Chaque architecte à un salaire différent, cela va vous donner une idée du coût salarial de votre étape (puis de votre projet une fois que toutes les étapes seront complétées).
Concernant les honoraires alloués (qui vont vous aider à budgéter une offre commerciale), elles vont dépendre du nombre d’heures allouées, mais également de votre méthode de facturation. En effet, si vous avez sélectionné la méthode par personnel, cela va multiplier par le taux de facturation de chaque architecte, si vous avez la méthode de facturation par service cela va prendre le nombre d’heures multiplié par le taux du service de l’étape (ou de la tâche).
Optimisation de la charge de travail sur l’ensemble du cabinet d’architecture :
Une fois que vous avez réparti l’ensemble des heures sur les architectes et les étapes des projets, vous allez avoir une vision globale. En cliquant sur le bouton «Charge de travail» dans la fonctionnalité «Projet». Vous allez avoir une vision globale, au niveau mensuel, hebdomadaire et quotidienne, sur la charge de travail de vos architectes.
En dessous, vous allez pour optimiser de différentes manières la répartition si jamais des architectes sont surchargés alors que d’autres ont du temps de disponible. Ces graphiques vous permettent également d’avoir une vision sur l’acceptation de nouveaux projets ou le recrutement d’un nouvel architecte.
Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir gérer le temps de travail pour votre cabinet d’architecture facilement. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :
- Architecture : Comment créer vos devis, factures et dépenses en ligne ?
- Créer et gérer un projet d’architecture en ligne grâce au logiciel Kiwili
- Gestion du changement de logiciel dans un cabinet d’architecture
- Devis et budgétisation de projet pour les cabinets d’architecture
Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !