Nous allons vous expliquer pas à pas, comment utiliser les fonctionnalités devis, factures et dépenses adaptées aux besoins d’un cabinet d’architecture.

 

Débuter la configuration des modèles de vos documents d’architectes

Dans le menu de « Configuration », vous pouvez personnaliser la présentation de vos devis, factures et dépenses aussi bien en anglais qu’en français. Choisissez la disposition, les couleurs ainsi que les informations que vous souhaitez faire apparaître ou non, sans oublier d’ajouter le logo de votre cabinet d’architecture. Ceci est la première étape, avant de commencer à créer vos documents.

 

Créer en ligne un devis pour un projet d’architecture

Lors de la création de la première soumission de votre cabinet d’architecture, vous allez ajouter des « services » par exemple la supervision de chantier, la conception de plans ou la coordination… mais vous pouvez également compléter avec des « produits » comme les frais de dossier d’un permis de construire ou de l’ameublement.

Une fois que vous aurez sélectionné le client de votre projet d’architecture, ses informations vont se renseigner automatiquement dans votre offre commerciale (Nom de l’entreprise et taxes du client). La date et le numéro de devis s’ajoutent également automatiquement (mais peuvent toujours être modifiés manuellement, ce numéro s’incrémentera alors de +1 à chaque nouveau document).

Lorsque vous ou un autre architecte avez terminé votre devis, vous pouvez l’envoyer à vos clients. Ils auront alors le choix de demander des modifications ou de l’accepter directement avec leur signature en ligne. Puis, en un clic, convertissez votre offre de service en un projet d’architecture.

 

Voici un devis d’architecte que vous pouvez réaliser grâce au logiciel en ligne Kiwili :

Devis Architectes logiciel en ligne

 

Créer une facture en ligne pour un cabinet d’architecture

Grâce à notre logiciel, vous pouvez créer une facture de différentes manières.

  • La première est de convertir votre devis en facture. Elle reprendra donc exactement les informations de ce dernier, que vous pourrez ensuite modifier comme vous le souhaitez.
  • La seconde est d’importer du temps (ce sont vos heures réellement travaillées) ou une dépense dans une facture vierge.
    • Vous allez donc facturer à l’avancement vos honoraires d’architectes. Si vous le souhaitez, vous pouvez paramétrer pour chacun des utilisateurs Kiwili le taux de facturation qui lui correspond. Par exemple, le montant va s’adapter si la tâche ou l’entrée de temps a été réalisée par un architecte junior ou sénior.

Logiciel en ligne Taux horaire - Facturation Architectes

    • Vous pouvez créer une dépense pour de la sous-traitance de main-d’œuvre, des frais professionnels de déplacement ou l’impression de plans. Ensuite, vous pouvez importer ces dépenses dans votre facture. Toutes les informations de la dépense seront reprises, mais elles restent modifiables si jamais vous souhaitez ajouter une marge dessus.
  • La troisième est d’émettre une facture progressive. Vous allez pouvoir facturer vos services (Plans, conceptions, réalisations de maquettes…) ou vos produits (Achat d’un permis de construire…) en fonction de l’avancement de votre projet. Pour cela, vous devez toujours partir de votre devis, car ce sont ces informations que vous pourrez ensuite facturer de manière progressive. Par exemple, si vous avez travaillé pendant 5 h sur la réalisation des plans et que vous avez estimé que cette étape requiert 30h, vous allez pouvoir facturer 17 % à votre client.

Grâce à Kiwili, vous pouvez utiliser l’une des trois méthodes principales de facturation d’un projet d’architecture : au budget, à l’avancement ou au taux horaire du personnel (5 méthodes différentes sont disponibles).

La majorité des données de votre facture sont modifiables avant que votre client paie. Avec notre logiciel, vous avez 3 statuts différents de votre facture : Brouillon/Émise/Payée- partiellement payée.

Lorsque vous envoyez votre facture, vous pouvez joindre votre dossier commercial complet, vos contrats ou même vos maquettes et plans de construction. Vous avez ensuite le choix de les sécuriser ou non avec un mot de passe pour votre client.

Pour les cabinets d’architecture internationaux, il est possible de changer la devise (quasiment toutes les devises du monde sont disponibles) de facturation en un clic. Votre client a accès en ligne via le lien à sa facture, il peut la payer directement si vous avez ajouté un compte PayPal ou Stripe. Sinon, vous entrez les paiements manuellement sur votre facture.

 

Voici un modèle de facture d’architecture que vous pouvez créer avec Kiwili :

Logiciel en ligne Facture Architectes

 

Créer une dépense en ligne pour un cabinet d’architecture

Avant toute chose, sachez que chez Kiwili, nous désignons « Fournisseur » toute personne ou entité chez qui va se faire une sortie d’argent. Cela peut être aussi bien un sous-traitant de main-d’œuvre qu’un restaurant dans lequel vous invitez vos clients pour un rendez-vous, la station-service dans laquelle vous ou vos architectes allez faire le plein d’essence pour un déplacement professionnel ou l’imprimerie dans laquelle vous tirez vos plans. Commencez donc par renseigner les informations dans l’onglet « Fournisseurs » avant de commencer à créer votre dépense.

Pour créer une dépense, vous devez renseigner le nom du fournisseur, les taxes que vous souhaitez appliquer ou non, le projet auquel la dépense est rattachée, le poste de dépense, le numéro de facture, une description, le prix et les quantités. Vous pouvez également joindre des fichiers, par exemple la photo du ticket de restaurant, la facture du fournisseur, les conditions d’impression des maquettes ou tout autre document que vous jugez pertinent.

Vous pouvez ensuite entrer le nombre de paiements que vous souhaitez et ajouter différents modes de paiement pour chacun d’eux. Si cette dépense doit être refacturer à un de vos clients, comme pour de l’impression de plans par exemple, il vous suffit de la convertir en facture (comme vu précédemment).

 

Voici un exemple de dépense pour un cabinet d’architecture créé avec Kiwili :

Logiciel en ligne gestion des Depenses Architectes

 

Grâce à cet article et notre logiciel en ligne, vous allez pouvoir réaliser des devis, factures et dépenses pour votre cabinet d’architecture en toute simplicité. Pour continuer d’utiliser Kiwili adapté aux architectes, voici nos prochains articles (à venir prochainement) :

Logo Kiwili

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !